Dashboard là gì? Nguyên tắc và những lợi ích khi lập Dashboard

Dashboard không còn là một thuật ngữ quá xa lạ, đây là một phần không thể thiếu khi trong doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm hiểu thông tin Dashboard là gì, cách thức hoạt động, vai trò của Dashboard thì đừng bỏ qua bài viết này. Cuối bài mình còn đem đến cho các bạn những ưu điểm và nguyên tắc khi lập Dashboard. Cùng theo dõi nhé!

I. Dashboard là gì?

1. Định nghĩa

Dashboard là công cụ dùng để quản lý thông tin và kinh doanh thông minh. Đây là một bảng điều khiển kỹ thuật dùng để thu thập và tổng hợp toàn bộ dữ liệu của một doanh nghiệp. Thông qua dashboard doanh nghiệp biết được chính xác và có cái nhìn tổng quan về năng suất các bộ phận trong công ty và kịp thời nắm bắt xu hướng trên các trang.

2. Business Dashboard là gì?

Business Dashboard là công cụ báo cáo mà hầu hết doanh nghiệp nào cũng đang sở hữu. Công cụ này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi các số liệu kinh doanh quan trọng, đồng thời báo cáo cho các bên liên quan.

Những dữ liệu mà Business Dashboard cung cấp không chỉ truyền tải dữ liệu thông thường, nó còn giúp doanh nghiệp biết được tiến trình hoạt động hay người chịu trách nhiệm trong một chiến dịch. Thông qua Business Dashboard chủ doanh nghiệp có thể nhìn thấy và theo dõi tất cả các dữ liệu quan trọng để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn.

3. Mục đích sử dụng Dashboard

Phân tích Ad hoc (Ad hoc Analysis):

Để khám phá các điểm bất thường trong dữ liệu (nơi ẩn chứa insight cho doanh nghiệp), bạn cần sử dụng đến “Ad hoc analysis”. Việc này đặc biệt hữu ích khi bạn có nhu cầu bất kỳ và muốn nhanh chóng viết truy vấn (queries) hay hiểu dữ liệu đang nói gì thông qua biểu đồ minh họa. Bạn chính là người dùng duy nhất của Dashboard này và sẽ đi kèm theo một hướng dẫn để đảm bảo người dùng hiểu cách đọc chúng nếu nó được chia sẻ với những người dùng khác.

Lên kế hoạch và xây dựng chiến lược (strategic planning):

Để ra quyết định tốt và quan trọng nhất cho những dự án lớn hoặc cần tới nhiều dữ liệu trong quá khứ, người sử dụng phải cần đến Strategic dashboard. Dashboard này kết hợp nhiều lát cắt về doanh nghiệp, cho chúng ta thấy bức tranh tổng quan về tình hình vận hành của doanh nghiệp và đưa ra so sánh với các đối thủ cạnh tranh. Trong một dự án/quyết định cụ thể, người ta sẽ sử dụng loại dashboard này.

Hỗ trợ việc ra quyết định hàng ngày (ongoing decision support):

Để hỗ trợ các quyết định diễn ra hàng ngày, mọi người thường sẽ ứng dụng dashboard một cách nhiều nhất (ví dụ như nền viết thêm nội dung nào để convert khách hàng tốt nhất?…). Dữ liệu trong dashboard này thường xuyên được cập nhật và thay đổi theo thời gian thực, do đó hỗ trợ rất đắc lực cho quá trình đưa ra quyết định ngay lập tức trong ngày.

4. KPI Dashboard là gì?

KPI Dashboard là Key Performance Indicator Dashboard, là bảng chỉ số kết quả trọng yếu. Đây là công cụ biểu diễn một cách trực quan các kết quả quan trọng trong chiến lược kinh doanh của một doanh nghiệp. Nhờ có ​​nó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng có điều chỉnh và vận hành dự án cho phù hợp.

Thông tin trong KPI Dashboard được lấy từ nhiều nguồn như ERP, CRM, DMS,…sau đó được trả về trong một báo cáo tập trung. Từ đó, những thông tin cần được quan tâm sẽ được làm nổi bật. Những biểu đồ trong Dashboard được thiết kế trực quan và sinh động rất dễ để theo dõi.

5. Project Dashboard là gì?

Project Dashboard là công cụ rất cần thiết đối với người quản lý, người lãnh đạo. Nó tương tự với KPI Dashboard, Project Dashboard cũng giúp theo dõi những mục tiêu hữu hình của một chiến dịch. Những dữ liệu này chủ yếu liên quan đến ngân sách, tiến độ hoàn thành của dự án.

Công cụ này tóm tắt thông tin đầy đủ và trình bày lại một cách dễ hiểu về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Những thông tin mà nó đem lại giúp người quản lý, người lãnh đạo đưa ra những quyết định chính xác trong kinh doanh.

Tin tuyển dụng có thể bạn quan tâm – việc làm Marketing:

– Nhân viên Digital Marketing

– Nhân viên Employer Branding (Talent Acquisition)

– Nhân viên SEO và Content tin website TGDĐ ĐMX

II. Thông tin mà Dashboard mang lại

Những thông tin mà Dashboard mang đến thường liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thường, những thông tin này rất dễ hiểu, ngắn gọn và chỉ chữa những từ khóa quan trọng. Người quản lý hay chủ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình hình của doanh nghiệp, đưa ra những đánh giá giúp tình hình kinh tế của doanh nghiệp phát triển.

Các thông tin, dữ liệu và Dashboard mang lại không chỉ là tình hình trong quá khứ hay hiện tại mà còn có các chỉ số dự đoán trong tương lai. Những dữ liệu này còn được thể hiện qua các đồ thị đa chiều, giúp việc so sánh và theo dõi tình hình kinh doanh được tiết kiệm rất nhiều thời gian. 

III. Sự khác biệt so với báo cáo truyền thống

Báo cáo truyền thống là những tài liệu tĩnh được lưu trữ ở dạng văn bản và bảng biểu nên chỉ thể hiện tại một thời điểm nhất định. Mẫu báo cáo này thường có thiết kế dài và nhiều trang. Trong khi đó, Dashboard cho phép cập nhật thời gian và dữ liệu khi cần. Tất cả các thông tin trong Dashboard được trình bày ngắn gọn, súc tích chỉ trên một trang duy nhất.

IV. Cách thức mà Dashboard hoạt động

– Được thúc đẩy bởi câu hỏi kinh doanh: Thông qua Dashboard những câu hỏi liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có câu trả lời chính xác. Những thông tin và dữ liệu trong Dashboard được trình bày rõ ràng giúp người quản lý tiếp nhận và phân tích dữ liệu được nhanh chóng.

– Tập trung vào việc trình bày dữ liệu vận hành và phân tích: Những dữ liệu được tổng hợp và thống kê phù hợp với việc theo dõi và đánh giá của người quản lý. Với việc trình bày rõ ràng, có thể tùy chỉnh được của Dashboard giúp người quản lý đưa ra được những quyết định chính xác cho từng giai đoạn của chiến dịch.

– Trình bày trực quan hóa dữ liệu tương tác: Dữ liệu được trình bày dưới dạng biểu đồ, bảng biển giúp việc theo dõi tiến trình hoạt động được rõ ràng và cụ thể. Tùy vào dữ liệu bạn muốn xem mà có thể tùy chọn cho phù hợp. Những biểu đồ rất trực quan, giúp việc phân tích đánh giá của quản lý được dễ dàng hơn.

V. Vai trò của Dashboard đối với doanh nghiệp

1. Theo dõi nhiều KPI và chỉ số cùng một lúc

Việc tổng hợp đầy đủ tất cả các thông tin và thống kê lại theo đúng thời gian thực giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian theo dõi và phân tích dữ liệu. Chỉ với những thao tác đơn giản, quản lý có thể nắm tiến độ làm việc của các bộ phận. Đồng thời, các chỉ số mà Dashboard mang đến cũng giúp quản lý nhận thức được mức độ hiệu quả của một chiến dịch truyền thông.

2. Trình bày số liệu trực quan và dễ hiểu hơn

Dashboard trình bày dữ liệu bằng các bảng biểu và biểu đồ có tính trực quan cao. Những bảng biểu này được đa dạng màu sắc và biểu tượng, giúp những dữ liệu quan trọng được nổi bật hơn. Nhờ vậy, những thông tin cần thiết được người đọc Dashboard chú trọng hơn.

Tất cả các biểu đồ và bảng biểu cũng được trình bày trong cùng một trang, nhờ vậy việc phân tích các báo cáo được dễ dàng hơn khi có thể theo dõi cùng lúc. Với những biểu đồ quen thuộc và có thể tùy chỉnh để xem được những thông tin theo mong muốn mà việc đọc hiểu báo cáo được đơn giản hơn.

3. Hỗ trợ tính năng chia sẻ và cộng tác

Việc có thể chia sẻ và cộng tác ở trên Dashboard rất được doanh nghiệp ưu tiên sử dụng. Nó giúp tất cả các nhân viên của từng bộ phận có thể vào theo dõi và cập nhật dữ liệu, nhờ vậy mà báo cáo tổng sẽ được hoàn thiện hơn.

Có thể chia sẻ thông tin thông qua email, file in hoặc truy cập trực tiếp bằng các link liên kết. Cấp đúng quyền xem và chỉnh sửa khi sử dụng tính năng này để tránh việc nhân việc vượt quá quyền trong Dashboard khiến cho dữ liệu bị sai lệch.

4. Giúp cho việc làm báo cáo dễ dàng hơn

Làm báo cáo bằng Dashboard giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian khi các dữ liệu đã được tổng hợp lại ở một trang duy nhất. Với những dữ liệu được tổng hợp tự động người làm báo cáo không còn phải thu thập, phân tích và định dạng lại dữ liệu ở những lần sau.

Khi báo cáo trên Dashboard bạn có quyền tùy chọn hiển thị những thông tin phù hợp và trình bày chúng theo cách mà bạn muốn. Việc theo dõi báo cáo trên Dashboard cũng được đơn giản hơn khi tất cả những thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được nhân viên đăng tải lên được tổng hợp trong cùng một trang.

5. Tối ưu cho các thiết bị di động

Dashboard cho phép bạn thực hiện và theo dõi trên cả điện thoại và laptop. Nhờ vậy, bạn có thể theo dõi thông tin mọi lúc, mọi nơi và thông tin cũng được phân tích, cập nhật liên tục. Chỉ cần được cấp quyền truy cập vào Dashboard bạn có thể thao tác theo quyền hạn đã được cấp trước đó.

VI. Những ưu điểm mà Dashboard mang lại

Dashboard giúp việc quản lý thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp có hệ thống rõ ràng và thông minh hơn. Nhờ đó, quản lý biết được tình hình tổng quan hiện tại của doanh nghiệp và đưa ra những quyết định đúng đắn.

Thông qua Dashboard, bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian làm báo cáo. Bởi vì, những thao tác nhỏ ngoài lề hầu hết được bỏ qua hoặc được hệ thống triển khai hoàn toàn tự động. Ngoài ra, với những dữ liệu được tổng hợp, bạn có thể lập được kế hoạch hoạt động kinh doanh dự định trong tương lai.

Dashboard được thiết kế trực quan, đa dạng và bắt mắt nhờ vậy mà không gây nhàm chán cho người theo dõi. Phần lớn các dữ liệu được tổng hợp thành biểu đồ và bảng biểu nhờ đó người quản lý theo dõi tình hình được tiện hơn.

Việc cho phép tùy chọn, tùy chỉnh thông tin, dữ liệu cũng giúp cho doanh nghiệp vừa tiện theo dõi vừa tiết kiệm thời gian để lọc những thông tin quan trọng. Sự tự động hóa của Dashboard đảm bảo tính chính xác và rút ngắn nhiều thời gian.

VII. 3 nguyên tắc vàng khi lập Dashboard

1. Less is Better – Nguyên tắc quan trọng nhất

Nguyên tắc quan trọng nhất luôn luôn phải nhớ khi lập Dashboard là thông tin chỉ cần vừa đủ, không cần quá nhiều. Thông thường người quản lý thường mong muốn báo cáo phải thật chi tiết, thật đầy đủ. Tuy nhiên, để phân tích một vấn đề chỉ cần bạn có đủ thông tin để xử lý là được.

Thay vì tốn thời gian để đưa tất cả dữ liệu vào Dashboard, thì bạn nên nắm nhanh qua tình hình của doanh nghiệp và đưa những thông tin cần thiết vào báo cáo. Việc chắt lọc thông tin khi lập Dashboard giúp biểu đồ được hình thành chính xác và đầy đủ hơn.

2. Xác định đúng đối tượng khách hàng

Với vị trí là người lập báo cáo, bạn cần quan tâm đến người đọc báo cáo đó là ai. Khi biết đúng đối tượng thì báo cáo của bạn được lập ra mới có ý nghĩa. Với mỗi đối tượng khác nhau, thông tin và cách thức trình bày cũng có sự khác biệt. Đây là bước quyết định việc người đọc có muốn xem lại lần hai báo cáo của bạn hay không.

3. Đưa ra nhận xét, phân tích đi kèm khung cảnh

Một báo cáo chỉ có bảng biểu và đồ thị là chưa đủ, những nhận xét, đánh giá dựa trên suy nghĩ của người lập cần được đưa vào để tăng độ hiệu quả cho báo cáo. Là người lập báo cáo, thì bạn cũng là người hiểu rõ nhất các số liệu, vậy nên, việc bạn cho thêm nhận xét, phân tích của mình vào giúp Dashboard có giá trị hơn.

VIII. Tổng hợp mẫu Dashboard cho doanh nghiệp

Mẫu Dashboard cho Kế toán

Mẫu Dashboard cho Kế toán 1 

Mẫu Dashboard cho Kế toán 2 

Mẫu Dashboard cho Nhân sự

Mẫu Dashboard cho Nhân sự 1

Mẫu Dashboard cho Nhân sự 2

Mẫu Dashboard Bán hàng

Mẫu Dashboard Bán hàng 1

Mẫu Dashboard Bán hàng 2

Mẫu Dashboard quản lý điều hành doanh nghiệp

Mẫu Dashboard quản lý điều hành doanh nghiệp 1

Mẫu Dashboard quản lý điều hành doanh nghiệp 2

Xem thêm:

>> CPI là gì? Ý nghĩa và cách tính chỉ số giá tiêu dùng CPI đơn giản

>> IT là gì? Các yêu cầu và cơ hội việc làm của ngành IT

>> HR là gì? Các vị trí trong ngành và cơ hội thăng tiến trong tương lai

Hy vọng bài viết này đã mang đến cho bạn những thông tin thú vị về Dashboard và biết được những nguyên tắc khi lập Dashboard. Nếu thấy bài viết này hay, đừng quên chia sẻ và để lại bình luận bên dưới. Cảm ơn và hẹn gặp lại!

Nguồn tham khảo: https://en.wikipedia.org/wiki/Dashboard_(business)