Cách viết email xin nghỉ việc khéo léo không phải ai cũng biết

Trong thời gian đi làm, chắc chắn sẽ có những lúc bạn quyết định xin nghỉ việc để tìm các cơ hội mới cho bản thân. Đó là một việc rất bình thường, tuy nhiên cần có sự chuyên nghiệp khi thông báo và xin phép cấp trên. Vì vậy, bài viết này sẽ gợi ý cho bạn cách viết email xin nghỉ việc một cách khéo léo, chuyên nghiệp. Hãy đọc qua ngay nếu bạn đang quan tâm đến vấn đề này nhé!

I. Vì sao nên viết thư, email xin nghỉ việc?

Đối với những bạn làm về HR hoặc đã đi làm lâu thì xin nghỉ việc để chuyển sang một công việc, công ty khác là chuyện rất bình thường. Tuy nhiên ngay cả khi quyết định ngừng làm việc, bạn vẫn phải thể hiện tác phong chuyên nghiệp. Việc thông báo một cách chính thức, rõ ràng quyết định nghỉ việc với cấp trên sẽ giúp cho họ có cái nhìn tốt đối với bạn trước khi rời đi. Cũng như nâng cao hình ảnh của bạn trong mắt các nhà tuyển dụng khác.

Hiện nay, email hay thư điện tử được xem là hình thức liên lạc, trao đổi thông tin phổ biến nhất trong môi trường làm việc. Vì nó mang tính trang trọng, không dễ bị lạc mất như các hình thức khác. Vì vậy, khi xin nghỉ việc, ngoài đơn viết tay thì bạn nên viết một email chỉn chu, rõ ràng gửi cho cấp trên để thể hiện mình là một người chuyên nghiệp. 

Tìm việc làm, tuyển dụng Nhân sự có thể bạn quan tâm:

– Chuyên viên Phát Triển Tổ Chức OD

– Nhân viên HR Data Analyst/ HR Data Admin

– Nhân viên đào tạo tại Thế Giới Di Động

II. Cách viết thư, email xin nghỉ việc khéo léo

1. Đặt tiêu đề (dành cho email)

Tiêu đề trong email rất quan trọng vì là điều đầu tiên mà người nhận nhìn thấy và chú ý đến. Vì vậy, tiêu đề không nên viết dài dòng, rườm rà mà chỉ cần nêu bật lên nội dung chính của email để người nhận có thể dễ sắp xếp, lưu trữ và tìm kiếm thông tin khi cần. Bạn cũng nên viết tiêu đề bằng chữ in hoa hoặc in đậm để dễ gây sự chú ý cho người nhận email. 

Ví dụ: Thông báo xin nghỉ việc – [Họ và tên] – [Phòng ban]

2. Mở đầu

Mở đầu bất kỳ email nào, bạn cũng cần phải gửi đến người nhận thư một lời chào lịch sự. Với mail xin nghỉ việc, đối tượng gửi lời chào là dành cho sếp hoặc người quản lý trực tiếp của bạn tại công ty.

Một số trường hợp bạn phải xin phép quản lý cấp cao trong công ty thì nên chú ý sử dụng từ ngữ cho phù hợp, thể hiện được sự tôn trọng với họ. Hoặc các sếp ở cấp cao hơn nên bạn cần chú ý sử dụng từ ngữ cho thích hợp và thể hiện sự tôn trọng.

Ví dụ: Kính gửi Anh/Chị/Ông/Bà [Họ tên] – [Chức vụ]

3. Cảm ơn sếp

Cho dù trong thời gian làm việc có bất hòa hay vấn đề nào đó xảy ra thì bạn cũng phải giữ mối quan hệ tốt đẹp với người sếp của mình. Vì vậy trước khi vào nội dung chính, bạn nên gửi lời cảm ơn với sếp về những cơ hội được cùng làm việc, học hỏi và trau dồi kỹ năng – kinh nghiệm. Một lời cảm ơn chân thành chắc chắn sẽ để lại ấn tượng tốt cho người sếp sắp “cũ” của bạn.

4. Nội dung xin nghỉ việc (lý do)

Đây là phần chính yếu và quan trọng của email xin nghỉ việc. Bạn cần phải đưa ra một lý do thật hợp tình hợp lý, mang tính thuyết phục cao để sếp có thể hiểu và tạo điều kiện cho bạn rời công ty một cách thoải mái nhất. Một số lý do xin nghỉ việc thường gặp là vì muốn thách thức bản thân ở một môi trường mới, lý do về địa lý, hay mong muốn chuyển sang ngành nghề khác,…

Hãy vận dụng những hiểu biết của mình về sếp, cũng như điều kiện, chính sách của công ty để đưa ra những lý do phù hợp. Nhưng điều quan trọng nhất vẫn là sự chân thành. Khi bạn thành thật nói lên lý do của mình thì sếp dễ cảm thông, đồng cảm hơn là bịa ra các lý do không đúng sự thật.

5. Thời gian xin nghỉ

Về vấn đề thời gian thì trước khi quyết định nghỉ, bạn nên xem lại hợp đồng làm việc và các Luật lao động liên quan để tránh việc vi phạm. Bởi vì có một số công ty có quy định về thời gian báo trước việc nghỉ việc trong hợp đồng. Đối với việc trình bày trong email, bạn cần ghi rõ ràng thời gian muốn chấm dứt công việc để nhà quản lý có thể lên kế hoạch thay thế, sắp xếp nhân sự.

6. Nội dung bàn giao công việc

Dù bạn có đảm nhận một vị trí quan trọng hay không quá quan trọng trong công ty thì cũng cần có trách nhiệm bàn giao ổn thỏa công việc trước khi rời đi. Vì thế, bạn hãy chuẩn bị thật kỹ những nội dung thông tin về công việc cần bàn giao, người sẽ bàn giao và trình bày rõ trong mail xin nghỉ việc.

Bạn không nhất thiết phải hứa hẹn mình phải bàn giao toàn bộ công việc nhưng có thể nói sẽ cố gắng hết mình hỗ trợ công việc bàn giao trong thời gian sớm nhất. Việc làm này của bạn sẽ được sếp và các đồng nghiệp cũ ghi nhận, tôn trọng, đánh giá cao. Vì vậy, đừng quên chuẩn bị phần này trước khi muốn viết email xin nghỉ việc để trở thành một nhân viên sắp nghỉ việc thật chuyên nghiệp và có văn hoá nhé.

7. Lời chào cuối thư và ký tên

Cuối cùng của email, bạn hãy kết thúc bằng một lời chào, lời chúc thân mật, thể hiện sự tôn trọng. Sau đó ký tên một cách chuyên nghiệp sau một lời chào kết thúc như “Trân trọng”, “Cảm ơn”, “Thân mến”,… Đó cũng là cách mà chúng ta nên kết thúc một email, không chỉ dành cho email xin nghỉ việc, bạn có thể áp dụng cho các mẫu email khác.

III. Một số lưu ý khi viết thư, email xin nghỉ việc

1. Nên

– Nêu rõ lý do xin nghỉ thật thuyết phục: Bạn nên viết rõ hoàn cảnh, mục đích, lý do mà bạn muốn nghỉ việc. Lý do này nên hợp lý, đúng với các quy định của công ty và nên xuất phát từ chính bạn chứ không phải vì các tác động từ bên ngoài.

– Nêu cụ thể thời gian nghỉ việc: Trước khi viết email xin nghỉ việc, bạn nên tính toán trước ngày mà mình muốn dừng làm việc tại công ty. Sau đó, trong email nên nêu lại khoảng thời gian bạn đã làm việc tại công ty và chính xác ngày bạn sẽ ngừng làm việc để người sếp có thể nắm được.

– Liệt kê các vấn đề, công việc còn dang dở: Bạn nên tổng kết lại các công việc còn dang dở liên quan đến mình, sau đó liệt kê một cách ngắn gọn trong email. Nếu được, bạn cũng nên đề xuất những đồng nghiệp bạn có thể bàn giao lại công việc, giúp việc sắp xếp, bố trí công việc trở nên dễ dàng hơn.

– Đúng chính tả, ngữ pháp: Email của bạn cần phải chú ý đến những điều cơ bản như chính tả và ngữ pháp. Tuy là những chi tiết rất nhỏ nhưng nó thể hiện bạn là một người chuyên nghiệp, chỉn chu. Bạn nên kiểm tra lại vài lần trước khi chính thức gửi mail cho sếp của mình.

– Cách thể hiện: Qua một thời gian làm việc chung, chắc chắn người sếp cũng hiểu về con người cũng như các vấn đề bạn gặp phải. Do đó, trong email bạn nên chân thành bày tỏ những suy nghĩ, nguyện vọng và các vấn đề của bản thân.

2. Không nên

– Nói xấu, bôi nhọ cấp trên, đồng nghiệp: Điều cấm kỵ khi bạn rời khỏi một công ty đó là nói xấu những người đã từng cùng làm việc với mình. Đặc biệt là không nên nói xấu và lấy đó làm lý do để bạn muốn nghỉ việc. Nếu có điều gì đó quá mức thì bạn có thể tâm tình với sếp một cách nhẹ nhàng trước khi rời khỏi công ty.

– Viết sơ sài, cẩu thả: Một email không được đầu tư chỉn chu, viết sơ sài sẽ khiến cho người nhận cảm thấy không hài lòng và không có thiện cảm đối với bạn. Đặc biệt là họ sẽ khó bị thuyết phục khi bạn gặp mặt xin nghỉ việc. Vì vậy, hãy đầu tư một chút công sức cho email của mình khi muốn xin nghỉ việc.

– Gửi email sau khi thông báo cho nhiều người khác: Ý này có nghĩa là bạn không nên thông báo hết cho các đồng nghiệp của mình rồi mới viết email cho sếp. Bởi vì, sếp của bạn có lẽ sẽ không vui khi tình cờ nghe mọi người nói về việc bạn nghỉ việc mà chưa thông báo cho họ.

– Chỉ gửi email mà không gặp mặt: Tuy email là điều cần thiết khi bạn muốn xin nghỉ việc nhưng chỉ có email là chưa đủ. Bạn cần gặp mặt trực tiếp nói chuyện, trình bày với sếp để giải quyết các vấn đề tồn đọng một cách rõ ràng hơn. Không nên cố ý làm ngơ trước lời mời gặp mặt của sếp mà tự ý rời khỏi công ty.

IV. Một số mẫu đơn và Email xin nghỉ việc bằng tiếng Việt

1. Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Việt:

– Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Việt 1

– Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Việt 2

2. Mẫu email xin nghỉ việc tiếng Việt:

– Mẫu email xin nghỉ việc 1 

– Mẫu thư email nghỉ việc 2 

V. Một số mẫu thư và email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

1. Mẫu thư xin nghỉ việc tiếng Anh:

– Mẫu thư xin nghỉ việc tiếng Anh 1

– Mẫu thư xin nghỉ việc tiếng Anh 2

– Mẫu thư xin nghỉ việc tiếng Anh 3

2. Mẫu email xin nghỉ việc tiếng Anh:

– Mẫu email xin nghỉ việc tiếng Anh 1 

– Mẫu thư email xin nghỉ việc tiếng Anh 2 

– Mẫu email xin nghỉ việc tiếng Anh 3

Xem thêm:

>> Cách gửi CV qua email thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng

>> Cách viết email từ chối lời mời phỏng vấn khéo léo, chuyên nghiệp, lịch sự

>> Cách viết email xin nghỉ phép chuyên nghiệp, đầy thuyết phục

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn chuẩn bị được một email xin nghỉ việc thật “xịn” và khéo léo để chuẩn bị bước tiếp trong hành trình tiếp theo. Hãy chia sẻ bài viết này cho nhiều người hơn nếu thấy nó bổ ích nhé!