Do diễn biến phức tạp của dịch Covid-19, nhiều công ty đã khuyến khích nhân viên làm việc tại nhà. Đối với một số người, làm việc từ xa là một khái niệm mới và cần phải làm quen với nó. Hãy cùng tham khảo một số mẹo để làm việc từ xa hiệu quả nhé!
Xu hướng họp và làm việc trực tuyến trong mùa dịch:
– Việc chuyển từ họp offline (họp mặt trực tiếp) sang họp trực tuyến (họp trực tuyến) phù hợp với tình hình dịch bệnh căng thẳng hiện nay vì điều này sẽ giúp giảm tiếp xúc, hạn chế dịch bệnh. lây lan.
– Họp trực tuyến qua Internet có nhiều ưu điểm như hiển thị hình ảnh trực quan, sinh động, kết nối tới nhiều nơi, chia sẻ thông tin giữa những người làm việc ở xa nhau, truyền âm thanh, dữ liệu như máy tính. đang ở công ty,… Vì vậy, việc này có thể thay thế phần nào việc gặp mặt trực tiếp, trở thành xu hướng trong thời đại mới.
1 Chuẩn bị kế hoạch và lịch họp
Việc lập kế hoạch và lịch họp cụ thể sẽ giúp người tham dự biết được những gì sẽ diễn ra trong cuộc họp, từ đó sẽ chuẩn bị kỹ hơn về nội dung. trình bày ý tưởng với lãnh đạo.
Nếu bạn là người chủ trì, hãy đảm bảo an toàn cho cuộc họp, hãy tìm hiểu các nền tảng họp trực tuyến để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho cuộc họp của công ty bạn. Đây cũng là cơ hội để các nhà lãnh đạo thể hiện kỹ năng quản lý, khả năng lắng nghe và giao tiếp với nhân viên trong các cuộc họp hiệu quả hơn.
2 Kiểm tra thiết bị, kết nối mạng trước cuộc họp
Đừng đợi đến vài phút trước cuộc họp mới đăng nhập mà nên kiểm tra thiết bị của mình trước đó khoảng 10 – 15 phút . Chẳng hạn như:
Trên điện thoại:
- Kết nối Internet đủ mạnh.
- Không có sự can thiệp từ các ứng dụng khác khi đang họp.
- Không nên bật quá nhiều ứng dụng vì dễ khiến máy bị quá tải và tự động thoát ứng dụng họp trực tuyến.
- Chuẩn bị thêm các thiết bị như tai nghe đề phòng trường hợp âm thanh trên điện thoại quá nhỏ.
Trên máy tính xách tay:
- Kết nối Internet đủ mạnh.
- Đảm bảo máy ảnh đang hoạt động (hoặc không che chắn) nếu cuộc họp yêu cầu chụp ảnh.
- Đảm bảo loa/tai nghe hoạt động.
- Đảm bảo micrô đang hoạt động.
3 Chọn địa điểm yên tĩnh, thích hợp cho cuộc họp, làm việc
Bạn nên chọn một nơi yên tĩnh để tham gia họp và làm việc, vì ở một nơi yên tĩnh giúp bạn dễ tập trung và theo dõi cuộc họp hơn, đồng thời có thể thoải mái trình bày ý kiến, quan điểm của mình. Tôi.
Nếu bạn đang ở một nơi quá ồn ào, tiếng ồn sẽ khiến bạn không thể tập trung vào cuộc họp. Không những vậy, nó còn sẽ ảnh hưởng đến những người tham gia cuộc họp vì các âm thanh xung quanh sẽ bị hấp thụ và gây nhiễu.
4 Đảm bảo đến đúng giờ
Vì chúng ta ở xa nhau nên việc có mặt tại cuộc họp trực tuyến đúng giờ là rất quan trọng , vì nếu tham gia cuộc họp muộn sẽ bỏ lỡ một số thông tin quan trọng cần theo dõi, cũng như gây ra những hậu quả không tốt. ảnh hưởng đến thời gian họp của mọi người.
Có mặt đúng giờ không chỉ giúp cuộc họp diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ mà còn giúp bạn tạo ấn tượng tốt với cấp trên và đồng nghiệp, thể hiện bạn là người có nguyên tắc.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên tuân thủ giờ làm việc, thường xuyên kiểm tra tin nhắn để phản hồi kịp thời, tránh ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của nhóm nhé!
5 Kiểm soát thời gian phát biểu, ưu tiên nội dung quan trọng trong cuộc họp
Bạn nên kiểm soát thời gian phát biểu hợp lý và ưu tiên những nội dung quan trọng , tránh lan man dài dòng khiến mọi người tham gia cuộc họp nhàm chán. Vì vậy, mỗi người chỉ nên nói những gì liên quan đến cuộc họp và đảm bảo vẫn truyền tải đủ nội dung sau mỗi cuộc họp.
Điều này giúp bạn trở nên chuyên nghiệp trong công việc, rèn luyện khả năng trình bày ngắn gọn, súc tích và hấp dẫn hơn.
6 Không được rời/vào cuộc họp khi chưa được phép
Hãy nhớ luôn theo dõi nội dung cuộc họp và luôn tham gia trực tiếp vào cuộc họp, tránh tự ý rời khỏi cuộc họp vì điều này sẽ khiến bạn không theo dõi đủ thông tin cuộc họp, làm phiền nhiều người khác.
Ví dụ, khi bạn thấy hình ảnh video của mình bị mất hoặc bị gián đoạn nhiều lần trên màn hình, mọi người sẽ có cảm giác không được tôn trọng trong cuộc họp và sẽ có ấn tượng xấu về tính chuyên nghiệp của bạn.
Mẹo dành cho bạn khi họp trực tuyến là không nên bật quá nhiều tác vụ cho thiết bị, tránh tình trạng máy quá tải, treo máy và tự động thoát ứng dụng họp của bạn!
7 Không làm việc cá nhân trong cuộc họp
Để đảm bảo thông tin chính xác và thông suốt nhất về xử lý hợp đồng, dịch vụ với khách hàng theo đúng kế hoạch, trong quá trình họp bạn không nên làm việc một mình mà phải Ưu tiên các cuộc họp đang diễn ra.
Việc dành toàn bộ sự chú ý cho cuộc họp không chỉ giúp bạn hiểu rõ nội dung cuộc họp mà còn thể hiện sự nhiệt tình, tâm huyết với công việc của bạn.
8 Nói tên của bạn trước khi nói
Để có thể quản lý thông tin nội bộ, trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng, tăng cường sự tương tác giữa các cá nhân, phòng ban trong công ty, khi bày tỏ quan điểm bạn nên nêu rõ tên của mình trước tiên. bảo mọi người chú ý và ghi nhớ rõ ràng hơn.
Ngoài ra, việc nói tên trước khi phát biểu còn là hành động thể hiện sự chuyên nghiệp và khả năng thích ứng của bạn khi làm việc trực tuyến. Một lưu ý nhỏ dành cho bạn là chú ý bật micro trước khi phát biểu nhé!
9 Tắt micro khi không cần nói chuyện
Họp trực tuyến dễ triển khai trên quy mô lớn, hỗ trợ chia sẻ nội dung và có thể được mọi người sử dụng mọi lúc, mọi nơi nên bạn nên tắt micro khi không cần nói chuyện và theo dõi cuộc họp xuyên suốt để tránh ảnh hưởng đến mọi người trong cuộc họp .
Nếu bạn để micro hoạt động khi không cần thiết, tiếng ồn xung quanh bạn sẽ gây khó chịu cho những người tham gia cuộc họp.
10 Sử dụng chức năng trò chuyện một cách hợp lý
Sử dụng đúng chức năng chat là một trong những điều bạn nên chú ý khi tham gia họp trực tuyến. Bạn và đồng nghiệp nên đặt ra những quy định sử dụng chức năng chat phù hợp với tính chất cuộc họp và hoàn cảnh của mỗi người.
Nếu không có sự thống nhất trong việc sử dụng chức năng trò chuyện hay sử dụng micro, mọi người sẽ khó nắm bắt được thông tin trong cuộc họp.
11 Thúc đẩy sự tương tác
Nếu là người lãnh đạo, bạn nên tạo nhiều cơ hội để nhân viên của mình tương tác, đưa ra ý kiến, phê bình để cuộc họp trở nên sôi nổi và hiệu quả hơn. Đồng thời, nhân viên cũng phải biết chủ động trong công việc, không né tránh và đảm bảo mọi người đều tham gia phát triển nội dung cuộc họp.
12 Ghi lại nội dung cuộc họp nếu cần thiết
Một trong những ưu điểm của cuộc họp trực tuyến là bạn có thể ghi lại nội dung cuộc họp nếu cần bằng các chức năng có sẵn trên máy tính hoặc điện thoại. Kho lưu trữ này có thể giúp bạn xem lại thông tin để nghiên cứu hiệu quả hơn trong công việc.
Đồng thời, việc ghi lại nội dung cuộc họp giúp bạn chủ động trong công việc, đồng thời bạn cũng có thể chia sẻ những thông tin quan trọng với những đồng nghiệp đã bỏ lỡ cuộc họp.
Nếu bạn ngại ghi âm cuộc họp vì bộ nhớ máy không đủ thì có thể ghi nội dung bằng phần mềm soạn thảo văn bản hoặc ứng dụng ghi chú trên các thiết bị điện tử như laptop, máy tính bảng, điện thoại,… Ngoài ra, bạn cũng có thể viết nội dung vào sổ, tập giấy,… theo cách truyền thống.
Hy vọng những thủ thuật trên sẽ giúp bạn chuẩn bị cho cuộc họp trực tuyến tại nhà một cách dễ dàng và an toàn nhất!
