Timeline là gì? Cách xây dựng timeline công việc hiệu quả

Timeline là thuật ngữ mà ngành nghề nào cũng cần đến. Vậy bạn đã biết timeline là gì, có những loại nào phổ biến và tầm quan trọng của nó hay chưa. Bài viết dưới đây không chỉ đem đến cho bạn câu trả lời mà còn giới thiệu các bước xây dựng timeline hiệu quả. Cùng theo dõi đến cuối nhé!

I. Timeline là gì? Mục đích sử dụng

Trong tiếng Anh, timeline là đường thời gian. Nó được hiểu là sự trình bày một chuỗi các sự kiện theo dòng thời gian. Thông qua timeline người xem sẽ biết được diễn biến của một sự kiện, một hoạt động. Một số tên gọi khác của timeline như bảng niên hiểu, cột thời gian, biểu đồ thời gian, mốc thời gian.

Trong việc quản lý dự án, timeline chịu trách nhiệm minh họa các mốc sự kiện quan trọng, thời hạn bắt đầu và kết thúc, mục tiêu của từng mốc thời gian. Qua đó, bạn biết cách sử dụng thời gian cho hợp lý để sắp xếp công việc khoa học, giảm áp lực cho công việc. 

Tin tuyển dụng có thể bạn quan tâm – việc làm kho vận:

– Cộng Tác Viên Ca Đêm – Kho Sơ Chế Bách Hóa Xanh

– Nhân viên Giám sát Camera tại Kho trung tâm BHX

– Tuyển dụng nhân viên kho dược

II. Các loại timeline phổ biến

1. Timeline công việc là gì?

Timeline công việc là bảng tiến độ thực hiện công việc nói chung. Đây là nơi ghi chú lại các hoạt động cần phải làm trong một dự án. Thông qua timeline này, người thực hiện sẽ biết nên ưu tiên tiến hành việc gì trước việc gì sau, thời gian cho mỗi công việc là bao nhiêu để đem lại hiệu quả cao nhất. 

Timeline công việc giúp người lập và người theo dõi có cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết các hoạt động được chính xác. Hỗ trợ rất nhiều trong việc quản lý thời gian, từ đó nâng cao hiệu suất công việc, hạn chế được việc mất phương hướng trong công việc.

2. Timeline truyền thông là gì?

Timeline truyền thông là bảng tiến độ thực hiện trong lĩnh vực truyền thông. Giống như những bảng timeline khác, timeline truyền thông giúp người theo dõi biết được thời gian triển khai và kết thúc, cách thức thực hiện, mục đích của một hoạt động truyền thông nào đó.

Truyền thông ảnh hưởng đến hình ảnh của sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu trên quy mô lớn, do đó, timeline truyền thông yêu cầu tính logic và khoa học cao. Trong timeline có một hành động không phù hợp thì dù quy trình có được tiến hành tốt như thế nào cũng không thể đem đến kết quả tốt nhất. Do đó, timeline truyền thông cần sự chi tiết, chính xác như vậy quy trình truyền thông mới được suôn sẻ, đem đến kết quả cao.

III. Tầm quan trọng của timeline công việc

1. Có được thời gian biểu rõ ràng và khoa học

Nhờ có timeline mà các hoạt động được diễn ra rõ ràng, khoa học, công việc được tính toán cẩn thận và sắp xếp hợp lý. Nhờ có thời gian bắt đầu và kết thúc dự án mà nó đảm bảo thời gian được sử dụng có hiệu quả.

Với một timeline chi tiết giúp bạn có được một thời gian biểu rõ ràng và khoa học. Khi nhìn vào timeline bạn sẽ biết mình nên làm gì, thực hiện trong khoản thời gian là bao lâu. Với thời gian biểu khoa học thì việc bị “deadline dí” sẽ được hạn chế ở mức tối đa và cũng tránh được việc dư ra những ngày rảnh rỗi.

2. Biết được năng lực, kỹ năng và trình độ

Nhờ timeline mà bạn có thể biết được năng lực, kỹ năng và trình độ của chính mình. Với những công việc có từng giai đoạn, bạn sẽ phải dự trù thời gian để kịp tiến độ. Nhờ đó bạn áng chừng được năng lực của bản thân, nếu giai đoạn nào đó bạn hoàn thành sớm chứng tỏ năng lực bạn tốt hơn những gì bạn nghĩ. Ngược lại thì bạn sẽ phải xem xét lại công việc mà mình thực hiện chưa tốt.

Timeline giúp bạn biết năng lực của mình đang ở mức nào, từ đó chỉnh sửa hoặc thiết lập một timeline mới cho phù hợp. Nhận thức được năng lực, trình độ và có kỹ năng lập timeline sẽ khiến CV của bạn trở nên nổi bật hơn.

3. Không lạc lối, luôn biết mình phải làm gì tiếp theo

Timeline giúp bạn định hướng được các bước cần phải làm để đi đến mục tiêu cuối cùng. Khi nhìn vào một timeline chi tiết, công việc rõ ràng từ đó bạn chỉ cần thực hiện mà không lo lạc lối. Thậm chí, ngay cả khi bạn có rất nhiều việc phải làm, thì khi nhìn vào timeline bạn vẫn sẽ biết mình nên làm gì đầu tiên.

Thời gian trong timeline đã được tính toán cho phù hợp để hoàn thành mục tiêu đúng tiến độ. Công việc nhờ vậy mà được tiến hành theo đúng quy trình, không gây hoang mang cho người thực hiện, không khiến cho người thực hiện bị stress do bị dồn việc.

4. Đảm bảo tính hiệu quả của một dự án

Khi thực hiện dự án sẽ là sự phối hợp giữa nhiều bộ phận, nhiều người với nhau, timeline sẽ góp phần đảm bảo tính hiệu quả. Mỗi người với chuyên môn khác nhau, công việc khác nhau, nhưng chung một mục tiêu, một dự án, timeline sẽ là thứ gắn kết họ lại với nhau.

Nhờ có timeline là từng bộ phận nhìn vào sẽ biết hôm nay mình làm gì, làm việc với ai. Có những công việc cần phải hoàn thành xong trước rồi mới chuyển bộ phận để tiếp tục triển khai. Timeline sẽ giúp quản lý dự án biết được bộ phận nào có vấn đề, giải quyết kịp thời để đảm bảo dự án thực hiện đúng tiến độ và đạt được hiệu quả cao.

IV. Các loại biểu đồ sử dụng trong timeline

1. Mốc thời gian

Mốc thời gian là loại biểu đồ cơ bản được sử dụng trong timeline. Nó thể hiện rõ các mốc thời gian, các giai đoạn của một tiến trình, từ đó người theo dõi và thực hiện có cái nhìn rõ ràng về từng mốc thời gian.

Với mỗi mốc thời gian trong biểu đồ, bạn có được cái nhìn tổng thể về một chuỗi sự việc trong quá khứ và tương lai. Nó cũng góp phần giúp thông tin được trực quan hơn, đáng tin hơn.

2. Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là loại biểu đồ phổ biến thường dùng trong việc quản lý dự án. Với những thanh ngang có độ dài khác nhau tương ứng thời gian bắt đầu và kết thúc một dự án, được trải dài trên dòng thời gian.

Tùy thuộc vào tính chất công việc, các hoạt động có thời gian triển khai khác nhau, các công việc có thể chồng chéo. Tuy nhiên, khi nhìn vào bạn dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ công việc, xác định được việc nào nên làm trước, việc nào nên làm sau.

Biểu đồ này tương đối dễ thực hiện, điều quan trọng khi xây dựng biểu đồ Gantt là xác định được công việc nào triển khai trong giai đoạn nào, với thời gian là bao lâu. Lưu ý rằng, biểu đồ này chỉ phù hợp với dự án nhỏ, không phức tạp vì nó không thể hiện được mối liên hệ giữa các hoạt động với nhau.

3. Biểu đồ dòng thời gian chuẩn

Biểu đồ dòng thời gian chuẩn là loại biểu đồ hiển thị các sự kiện, các giai đoạn đơn lẻ với nội dung được ghi rõ ràng, có thể kèm hình ảnh. Loại biểu đồ này thường được ứng dụng trong việc mô tả chu trình sống của một sự vật, sự việc.

Thành tựu, lịch sử hình thành của một doanh nghiệp cũng thường được biểu thị bằng biểu đồ dòng thời gian chuẩn. Nó có tác dụng minh họa các sự kiện quan trọng, mục tiêu từ đó người xem có được cái nhìn tổng quan.

4. Biểu đồ chuỗi thời gian

Biểu đồ chuỗi thời gian là loại biểu đồ có 2 trục X và Y để minh họa cho sự thay đổi giá trị theo thời gian. Thông thường, trục X dùng để biểu thị giá trị thời gian, trục Y dùng để xác định giá trị biến đang được đo.

Với sự kết nối các giá trị với nhau, biểu đồ này hình thành các đỉnh và đáy, thể hiện sự phát triển hay suy giảm của một giá trị. Biểu đồ này được sử dụng nhiều trong hoạt động tài chính và khoa học. Nó giúp chụp lại sự biến động, sự thay đổi tăng giảm rõ ràng theo thời gian.

5. Dòng thời gian tương tác

Trong khi các loại biểu đồ trên thuộc loại sơ đồ tĩnh thì biểu đồ dòng thời gian tương tác thuộc loại sơ đồ động. Loại sơ đồ này cho phép bạn phóng to thu nhỏ, thay đổi dữ liệu theo thời gian thực mà bạn muốn.

Với những sự kiện, dự án lớn có lượng dữ liệu nhiều, được thực hiện trong khoảng thời gian dài nên sử dụng biểu đồ dòng thời gian tương tác để thông tin được rõ ràng và khoa học. Biểu đồ này cho phép tương tác, tùy chọn thời gian, dữ liệu nhờ đó đảm bảo được thông tin trích xuất ra được tức thời nhất.

Tin tuyển dụng, tuyển nhân viên chia hàng tại kho có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên Chia Hàng Kho 4K Farm ( Ca Đêm )

V. Cách xây dựng timeline hiệu quả

1. Nghiên cứu chủ đề

– Thu thập thông tin về chủ đề: Với mỗi chủ đề khác nhau timeline cũng có sự khác biệt. Trong khi tổng hợp thông tin, những sự kiện có thể đưa vào timeline nên được ghi chú lại. Những thông tin về chủ đề có thể được thu thập trên website, sách, báo, phim, ảnh. Hãy thu thập thông tin từ ít nhất 3 nguồn chủ đề khác nhau để đa dạng và tìm ra được thông tin đúng.

– Lập danh sách các sự kiện sẽ đưa vào: Không phải tất cả các sự kiện bạn ghi chú lại trước đó đều được đưa vào timeline. Đây là lúc chắt lọc lại, lập danh sách các sự kiện nổi bật nên đưa vào. Tùy vào mục đích muốn đạt được mà bạn cho ra những sự kiện trên timeline. Lưu ý, không nên ít hơn 5 và không nên quá 20 sự kiện, bởi vì quá ít thì người đọc chưa kịp hiểu, mà quá nhiều thì họ bị quá tải thông tin.

– Dùng dòng thời gian để kể chuyện: Sử dụng dòng thời gian sẽ giúp câu chuyện được kể một cách trôi chảy. Đây cũng là cách tạo ra sự hấp dẫn và thú vị cho người đọc. So với cách viết đoạn văn thông thường, dùng timeline để kể chuyện sẽ tạo được ấn tượng mạnh mẽ hơn cho người đọc, người xem. 

2. Tạo khung timeline

– Tìm các mẫu dòng thời gian: Bạn hoàn toàn có thể tham khảo các mẫu có sẵn để từ đó tạo ra khung timeline cho mình. Học hỏi từ những mẫu dòng thời gian hay, ấn tượng, kết hợp với phong cách và câu chuyện của cá nhân sẽ đem đến những ý tưởng mới lạ.

– Xác định quy mô của dòng thời gian: Dựa trên tổng thể thời gian của timeline, để xác định quy mô, từ đó việc phân phối thời gian cho từng giai đoạn nhỏ sẽ được chính xác hơn. Việc này cũng giúp tránh được việc bạn chia quá nhiều thời gian cho một việc không cần thiết đối với quy mô timeline.

– Vẽ dòng thời gian cho dự án: Phác thảo khung timeline bằng cách kẻ một đường thẳng và đánh dấu lại cột mốc, mỗi sự kiện tương ứng với một mốc nhỏ. Độ dài của các sự kiện nên tương ứng với khoảng thời gian thực. Nếu bạn vẽ khung timeline bằng máy thì có thể sử dụng các mẫu có sẵn.

– Chọn điểm bắt đầu và điểm kết thúc: Đặt mốc thời gian bắt đầu và kết thúc vào khung timeline. Điểm bắt đầu và kết thúc này dành cho cả những mốc sự kiện bên trong chứ không chỉ riêng cho khung timeline chính. Lưu ý, tùy vào chủ đề, mục tiêu mà chọn để chọn 2 điểm này, không phải chủ đề, sự kiện, dự án nào cũng cần bắt đầu từ tiểu sử.

– Quyết định cách trình bày các sự kiện: Với đường thẳng và các điểm bạn đã chấm ở trên, hãy suy nghĩ về cách trình bày các sự kiện đó. Bạn có thể viết ra một cách đơn giản, hay in hình cắt dán vào timeline. Nếu sử dụng máy tính, thêm một chút hiệu ứng và màu sắc giúp timeline thêm ấn tượng. Khi trình bày các sự kiện, hãy chắc rằng mọi người dễ dàng đọc và theo dõi.

– Lựa chọn gia số thời gian: Gia số thời gian là thập kỷ, năm, tháng, ngày, nó cần phù hợp mỗi sự kiện, mỗi dự án. Chỉ nên chọn một gia số thời gian trong timeline để tránh việc thông tin bị nhiễu loạn. Trình bày gia số thời gian cũng cần được lưu ý, để tránh việc phân chia khoảng cách không hợp lý.

– Điền vào các mốc sự kiện quan trọng: Một khung timeline cần có nội dung chính của từng sự kiện, từng giai đoạn. Lúc này bạn nên điền các mốc sự kiện quan trọng vào để tóm tắt lại nội dung chính cho timeline. Cũng như đánh dấu lại sự việc xảy ra trong từng giai đoạn.

3. Điền thông tin timeline chi tiết

– Đặt tiêu đề cho dự án: Timeline cần một cái tên để người đọc, người xem biết họ nên đọc sắp phải xem gì. Thông qua tiêu đề phải thể hiện được nội dung chính của timeline, chứ không chỉ thể hiện ra mỗi chủ đề. Tiêu đề là yếu tố quan trọng quyết định việc mọi người có muốn xem timeline của bạn hay không.

– Bổ sung thông tin chi tiết và quan trọng: Đây là lúc bạn nên bổ sung những thông tin chi tiết và quan trọng trong từng giai đoạn nhỏ. Với mỗi mốc sự kiện nhỏ bạn nên chi tiết sự kiện, công việc hay mục tiêu để tiện trong việc theo dõi, có thể kèm theo số liệu quan trọng để làm rõ thông tin.

– Viết rõ ràng và súc tích: Một timeline không chỉ cần sự chi tiết mà còn cần sự rõ ràng, dễ đọc dễ hiểu. Chi tiết không có nghĩa là dài dòng, hãy ngắn gọn, súc tích cô đọng lại nội dung. Chỉ diễn giải những thông tin phù hợp với giai đoạn và không nên dành quá nhiều thông tin cho một sự kiện.

– Thêm hình ảnh cho timeline: Cuối cùng, việc thêm ảnh vào sẽ giúp timeline thêm bắt mắt. Những bức ảnh khi thêm vào cần có sự liên quan với timeline, với từng giai đoạn. Bạn có thể sao chép từ các nguồn trên mạng, hoặc tự mình vẽ chúng.

VI. Một vài mẫu timeline đẹp và thu hút

Xem thêm:

– Infographic là gì? Cách thiết kế Infographic kèm các mẫu đẹp, thu hút

– Content Marketing là gì? Cách viết bài Content Marketing thu hút

– Seeding là gì? Cách triển khai chiến dịch Seeding đạt hiệu quả

Hy vọng bài viết này đã mang đến cho bạn những thông tin thú vị về timeline, biết cách để xây dựng timeline công việc. Nếu thấy nó hữu ích, hãy chia sẻ và để lại bình luận bên dưới. Cảm ơn và hẹn gặp lại.

Nguồn tham khảo: https://en.wikipedia.org/wiki/Timeline