Rào cản và cách rèn luyện kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp hiệu quả

Trong các cuộc đối thoại, để hai bên có thể trao đổi được nhiều hơn đòi hỏi người nói cần biết cách truyền đạt thông tin. Tuy nhiên, không chỉ người người nói mà người lắng nghe cũng cần có những hành vi phù hợp để có thể tạo được thiện cảm với người nói. Vì qua giao tiếp, họ có thể đánh giá được con người và cách làm việc của người lắng nghe. Do đó, bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những thông tin và lưu ý về kỹ năng giao tiếp, đặc biệt là những nguyên tắc giúp bạn cải thiện được kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp của bản thân. Cùng mình tìm hiểu ngay nhé! 

I. Kỹ năng lắng nghe là gì?

Lắng nghe là một trong những kỹ năng mềm cần có của giao tiếp. Lắng nghe là khả năng tiếp nhận và diễn giải chính xác các thông điệp trong quá trình giao tiếp. Lắng nghe chính là chìa khóa của tất cả các cuộc giao tiếp hiệu quả. Nếu bạn không có kỹ năng lắng nghe tốt, các thông điệp truyền tải rất dễ bị hiểu nhầm. Điều đó sẽ làm cho cuộc giao tiếp bị gián đoạn và người nói có thể trở nên thất vọng, khó chịu khi người lắng nghe không chân thành.

Một số người có thể bị nhầm lẫn giữa Lắng nghe và Nghe, thì có thể đơn giản nghe là một quá trình thụ động chỉ việc chúng ta tiếp nhận mọi loại âm thanh. Còn lắng nghe là một quá trình chủ động, tập trung và mong muốn thấu hiểu nội dung của người nói. Phân tích những gì họ nói rồi đưa ra lời phản hồi ý nghĩa hoặc chia sẻ, cho lời khuyên với người đối diện.

Tin tuyển dụng có thể bạn quan tâm – việc làm Chăm sóc khách hàng:

– Nhân viên Tổng Đài Chăm Sóc Khách Hàng

– Giám sát Chất lượng Tổng Đài Chăm Sóc Khách Hàng

– Tuyển dụng tổng đài viên partime

Việc nghe là một phản xạ của con người, nhưng lắng nghe là một kỹ năng cần phải rèn luyện trong thời gian dài. Do đó, kỹ năng lắng nghe không chỉ áp dụng vào môi trường làm việc mà còn áp dụng vào đời sống gia đình, bạn bè, đồng nghiệp. Và kỹ năng lắng nghe cũng là điều cơ bản mà một doanh nghiệp, công ty đòi hỏi ở nhân viên của họ.

II. Vai trò của kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp

– Giúp tránh bỏ sót thông tin quan trọng: bởi vì người nghe có sự tương tác cao với người nói, họ có thể nhớ lại các chi tiết cụ thể. Điều này đặc biệt quan trọng đối với trường hợp khi người nói đang chứng minh, hướng dẫn bạn về một quy trình, công việc mới hoặc đưa ra các thông tin mà bạn có trách nhiệm truyền lại cho người khác.

– Nâng cao kiến thức và sự hiểu biết: Mọi người đều luôn muốn cố gắng học hỏi điều gì đó mới và phát triển nền tảng kiến thức của mình. Vì vậy, việc trau dồi kỹ năng lắng nghe sẽ giúp bạn lưu giữ thông tin, hiểu rõ hơn về các chủ đề mới và ghi nhớ những gì bạn đã học để có thể áp dụng nó trong tương lai.

– Xác định và giải quyết vấn đề: Kỹ năng lắng nghe sẽ giúp bạn phát hiện những thách thức và khó khăn mà người khác đang gặp phải, hoặc các vấn đề có thể xảy ra trong công việc. Điều đó sẽ giúp bạn nhanh chóng phát hiện ra những vấn đề của mình và nhanh chóng tìm ra giải pháp hoặc lập kế hoạch để giải quyết nó.

– Giúp xây dựng lòng tin: Khi mọi người biết rằng họ có thể thoải mái nói chuyện với bạn mà không bị gián đoạn, phán xét hoặc những lời can thiệp không mong muốn, họ sẽ có nhiều khả năng tâm sự với bạn hơn. Điều này đặc biệt hữu ích khi gặp các khách hàng mới hoặc đối tác làm việc mà bạn muốn phát triển mối quan hệ cộng tác lâu dài.

– Mở rộng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp: Lắng nghe tích cực giúp người khác cảm thấy thoải mái khi chia sẻ thông tin với bạn. Khi bạn thể hiện khả năng chân thành lắng nghe những gì người khác nói, mọi người sẽ quan tâm hơn đến việc giao tiếp với bạn một cách thường xuyên. Điều này có thể giúp mở ra cơ hội cộng tác với những người khác, hoàn thành công việc nhanh chóng hoặc bắt đầu các dự án mới. Tất cả những điều này có thể giúp đưa bạn đến thành công trong sự nghiệp.

III. Thay đổi thói quen để lắng nghe hiệu quả

– Thay đổi thái độ: lắng nghe tạo ra sự liên kết về xúc cảm giữa bạn và người nói. Từ đó tạo được thiện cảm với đối phương. Lắng nghe giúp bạn chia sẻ cảm thông với người khác, đồng thời còn có thể hiểu đối phương hơn.

– Thay đổi cử chỉ, hành động: Lắng nghe cũng là biện pháp hạn chế cũng như là cách giải quyết xung đột hiệu quả. Tạo được những mối quan hệ tốt đẹp, bước đệm để thành công trong sự nghiệp và cuộc sống.

– Thay đổi lời nói: Lắng nghe giúp nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn đối với những người xung quanh. Với quá trình lắng nghe, bạn có thể nắm bắt vấn đề, thu thập thông tin qua đó nâng cao khả năng tương tác qua lại giữa bạn và đối phương.

IV. Nguyên tắc vàng để có được kỹ năng lắng nghe

1. Tập trung vào cuộc giao tiếp

Giao tiếp là tương tác hai chiều, bạn không thể tiếp thu được những gì đối phương truyền đạt nếu không có sự tập trung. Bên cạnh đó, việc bạn để ý những thứ xung quanh và thiếu tập trung vào cuộc trò chuyện sẽ làm đối phương cảm thấy khó chịu, khó lòng gây được thiện cảm. Bạn nên tập trung vào cuộc giao tiếp bằng cách hạn chế những nguyên nhân gây ra sự xao nhãng như: tắt điện thoại, tìm một không gian yên tĩnh để trò chuyện…

2. Tuyệt đối không được ngắt lời

Ta có thể chắc chắn rằng, một người có thói quen ngắt lời người khác không thể có khả năng lắng nghe giỏi. Muốn lắng nghe tốt, điều kiện đặt ra là bạn phải để cho đối phương có “không gian” để nói, thay vì dành hết phần nói của họ. Không chỉ có vậy, khi bị bạn ngắt lời sẽ khiến đối phương khó chịu, không còn muốn chia sẻ. Để hiểu này một cách rõ nhất, bạn hoàn toàn có thể đặt mình vào địa vị của đối phương để cảm nhận. Chắc hẳn bạn cũng không thích những người cứ luôn cướp lời của bạn, phải vậy không?

3. Tôn trọng người đang đối thoại

Một nguyên tắc không thể bỏ qua trong kỹ năng lắng nghe là tôn trọng người nói. Tôn trọng người nói, đặt mình vào vị trí của họ là việc rất cần thiết khi tương tác. Khi đó, bạn sẽ hiểu và tránh được những điều không nên như: sốt ruột, nôn nóng, ngắt lời,… Khi đối phương cảm thấy không được tôn trọng hay lắng nghe, họ sẽ không còn muốn chia sẻ nữa.

4. Thấu hiểu khi lắng nghe

Bởi vì không phải điều gì đối phương cũng có thể nói ra một cách trực tiếp cho bạn biết. Do vậy trong quá trình lắng nghe, bạn cần sử dụng tư duy của mình để tìm ra ẩn ý mà đối phương muốn truyền đạt. Ví như khi đối phương mời bạn đi ăn, có thể họ đã đói, và bạn không nên giữ họ lại để nói chuyện với bạn. Hai người hoàn toàn có thể chuyển sang một không gian khác để trò chuyện.

Chắc hẳn ai cũng cảm thấy thiện cảm với một người thấu hiểu mình. Bên cạnh đó, nhận ra ẩn ý của đối phương cũng là cơ sở giúp bạn đối đáp sao cho phù hợp, vừa ý người nghe. Việc thấu hiểu đối phương sẽ giúp bạn tránh những lời nói làm phật lòng hoặc gây tổn thương cho họ.

5. Vận dụng ngôn ngữ hình thể

Ngôn ngữ cơ thể là một dạng của truyền thông phi ngôn ngữ trong đó bao gồm các hành vi của cơ thể, được sử dụng để thể hiện hoặc truyền đạt thông tin. Các hành vi bao gồm những biểu hiện trên khuôn mặt, cử chỉ, cử động của mắt,…

Thông qua ngôn ngữ cơ thể, người nói sẽ nhận biết được thái độ của bạn có thực sự đang lắng nghe và nghe một cách chú tâm, chân thành hay không. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến tâm trạng của người nói cũng như quyết định mức độ hiệu quả của cuộc đối thoại. Vì vậy, bạn cần biểu đạt sự quan tâm đến những thông tin mà người nói chia sẻ bằng ngôn ngữ cơ thể như: gật đầu, mỉm cười, duy trì giao tiếp ánh mắt, tránh các chuyển động khiến bản thân phân tâm,..

6. Không phán xét, áp đặt

Một nguyên tắc quan trọng để có được kỹ năng lắng nghe hiệu quả đó là bạn cần có một tư tưởng cởi mở mới có thể trở thành một người lắng nghe giỏi. Bởi không ai muốn nói chuyện với một người bảo thủ, lấy tư tưởng của mình áp đặt lên người khác, đòi hỏi họ phải chấp thuận nó và không được nói lên quan điểm của họ. Không có nghĩa là bạn không có chủ kiến cá nhân, mà bạn nên hạn chế cái tôi của mình khi giao tiếp để thực sự hiểu người khác. Quan điểm của bạn chưa chắc đã đúng, việc tiếp thu ý kiến người khác sẽ giúp bạn hoàn thiện hơn.

7. Biết cách đặt câu hỏi

Đặt câu hỏi chính là cách để bạn cho đối phương biết rằng bạn đang theo dõi cuộc trò chuyện, bạn đang lắng nghe họ và thực sự quan tâm đến những gì họ nói. Tuy nhiên bạn nên nhớ rằng, nên hỏi những câu thể hiện sự đồng tình pha lẫn sự ngạc nhiên như: “Thật sao?”, “Đúng như vậy sao”… để đối phương biết bạn đang quan tâm đến câu chuyện của họ. Đồng thời, việc bạn đặt câu hỏi đúng sẽ khiến đối phương chia sẻ nhiều thông tin hơn về chủ đề đang được nói đến. Biết cách đặt câu hỏi tinh tế sẽ thể hiện bạn là một người biết lắng nghe và quan tâm người khác đấy nhé!

8. Đưa ra các ý kiến cá nhân

Kỹ năng lắng nghe tốt không phải là bạn sẽ im lặng suốt cả cuộc hội thoại và nghe đối phương nói. Điều đó sẽ khiến đối phương cảm thấy như đang độc thoại. Do vậy, bên cạnh việc đặt câu hỏi bạn cần đưa ra các ý kiến cá nhân của mình vào câu chuyện của họ. Ví dụ như “Tôi cũng từng như bạn”, “Tôi hoàn toàn đồng ý”…. Đối phương sẽ cảm thấy hứng thú và mở lòng chia sẻ nhiều hơn. Với những lời nhận xét theo kiểu “Tôi hiểu rồi”, “Tôi biết rồi”,… Việc đưa ra ý kiến cá nhân về câu chuyện của đối phương là lời khẳng định rằng bạn đã thực sự lắng nghe câu chuyện của họ.

V. Những sai lầm khi thực hành kỹ năng lắng nghe

– Tập trung trình bày ý kiến hơn là lắng nghe: đa số mọi người đều sẽ muốn nói lên quan điểm và ý kiến của mình, bởi vì họ muốn nói lên những gì mình nghĩ hơn là việc lắng nghe. Tuy nhiên, khi bạn quá tập trung vào việc trình bày ý kiến của bản thân sẽ vô tình khiến bạn trở thành người vô tâm và thiếu tính khách quan khi chỉ mãi quan tâm đến ý kiến của mình.

– Thiếu quan tâm, kiên nhẫn khi lắng nghe: đôi khi bạn sẽ lắng nghe những câu chuyện không thú vị và nhàm chán. Điều đó vô tình làm bạn bị sao nhãng, thiếu sự quan tâm đến những gì mà đối phương đang chia sẻ, bạn sẽ vô tình làm người nói cảm thấy tổn thương và nghĩ rằng lời họ nói không đáng được lắng nghe. Vì vậy, bạn sẽ rất dễ dàng để đánh mất tình bạn, tình đồng nghiệp chỉ vì sự thiếu quan tâm và kiên nhẫn của mình.

– Không đặt mình vào vị trí người nói: với việc lắng nghe một cách thụ động và không có sự cảm thông khi đặt mình vào vị trí người nói sẽ dễ khiến bạn bị mất tập trung và thể hiện rằng bản thân không tôn trọng người nói. Vì bạn đã không có sự quan tâm nhất định đến câu chuyện khi đó bạn sẽ không biết người nói đã truyền đạt những gì và đâu là ý quan trọng, do đó cuộc đối thoại sẽ nhanh chóng kết thúc.

– Không có sự giao tiếp ánh mắt với đối phương: khi ai đó đang trình bày hay chia sẻ về một vấn đề nào đó, học sẽ mong muốn nhận lại được phản hồi dù chỉ là những ngôn ngữ hình thể. Do đó, nếu bạn chỉ nhìn chằm chằm vào đối phương mà không có sự giao tiếp với họ sẽ dễ khiến họ khó chịu và cho rằng bạn đang không tập trung.

– Tỏ thái độ không hứng thú với cuộc trò chuyện: nếu trong suốt cuộc đối thoại, người nói không nhận thấy được những phản ứng tích cực từ bạn đối với những gì họ đang trình bày, điều đó sẽ khiến họ như không được tôn trọng và có cái nhìn không mấy thiện cảm với bạn. Có thể bạn không cố tình nhưng việc tỏ thái độ không hứng thú với cuộc trò chuyện sẽ rất dễ khiến bạn bị đánh giá thiếu tính chuyên nghiệp trong công việc và không có sự nghiêm túc khi đáng nói chuyện.

– Không có sự phản hồi khi giao tiếp: kể cả khi bạn hiểu được câu chuyện hay không, nếu bạn không có sự phản hồi cho người nói, họ sẽ nghĩ rằng bạn đã không nghe được những gì họ nói hoặc bạn đã bị mất tập trung khi đang nói chuyện với họ. Sẽ không ai muốn đối phương giữ sự im lặng khi đang cuộc nói chuyện, đặc biệt là khi đang trao đổi thông tin.

– Cắt ngang lời người khác đang nói: sẽ có những lúc bạn cảm thấy quan điểm của người nói không giống với bạn và muốn phản biện lại, hay bạn chỉ muốn kể câu chuyện của mình cho mọi người nghe. Nhưng bạn lại vô tình cắt ngang lời của một ai đó, điều đó sẽ khiến bạn bị nhận xét là người thiếu lịch sự hay thậm chí tệ hơn là người vô duyên vì đã xem ngang lời họ nói. Vì vậy, bạn nên chú ý cẩn thận trước khi muốn phát biểu điều gì đó. Biết đâu rằng ai đó vẫn còn đang trình bày hay đang kể câu chuyện của họ.

– Thiếu tôn trọng ý kiến của người khác: hãy lắng nghe ý kiến của người khác và đánh giá một cách chân thật nhất. Không nên đả kích hay chê bai ý kiến của họ. Làm như vậy sẽ khiến cho họ cảm thấy không được tôn trọng. Một ý kiến hay hay dở cũng đều phải suy nghĩ, cân nhắc trước khi nói ra. Vì vậy cho dù thế nào khi nghe chúng ta nên tỏ thái độ tích cực, nếu không chính chúng ta sẽ biến mình thành con người ích kỷ, nhỏ nhen. Nếu kéo dài tình trạng đó sẽ không ai chia sẻ gì với bạn nữa. Vì vậy hãy tôn trọng ý kiến của người khác trước khi bạn muốn họ tôn trọng ý kiến của mình.

– Những thành kiến tiêu cực: thường người ta có khuynh hướng lắng nghe một cách chủ quan, nên những thành kiến tiêu cực khiến người ta không chú ý lắng nghe nữa. Những thành kiến đó có thể xuất phát từ cách ăn mặc, tóc tai, dáng vẻ bên ngoài, giọng nói, cách sử dụng từ ngữ… của đối tượng. Chủng tộc và giới tính đôi khi cũng cản trở tới việc lắng nghe. Khi đã có những thành kiến tiêu cực thì người ta thường dùng thì giờ tìm những lý lẽ để bác bỏ và những câu hỏi để gây cản trở cho người nói. Những việc làm đó đều làm ngăn cản sự lắng nghe.

– Có sự bất đồng quan điểm: cái tôi của mỗi người quá cao nên cho dù lắng nghe người khác nói thì chúng ta vẫn cứ tập trung vào chính mình. Có khi vừa nghe đối phương nói bạn vừa suy nghĩ, không phải suy nghĩ rồi chia sẻ mà suy nghĩ để chuẩn bị phản bác vì cho rằng quan điểm của đối phương là sai. Như vậy không phải là đang tập trung vào người nói mà bạn đang tập trung vào chính bạn. Đã là quan điểm thì mỗi người có một cái nhìn về mỗi khía cạnh khác nhau. Bất đồng quan điểm biến cuộc đối thoại thành cuộc tranh luận và dần đi đến những cãi vã. Thay vì phản đối quan điểm của nhau, chúng ta vẫn cứ đưa ra quan điểm của mình để cùng nhau nhìn vấn đề ở nhiều khía cạnh hơn.

– Kiểu nghe “phục kích”, “phòng thủ”: đôi khi bạn sẽ theo thói quen tư duy, chú ý đến cái xấu, cái nguy hiểm nhiều hơn là chú ý đến cái tốt. Cách tư duy này tạo nên kiểu lắng nghe phục kích. Nghĩa là người nghe chỉ nghe xem người nói có gì sai để phản bác lại. Cách nghe này không học hỏi điều hay lẽ phải mà lại làm xấu đi quan hệ giữa người nghe và người nói. Thay vì lắng nghe để phản bác, ngược lại chúng ta nên tập trung lắng nghe để tìm kiếm những điều hay, những điều tích cực trong lời nói của họ để học hỏi. Những người thành công trong cuộc sống cũng như trong lắng nghe vì họ luôn luôn “đãi cát tìm vàng”, “gạn đục khơi trong”, “thấy cơ hội trong khó khăn”.

– Lựa chọn vấn đề giao tiếp phức tạp: sẽ có đôi lúc bạn là người bắt đầu cuộc hội thoại, nên việc chỉ chọn bừa một chủ đề để nói đôi khi sẽ làm cuộc hội thoại đi đến bế tắc hay gây ra những cuộc tranh cãi vì những quan điểm khác nhau. Vì vậy, việc lựa chọn chủ đề giao tiếp nên được chú ý để tránh mắc các sai lầm hoặc xảy ra những tình huống không mong muốn.

– Không có sự chuẩn bị, tập luyện trước: thông thường chúng ta chỉ chuẩn bị nói mà chưa chuẩn bị lắng nghe. Để nói một điều gì ta chuẩn bị rất kỹ tất cả các phương án. vậy mà trong giao tiếp ta chưa bao giờ chuẩn bị lắng nghe cả. Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại. Đó chính là nguyên nhân làm ta nghe kém hiệu quả.

VI. Cuốn sách hay về kỹ năng lắng nghe khi giao tiếp

1. Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp

Cuốn “Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp” được xuất bản vào năm 2016 bởi Hiraki Noriko, một tác giả người Nhật. Đây là cuốn sách về thể loại: giao tiếp, kỹ năng sống, lắng nghe.

Nội dung chính của cuốn sách nói cho bạn biết rằng: “Biết lắng nghe là bạn đã giành 50% chiến thắng”. Khi lắng nghe giỏi, bạn không những cải thiện hiệu quả cuộc trò chuyện mà còn gây ảnh hưởng tới người nói. Bạn có thể dễ dàng thuyết phục họ, đàm phán hoặc tránh những xung đột,… Rất nhiều câu chuyện hay cùng vô số mẹo nhỏ thú vị khi lắng nghe đang chờ bạn khám phá.

2. Sức mạnh của lắng nghe

Cuốn “Sức mạnh của lắng nghe” được xuất bản vào tháng 06/2016 bởi Bernard T. Ferrari. Nội dung của cuốn sách giới thiệu với bạn đọc về các kỹ năng thực hành lắng nghe của tác giả. Cho biết kỹ năng lắng nghe kém sẽ gây ảnh hưởng lớn trong công việc và trong cuộc sống. Và trong kinh doanh, việc không đánh giá đúng vấn đề luôn gây hậu quả nghiêm trọng.

3. Đôi tai thấu suốt thế gian

Cuốn “Đôi tai thấu suốt thế gian” được viết bởi tác giả Oopsy. Nội dung cuốn sách sẽ bật mí những kỹ năng lắng nghe của các bậc thầy giao tiếp. Học hỏi từ người khác chính là một cách giúp bạn cải thiện bản thân nhanh chóng. Và học với các bậc thầy giao tiếp, bạn sẽ thấy mình tiến bộ qua từng ngày.

4. Kẻ thành công phải biết lắng nghe

Cuốn “Kẻ thành công phải biết lắng nghe” được viết bởi tác giả Mark Goulston. ông là chuyên gia tâm thần học, nhà tư vấn, chuyên gia về kinh doanh. Nội dung cuốn sách tác giả chỉ cho chúng ta sức mạnh của suy xét nội tâm. Ông dẫn dắt chúng ta nhìn sâu vào chính mình và các mối quan hệ với người khác như cách thức khai mở những nhận thức đầy sức mạnh, khiến chúng ta đạt hiệu quả tốt hơn cả trong công việc và khi vui chơi. Bạn có thể nghĩ rằng mình thật quả cảm, tràn trề đam mê, nhưng trong mắt người khác, bạn cũng dễ bị coi là ngạo mạn và bốc đồng. Khác biệt giữa hai cách nhìn nhận này lại chính là khác biệt giữa thành công và thất bại. Goulston đã viết một cuốn sách quan trọng giúp ta xóa bỏ sự khác biệt ấy, đồng thời mài giũa những kỹ năng suy xét nội tâm của mình.

5. Nghệ thuật lắng nghe trong giao tiếp

Cuốn “Nghệ thuật lắng nghe trong giao tiếp” được viết bởi Dale Carnegie, một nhà văn đến từ nước Mỹ. Nội dung cuốn sách đề cập đến lợi ích và sự quan trọng của kỹ năng lắng nghe. Bên cạnh đó, tác giả cho chúng ta thấy tầm quan trọng của nghệ thuật lắng nghe từ những dẫn chứng và ví dụ cụ thể. Ngoài ra, cuốn sách cũng sẽ giới thiệu các đặc điểm thường thấy từ bảy loại hình người nghe để từ đó gợi ý cho bạn cách thức giao tiếp sao cho phù hợp.

Xem thêm:

– 10 Kỹ năng mềm – nền tảng tạo đà thành công

– Kỹ năng mềm ảnh hưởng như thế nào đến công việc

– 22 kỹ năng cần có trong CV giúp bạn chinh phục nhà tuyển dụng

Hy vọng bài viết đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp. Chúc bạn thành công hơn nữa trong công việc, và đừng quên chia sẻ nếu bạn thấy bài viết này hay nhé!