Invoice là gì? Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Đối với những người làm việc trong ngành xuất nhập khẩu thì chắc chắn sẽ biết đến Invoice. Đó là một chứng từ quan trọng mà bạn cần quan tâm nếu đang hoặc sẽ làm việc trong ngành này. Vậy hãy đọc tiếp bài viết để hiểu rõ hơn Invoice là gì nhé!

I. Invoice là gì?

1. Định nghĩa Invoice

Invoice là một loại chứng từ thương mại rất quan trọng trong lĩnh vực mua bán hàng hóa, đặc biệt là xuất nhập khẩu. Invoice do người bán lập ra, mô tả đầy đủ đơn giá của các sản phẩm, dịch vụ, số hóa đơn, ngày tháng, nơi phát hành, người bán, người mua, tổng số tiền người mua phải trả cho người bán. Invoice có thể được coi là hồ sơ pháp lý nếu có đầy đủ các thông tin trên kèm các điều khoản thanh toán.

2. Nội dung cần có trong Invoice

Để Invoice có giá trị và được xác nhận thì cần phải gồm đủ các thông tin cần thiết, trình bày rõ ràng, cẩn thận, không sai sót. Những nội dung cần có trong một bản Invoice là:

– Số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn: đây là hai thông tin quan trọng cần phải có khi khai báo hải quan ở Việt Nam.

– Thông tin cơ bản của người bán và người mua (tên, địa chỉ): thông tin này nhằm xác nhận người đại diện của hai bên mua và bán hàng hóa, dịch vụ.

– Thông tin chi tiết về hàng hóa: tên mặt hàng, năm sản xuất, tính chất hàng hóa, xuất xứ,… Những thông tin về hàng hóa được trình bày để người mua nắm chắc về đơn hàng mình mua.

– Đơn giá và tổng giá trị hóa đơn: thể hiện đơn giá của mỗi hàng hóa trong đợt giao dịch và tổng số tiền cho tất cả hàng hóa đó. Đây là chi tiết quan trọng để hai bên giao dịch, thanh toán rõ ràng.

– Các điều kiện thỏa thuận: các điều kiện về chi phí vận chuyển, chiết khấu, bảo hành, đền bù,… sẽ được hai bên thỏa thuận, thống nhất và liệt kê rõ ràng trong trường hợp gặp các vấn đề sau này.

– Chữ ký xác nhận và đóng dấu: để Invoice có hiệu lực thì cần có chữ ký xác nhận của đại diện hai bên người mua và người bán kèm đóng dấu. Nếu là giao dịch giữa hai công ty thì người ký xác nhận nên là người có thẩm quyền trong công ty.

3. Phân biệt Invoice, Bill và Receipt

– Invoice có thể nói là chứng từ, hóa đơn sử dụng trong các giao dịch quan trọng, có quy mô lớn, liệt kê đầy đủ thông tin từng sản phẩm, hàng hóa, đơn giá, số cục thuế, ngày tháng,… Invoice được lập ra bởi người bán, dành cho người mua sau khi đã chốt các thỏa thuận.

– Bill là hóa đơn thanh toán, yêu cầu thanh toán các phí dịch vụ mà bạn hoặc gia đình đã đăng ký sử dụng hàng tháng như hóa đơn tiền điện, nước, internet, gas, điện thoại,…

– Receipt không giống như Invoice và Bill, nó chỉ là một biên lai để làm bằng chứng xác nhận việc bạn đã thanh toán một khoản tiền nào đó. Ví dụ như biên lai nộp phạt, biên lai đóng học phí,…

Tin tuyển dụng có thể bạn quan tâm – Việc làm thu mua:

– Chuyên viên Mua Hàng Gia Dụng Điện Máy

– Chuyên viên Mua Hàng Dược Phẩm Nhà Thuốc An Khang

– Quản lý ngành hàng

II. Chức năng của Invoice

Các công ty cần giao Invoice để yêu cầu bên mua thanh toán đơn hàng. Invoice là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý thể hiện sự đồng ý của cả hai bên đối với giá niêm yết và các điều kiện thanh toán. Tuy nhiên, còn có những lợi ích, chức năng khác khi sử dụng Invoice. 

– Lưu trữ hồ sơ: Lợi ích quan trọng nhất của Invoice là khả năng lưu giữ hồ sơ hợp pháp về việc bán hàng. Điều này giúp bạn có thể biết khi nào một hàng hóa được bán, ai đã mua và ai đã bán nó.

– Theo dõi thanh toán: Invoice là một công cụ kế toán rất có giá trị. Nó giúp cả người bán và người mua theo dõi các khoản thanh toán và số tiền còn nợ của họ. 

– Được pháp luật bảo vệ: Một Invoice hợp lệ là bằng chứng hợp pháp về sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về một mức giá ấn định. Nó bảo vệ người bán khỏi các vụ kiện gian lận.

– Khai thuế dễ dàng: Việc ghi chép và lưu giữ tất cả các Invoice bán hàng giúp công ty báo cáo thu nhập của mình và đảm bảo rằng họ đã nộp đúng và đủ thuế theo quy định.

– Hỗ trợ phân tích kinh doanh: Phân tích Invoice có thể giúp doanh nghiệp thu thập thông tin từ các hình thức mua hàng của khách hàng và xác định xu hướng, sản phẩm phổ biến, thời gian mua hàng cao điểm,… Điều này giúp phát triển các chiến lược tiếp thị hiệu quả.

III. Một số loại Invoice hiện nay

1. Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice được viết tắt là PI, đây là hóa đơn chiếu lệ được người bán lập nên, về cơ bản nó cũng có nội dung như Invoice. Tuy nhiên Proforma Invoice được lập và gửi cho người mua trước khi giao một lô hàng để một lần nữa xác nhận các cam kết, điều khoản, điều kiện, mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất với nhau trước đây. Đây có thể coi là một bản thảo hay bản nháp mà bên bán cung cấp cho bên mua. Khi bên mua xác nhận thì nó sẽ hoạt động như một hợp đồng mua bán hàng hóa chính thức. Với hoá đơn chiếu lệ, cả hai bên sẽ giảm thiểu rủi ro trong việc thanh toán, loại bỏ các vấn đề sai sót, kiện tụng xảy ra. 

2. Commercial Invoice là gì?

Commercial invoice được viết tắt là CI, là hóa đơn thương mại cao cấp hơn hoá đơn thông thường, được sử dụng để ghi lại bằng chứng về quá trình giao dịch ngoại thương giữa bên xuất khẩu (nhà cung cấp) và bên nhập khẩu (bên mua). Hóa đơn này có nội dung cụ thể hơn so với thực tế, đồng thời có chức năng như một lời yêu cầu thanh toán với bên nhập khẩu, mang tính chất thương mại. Nội dung của Commercial Invoice gồm phương thức vận chuyển lô hàng, chức năng cơ bản trong thanh toán, cơ sở khai báo hải quan, tính thuế xuất nhập khẩu lô hàng, phương thức thanh toán, thời hạn, tên mặt hàng,…

Về PI CI, có những điểm khác biệt cơ bản như sau: 

Thời điểm phát hành:

PI: PI được phát hành sau khi bên mua yêu cầu được báo giá. Tức là, Pi được phát hành trước khi gửi hàng. Hóa đơn PI bao gồm chi tiết về sản phẩm, giá cả… và sau một vài lần thì việc thỏa thuận đã xong, cả hai bên đã đạt được thỏa thuận như mong muốn, sau đó bên mua sẽ gửi đến bên bán một đơn đặt hàng và đổi lại bên bán sẽ gửi lại cho một hoá đơn chiếu lệ. 

CI: CI sẽ được phát hành sau khi cả người bán (nhà cung cấp) và người mua hoàn tất các thỏa thuận và đi đến kết quả cuối cùng. Tức là CI sẽ được phát hành sau khi hàng hóa được gửi hoặc được đóng vào container.

Thay đổi nội dung:

PI: hóa đơn PI, 2 bên có thể tiếp tục trao đổi, thảo luận, chỉnh sửa về số lượng, giá thành, thời gian giao hàng,… Và đòi hỏi nhà cung cấp phải phát hành lại hoá đơn chiếu lệ (PI) để đem lại thỏa thuận tốt nhất.

CI: hóa đơn CI thường đã có đầy đủ, chính xác về số lượng hàng và số tiền cần thanh toán. Vì thế, thay đổi là rất khó.

Giá trị thanh toán:

PI chỉ là hoá đơn báo giá, dự thảo số tiền phải trả, không có chức năng thanh toán cùng những cam kết ban đầu, thì CI có thể yêu cầu được thanh toán và có giá trị được chứng thực bởi hai bên, mà bên mua có trách nhiệm phải thanh toán cho đúng với yêu cầu ghi trong hoá đơn thương mại.

PI: vì PI có thể thảo luận và thay đổi nên thực chất nó chỉ là hóa đơn báo giá, dự kiến số tiền phải trả và không mang chức năng thanh toán hay cam kết thanh toán. 

CI: khác với PI, CI đã được xác nhận bởi cả hai bên và phải có trách nhiệm thanh toán, làm theo đúng các điều khoản đã định ra từ trước. 

3. Provisional Invoice – Hóa đơn tạm thời

Hóa đơn tạm thời là hóa đơn tạm thay thế cho hóa đơn chính thức, được sử dụng trong các trường hợp sau đây. Trường hợp khi người bán muốn tạm thời thu tiền ngay sau khi hoàn thành giao hàng. Trường hợp khi đơn hàng được giao nhiều lần và hai bên muốn thanh toán theo từng đợt. Và trường hợp khi hai bên muốn chọn mức giá tạm thời, còn giá chính thức cuối cùng sẽ quyết định theo giá thị trường.

4. Final Invoice – Hóa đơn chính thức

Final Invoice là hóa đơn cuối cùng, hóa đơn chính thức xác định tổng giá trị đơn hàng cuối cùng mà người mua phải thanh toán cho người bán. Đây là cơ sở thanh toán tiền hàng cuối cùng để kết thúc giao dịch giữa hai bên.

5. Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận

Certificate Invoice là hóa đơn được sử dụng để xác nhận xuất xứ hàng hóa với chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp. Bên cạnh chức năng xác nhận nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa, hóa đơn xác nhận còn được dùng như một chứng từ có chức năng như hóa đơn

6. Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian

Trong trường hợp người bán thực hiện buôn bán thông qua trung gian, tạm nhập tái xuất hoặc chuyển khẩu mà không muốn đứng tên trên giấy tờ, hóa đơn thì họ dùng một hóa đơn trung gian do người khác ký. Nhưng người ký này không phải là người bán hàng thực tế cho khách hàng.

7. Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự

Consular Invoice là hóa đơn xác nhận được cấp bởi lãnh sự của nước người mua, đang sống và làm việc tại nước người bán. Hóa đơn lãnh sự sẽ được lãnh sự quán đóng dấu, ủy quyền, nó có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

8. Customs Invoice – Hóa đơn hải quan

Hóa đơn hải quan là hóa đơn dùng để tính toán trị giá hàng hóa theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí khác của hải quan. Hóa đơn này chủ yếu dùng trong khâu tính thuế, nó có chức năng yêu cầu thanh toán tiền nên không được lưu thông.

IV. Vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu

Khi muốn xuất khẩu hàng hóa sang các nước khác hoặc nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về thì Invoice đóng vai trò quan trọng trong việc thanh toán, thực hiện đóng thuế, đóng bảo hiểm và khai báo hải quan. Cụ thể các vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu là:

– Thanh toán: Invoice có thể được xem là hoá đơn thương mại hợp lệ vì có đầy đủ thông tin chi tiết về ngày giờ, hàng hoá, các bên giao dịch và có chữ ký, đóng dấu rõ ràng. Invoice có chức năng thông báo và yêu cầu người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho người bán theo đúng hợp đồng đã ký kết. 

– Khai báo hải quan: Khai báo hải quan là một khâu rất quan trọng trong xuất nhập khẩu. Khi khai báo, hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) cũng cần được xuất trình để bên hải quan biết được giá trị đơn hàng hoá trên hoá đơn để dựa vào đó tính thuế xuất nhập khẩu và các chi phí liên quan khác. Bên cạnh đó, hóa đơn thương mại cũng cung cấp các thông tin quan trọng giúp cho việc khai báo điện tử trở nên thuận tiện. 

– Đóng bảo hiểm: Trong quá trình vận chuyển hàng hóa trong xuất nhập khẩu, có nhiều trường hợp hàng hóa bị hư hỏng hoặc xảy ra các tình huống bất ngờ trong khi vận chuyển. Khi đó các thông tin và điều khoản về hàng hóa trên Invoice như tên hàng hoá, số lượng, giá cả, mã hàng… sẽ giúp cho việc tính phí bảo hiểm được rõ ràng, xác thực.

V. Cách lập và xuất hóa đơn thương mại

1. Những nội dung cần có

Trước tiên, bạn cần một lần nữa xác định lại tất cả các mục cần liệt kê vào hóa đơn thương mại trong giao dịch. Có thể chia làm 4 nhóm chính để bạn dễ ghi nhớ như sau:

– Nhóm 1: Số hóa đơn thương mại và ngày tháng phát hành hóa đơn. Lưu ý ở nhóm này là nếu thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ thì ngày phát hành Invoice phải sau ngày phát hành LC.

– Nhóm 2: Thông tin về người bán và người mua gồm họ và tên như trên hợp đồng xuất khẩu, địa chỉ liên lạc, tên quốc gia xuất nhập khẩu.

– Nhóm 3: Thông tin vận chuyển gồm địa điểm đi, đến, cảng vận chuyển, phương tiện vận chuyển và phương thức vận chuyển.

– Nhóm 4: Thông tin chi tiết về hàng hóa (chi tiết model, số serial), số lượng, trọng lượng hàng hóa, tổng giá trị hàng hóa và phương thức thanh toán.

– Nhóm 5: Các phần khác gồm ghi chú thêm, chữ ký và đóng dấu, các điều khoản đàm phán riêng giữa hai bên.

2. Các bước lập và xuất invoice

Có 4 bước lập và xuất invoice:

Bước 1: xác định loại invoice cần lập là loại nào trong 8 loại nêu trên vì mỗi loại sẽ có hình thức trình bày, nội dung khác nhau.

Bước 2: điền đầy đủ, chính xác các thông tin trên invoice: Letterhead, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, ngày phát hành, thông tin nhà cung cấp và người mua, điều kiện giao hàng, mô tả hàng hóa, đơn giá, ký tên, đóng dấu,…

Bước 3: kiểm tra lại thật kỹ thông tin trên invoice để tránh tình trạng nhập sai giá cả, thiếu thông tin quan trọng. Việc này sẽ ảnh hưởng khi có các tranh chấp xảy ra sau này.

Bước 4: ký số và tiến hàng xuất hóa đơn.

3. Lỗi thường gặp khi lập hóa đơn

Khi lập hóa đơn thì không phải ai cũng nắm rõ các quy định và cách thức đúng theo yêu cầu, quy định của các bên liên quan. Do đó, không tránh khỏi các lỗi có thể ảnh hưởng đến quá trình giao dịch giữa người mua và người bán. Những lỗi thường gặp là không ghi rõ vào hóa đơn các khoản tiền hoa hồng, chiết khấu, tiền bản quyền, chi phí vận hành, giá nguyên liệu,… dẫn đến sự không rõ ràng khi thực hiện giao dịch giữa hai bên.

Một lỗi thường gặp nữa là mô tả thông tin không rõ ràng về hàng hóa, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại để không phải trả thêm các khoản thuế tiêu thụ đặc biệt.

4. Lời khuyên khi lập hóa đơn thương mại

Đối với những người mới vào nghề hoặc chưa có kinh nghiệm thì nên chú ý đến phần này vì có thể sẽ giúp bạn tối ưu được hiệu quả khi lập hóa đơn. Lời khuyên ở đây là bạn nên tìm hiểu kỹ những luật lệ của nước nhập khẩu trước khi thực hiện giao dịch, xem xét kỹ phương thức thanh toán, nhất là phương thức L/C, chú ý kiểm tra thật kỹ từng dấu chấm, phẩy, từng con số trên hóa đơn, bắt buộc phải bỏ thời gian kiểm tra trước khi ký kết. Việc kiểm tra này rất quan trọng vì bên nào sai sót thì sẽ phải chịu trách nhiệm và gánh hậu quả nếu xảy ra vấn đề.

Xem thêm:

– Logistics là gì? Mức lương và cơ hội việc làm ngành logistics hiện nay

– Mã SKU là gì? Tầm quan trọng của mã SKU trong quản trị kho hàng

– Thị trường là gì? Tìm hiểu chức năng và hình thái của thị trường

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các loại Invoice để mở rộng kiến thức của mình trong ngành xuất nhập khẩu. Nếu thấy bài viết này bổ ích thì hãy chia sẻ ngay cho nhiều người nhé!

Nguồn tham khảo: https://vi.wikipedia.org/wiki/Hóa_đơn