Công việc và nghiệp vụ cơ bản của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Kế toán bán hàng là một lĩnh vực trong kế toán, đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp và chuỗi bán lẻ. Nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về công việc và nghiệp vụ cơ bản của vị trí này thì hãy tiếp tục xem bài viết này nhé!

I. Tìm hiểu vị trí kế toán bán hàng

1. Bán hàng là gì?

Bán hàng hiểu đơn giản là việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ từ người bán sang người mua. Người bán cung cấp hàng hóa, dịch vụ còn người mua phải thanh toán để nhận được quyền sở hữu kèm các lợi ích rủi ro từ sản phẩm, dịch vụ đó.

2. Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng (Sales Accountant) là người thực hiện việc ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng. Cụ thể là lập các hóa đơn bán hàng, sổ chi tiết doanh thu, báo cáo bán hàng. Nếu các bạn đã biết kế toán là gì thì sẽ rất dễ hình dung được công việc của một kế toán bán hàng. Hiện nay, tất cả các doanh nghiệp có hoạt động mua bán sản phẩm hay dịch vụ đều cần đến kế toán bán hàng.

3. Vai trò trong doanh nghiệp

Bán hàng là hoạt động cơ bản và quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp kinh doanh, cụ thể là doanh nghiệp thương mại. Do đó, các công tác kiểm soát, giám sát quá trình sản xuất, tồn kho, mua bán phải được tổ chức hiệu quả. Trong doanh nghiệp, chính kế toán bán hàng là người cung cấp các thông tin, số liệu liên quan đến bán hàng để nhà quản lý thực hiện tốt các công tác đó và nắm bắt được tình hình hàng hóa, kinh doanh của công ty. Từ đó, họ có thể tìm ra những lỗ hổng trong dây chuyền sản xuất, mua bán để khắc phục và đưa ra những quyết định chiến lược cho doanh nghiệp.

II. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

– Ghi chép đầy đủ và kịp thời tất cả các số liệu liên quan đến hoạt động mua bán của doanh nghiệp để xác định kết quả bán hàng như: số lượng thành phẩm bán ra và tiêu thụ nội bộ, giá vốn hàng bán,chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác.

– Kiểm tra và giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, phân phối lợi nhuận để cập nhật số liệu.

– Cung cấp thông tin và số liệu trung thực, chính xác và đầy đủ về tình hình bán hàng, kết quả kinh doanh để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và nộp lên cho các nhà quản lý doanh nghiệp.

– Quản lý, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc với khách hàng, bộ phận kế toán trưởng hay các quản lý bán hàng của doanh nghiệp.

III. Công việc của nhân viên kế toán bán hàng

1. Cập nhật giá hàng hóa

Kế toán bán hàng có nhiệm vụ phải cập nhật thường xuyên giá cả, quản lý số lượng sản phẩm hàng hóa mới và nhập vào phần mềm quản trị kế toán. Nếu có sự thay đổi nào về giá thì phải thông báo ngay cho các bộ phận liên quan.

2. Quản lý các hóa đơn, chứng từ

Trong hoạt động mua bán hàng hóa có rất nhiều hóa đơn và chứng từ cần kê chi tiết cho các bên liên quan như khách hàng, nhà cung cấp, doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng là thu thập, cập nhật đúng, đủ những giấy tờ đó, nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Khi có bên cần những thông tin đó thì phải cung cấp chính xác, nhanh chóng cho họ.

3. Kiểm tra, cập nhật số liệu hàng hóa từ kho

Ngoài làm việc với các con số thì kế toán bán hàng cũng phải làm việc với các bên liên quan, cụ thể ở đây là kế toán kho và thủ kho. Họ phải phối hợp với nhau để cập nhật số liệu hàng hóa tồn, xuất, số lượng sản phẩm nhập, xuất mỗi ngày. Sau đó đối chiếu trên hệ thống phần mềm kế toán và phải đảm bảo tính trùng khớp. Cuối cùng là kết hợp với kế toán kho thực hiện báo cáo kế toán cuối ngày và báo cho cấp trên.

4. Theo dõi công nợ bán hàng

Kế toán bán hàng cũng làm việc với kế toán doanh thu, kế toán công nợ để thống kê tình hình công nợ, thu hồi công nợ, quản lý tiền hàng. Bên cạnh đó, họ phải lên kế hoạch công nợ, quản lý, theo dõi, đốc thúc khách hàng thực hiện công nợ trong quá trình bán hàng. Trong đó, phải theo dõi chi tiết từng khách hàng với từng lô hàng, số tiền nợ, thời hạn, tình trả nợ của khách hàng.

5. Lập các báo cáo bán hàng

Sau khi thực hiện các công việc lên kế hoạch, kiểm soát với các bộ phận kế toán khác thì kế toán doanh nghiệp cũng phải làm việc với các nhà quản lý. Tiếp nhận các yêu cầu của quản lý để lập các báo cáo bán hàng theo danh mục hàng hóa bán ra theo kỳ, báo cáo công nợ, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính theo định kỳ từng tháng, từng quý và từng năm.

6. Đề xuất phương án với ban lãnh đạo

Một kế toán bán hàng giỏi sẽ không chỉ dừng ở việc báo cáo mà còn phải biết dựa vào các thông tin, số liệu kế toán đã lập ra để đề xuất phương án nhằm tối ưu công việc. Cụ thể như đề xuất biện pháp thu hồi công nợ, đề xuất hướng xử lý với yêu cầu xuất hóa đơn không phù hợp của khách hàng, đề xuất điều chỉnh, sửa đổi hóa đơn,… Những đề xuất từ góc độ của kế toán bán hàng sẽ giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định về giải pháp và phương án khắc phục vấn đề tốt hơn.

7. Các công việc khác

Ngoài các công việc trên thì kế toán bán hàng cũng thực hiện một số công việc khác theo yêu cầu các bên liên quan. Cụ thể như làm báo cáo giá hàng hóa, làm hợp đồng bán hàng cho khách hàng, quản lý, theo dõi khách hàng và các công việc phát sinh khác trong hoạt động mua bán của doanh nghiệp.

IV. Kiến thức cần có khi làm kế toán bán hàng

1. Doanh thu thuần

Doanh thu thuần, hay còn gọi là doanh thu thực, là khoản mà doanh nghiệp thu được sau khi đã khấu trừ đi tất cả các khoản giảm trừ như thuế xuất nhập khẩu, giảm giá bán hàng, thuế tiêu thụ đặc biệt…Nói chung, doanh thu thuần là số tiền còn lại sau khi lấy tổng số tiền thu được trừ các khoản chi phí. Ngoài ra cũng có một số doanh nghiệp gọi là doanh thu trước thuế.

2. Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng

Để ghi nhận doanh thu bán hàng thì cần phải đạt các điều kiện sau:

– Doanh nghiệp đã chuyển giao lợi ích và rủi ro từ sản phẩm, dịch vụ cho người mua.

– Doanh nghiệp đã không còn quyền quản lý hàng hóa trong vai trò là chủ sở hữu.

– Doanh nghiệp đã xác định được doanh thu và tương đối chắc chắn về nó.

– Doanh nghiệp đã thu được lợi ích kinh tế từ việc bán hàng, trao đổi hàng hóa.

– Doanh nghiệp xác định được các loại chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

3. Công thức tính kế toán bán hàng:

Các loại chứng từ kế toán được sử dụng

– Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT-3LL): xác định thuế GTGT đầu ra và xác định doanh thu bán hàng.

https://123docz.net/document/514929-hoa-don-gtgt-01gtkt-3ll.htm 

– Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT): theo dõi số lượng hàng hóa xuất kho.

http://ketoanthienung.net/phieu-xuat-kho-mau-so-02-vt.htm 

– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 – VT): theo dõi hàng hóa được vận chuyển nội bộ từ kho này đến kho khác, chi nhánh hay đại lý khác của công ty. 

http://ketoanthienung.org/mau-bieu/mau-phieu-xuat-kho-kiem-van-chuyen-noi-bo-mau-so-03xknb.htm 

– Giấy báo có: thông báo cho chủ tài khoản số tiền phải thu. Kế toán bán hàng dựa vào giấy báo có để xác định chủ nợ có nhận được chuyển khoản chưa và xác nhận số tiền chuyển khoản là bao nhiêu để nắm và báo cáo.

https://kiemtoancalico.com/download-mau-giay-bao-co.html 

– Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT): Xác định số tiền chính xác nhập quỹ tiền mặt và từ đó làm căn cứ để thủ quỹ thu và chi tiền. 

https://hoatieu.vn/mau-phieu-thu-53269 

– Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 – TT): Giấy biên nhận doanh nghiệp hay cá nhân đã thu tiền hoặc sét. Từ đó làm căn cứ lập phiếu thu và nộp quỹ tiền mặt.

https://hoatieu.vn/bieu-mau-bien-lai-thu-tien-65530 

4. Trình tự luân chuyển chứng từ

– Khi phát sinh hợp đồng, kế toán bán hàng phải lập hóa đơn bán hàng gồm có 3 liên: liên 1 lưu trên quyển hóa đơn gốc, liên 2 giao cho khách (hóa đơn đỏ đó), liên 3 giữ lại công ty. 

– Trường hợp khách hàng nhận nợ thì kế toán bán hàng lập biên bản giao nhận hàng hóa và xác nhận nợ. Gồm 3 liên: liên 1 để kiểm tra khi xuất hàng ra khỏi kho, liên 2 giao cho khách, liên 3 lưu lại quyển.

– Trường hợp khách thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán bán hàng cần lập phiếu thu. Gồm 3 liên: thủ quỷ giữ 1 liên, nơi lập phiếu giữ 1 liên và người nộp tiền giữ 1 liên. Phiếu thu hợp lệ khi liên có đầy đủ nội dung, chữ ký của giám đốc các kiểu mới hợp lệ.

– Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản thì công ty sẽ xác nhận về khoản tiền thanh toán của khách hàng bằng cách nhận giấy báo có.

V. Một số nghiệp vụ cơ bản của kế toán bán hàng

1. Bán buôn qua kho

a) Ghi nhận doanh thu bán hàng:

– Nợ TK 111, 112, 131…: Tổng giá thanh toán

– Có TK 511: Doanh thu bán hàng ( chưa có thuế GTGT)

– Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (33311)

b) Phản ánh giá vốn hàng xuất bán:

– Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

– Có TK 156: Hàng hóa

2. Bán buôn không qua kho

a) Khi mua hàng, kế toán hạch toán:

– Nợ 632: Giá trị thực tế hàng hóa mua vào chưa có thuế GTGT

– Nợ 1331: Thuế GTGT đầu vào

– Có 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán

b) Khi bán hàng, kế toán hạch toán:

– Nợ 111, 112, 131: Tổng giá trị thanh toán

– Có 511: Doanh thu chưa có thuế GTGT

– Có 3331: Thuế GTGT phải nộp

3. Bán hàng theo báo giá hợp đồng

a) Ghi nhận doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ

– Nợ TK 111, 131 Tổng giá thanh toán

– Có TK 511, 512 Doanh thu bán hàng (giá bán chưa thuế GTGT)

– Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có) (thuế GTGT đầu ra)

b) Đồng thời ghi nhận giá vốn

– Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán

– Có TK 152, 156…

c) Khi thu tiền bán hàng của KH, kế toán ghi nhận:

– Nợ TK 111, 112

– Có 131 : phải thu KH

4. Bán hàng thông qua đại lý đúng giá hoa hồng

a) Kế toán ở đơn vị giao hàng đại lý:

– Nợ TK 157: Hàng gửi bán

– Có TK 155, 156

– Nợ các TK 111, 112, 131, … (tổng giá thanh toán)

– Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

– Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (33311).

– Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

– Có TK 157: Hàng gửi đi bán.

– Nợ TK 641: Chi phí bán hàng (hoa hồng đại lý chưa có thuế GTGT)

– Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

– Có các TK 111, 112, 131, …

b) Kế toán ở đơn vị nhận đại lý, bán đúng giá hưởng hoa hồng:

– Nợ các TK 111, 112, 131, …

– Có TK 331: Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

– Nợ TK 331: Phải trả cho người bán

– Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

– Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

– Nợ TK 331: Phải trả cho người bán

– Có TK 111, 112

5. Bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp

a) Nếu đã xuất hóa đơn, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán trả tiền ngay chưa có thuế:

– Nợ TK 131: Phải thu khách hàng

– Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá bán trả tiền ngay chưa có thuế)

– Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

– Có TK 3387: Chênh lệch giữa tổng số tiền theo giá bán trả chậm, trả góp với giá bán trả tiền ngay

b) Định kỳ, kế toán ghi nhận doanh thu tiền lãi bán hàng trả chậm, trả góp trong kỳ:

– Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện

– Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính (lãi trả chậm, trả góp)

6. Bán hàng có chiết khấu thương mại

a) Ghi nhận doanh thu

– Nợ TK 111. 131.. Tổng giá thanh toán

– Có TK 511, 512 Doanh thu bán hàng

– Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

b) Ghi nhận khoản chiết khấu thương mại cho KH

– Nợ TK 5211 Chiết khấu thương mại (TT 200)

– Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TT 133)

– Nợ TK 33311 Thuế GTGT đầu ra được giảm

– Có TK 111, 112, 131 Tổng tiền chiết khấu

c) Ghi nhận giá vốn hàng bán

– Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán

– Có TK 152, 156…

7. Giảm giá hàng bán

– Nợ TK 532 Giảm giá hàng bán

– Nợ TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

– Có TK 111

8. Hàng bán trả lại

Nhập kho ghi giảm giá vốn:

a) Nhận lại hàng bị trả lại

– Nợ TK 154, 155, 156,…

– Có TK 632 Giá vốn hàng bán

b) Thanh toán

– Nợ TK 531 Hàng bán bị trả lại

– Nợ TK 3331 Thuế GTGT (nếu có)

– Có TK 111, 112, 131,…

VI. Cơ hội nghề nghiệp kế toán bán hàng

Ngày nay các doanh nghiệp thương mại, bán lẻ tại Việt Nam mọc lên ngày càng nhiều. Tuy có tác động của dịch bệnh nhưng số lượng doanh nghiệp lớn giảm không đáng kể. Vì vậy cơ hội tìm việc làm tại vị trí kế toán bán hàng cho các doanh nghiệp này vẫn đang rộng mở nếu bạn quyết tâm trau dồi bản thân và nỗ lực hết mình. Về mức lương, theo một điều tra thì tùy thuộc vào năng lực, kiến thức kỹ năng của nhân viên và quy mô của doanh nghiệp mà mức lương sẽ khác nhau. Cụ thể mức lương trung bình cho người không có nhiều kinh nghiệm nằm trong khoảng 5-8 triệu VNĐ/tháng và người có kinh nghiệm khoảng 10-12 triệu VNĐ/tháng. 

Xem thêm:

– BackEnd là gì? Sự khác nhau giữa FrontEnd và BackEnd

– Product Owner là gì? Vai trò của Product Owner trong dự án

– IT là gì? Các yêu cầu và cơ hội việc làm của ngành IT

Hy vọng qua bài viết này bạn đã hiểu rõ hơn về vị trí kế toán bán hàng cũng như vai trò, nhiệm vụ, kỹ năng cần có đối với một kế toán bán hàng. Nếu thấy bài viết bổ ích hãy chia sẻ cho nhiều người hơn bạn nhé!