Kỹ năng phỏng vấn xin việc dành cho ứng viên và nhà tuyển dụng

Chắc chắn rằng để được nhận vào một vị trí nào đó trong công ty, chúng ta đều phải trải qua buổi phỏng vấn, kể cả online hay offline. Vậy thì làm sao để một ứng viên thể hiện kỹ năng phỏng vấn tốt khi đối mặt với nhà tuyển dụng? Hãy cùng mình tham khảo qua bài viết này để tìm ra câu trả lời nhé!

I. Kỹ năng phỏng vấn là gì?

Kỹ năng phỏng vấn (hay Interviewing Skills) là khả năng thể hiện ứng biến nhanh, chuyên nghiệp và trả lời thông minh đối với các câu hỏi của nhà tuyển dụng trong một buổi phỏng vấn. Kỹ năng phỏng vấn có thể được trau dồi, luyện tập thông qua kinh nghiệm phỏng vấn của người khác hoặc của chính bản thân. Đây là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng đối với bất kỳ ai chuẩn bị bước vào môi trường công việc. 

Tìm việc làm, tuyển dụng Nhân sự có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên Tuyển Dụng

– Thực tập sinh Nhân Sự

– Nhân viên đào tạo

II. Tầm quan trọng của kỹ năng phỏng vấn

Đối với ứng viên, buổi phỏng vấn rất quan trọng vì đó thường là bước cuối cùng quyết định họ có được nhận vào vị trí mà mình mong muốn hay không. Thế nên, những yếu tố như trả lời câu hỏi nhanh nhẹn, thái độ lịch sự, tác phong chuyên nghiệp cần được ứng viên chuẩn bị thật kỹ và thể hiện tốt trong buổi phỏng vấn. Điều này sẽ giúp bạn được nhà tuyển dụng đánh giá cao sự nghiêm túc với vị trí đang ứng tuyển và sự tôn trọng đối với công ty. Do đó, cơ hội bạn nhận được sự đồng ý từ nhà tuyển dụng sẽ tăng lên.

Đối với nhà tuyển dụng, mục đích của họ trong buổi phỏng vấn là tìm hiểu sâu hơn về ứng viên để biết được người đó có phù hợp với vị trí và văn hóa công ty hay không. Đặc biệt với một nhà tuyển dụng có nhiều kỹ năng và kinh nghiệm phỏng vấn, họ sẽ biết cách đào sâu các thông tin cũng như suy nghĩ của đáp viên về nhiều khía cạnh công việc lẫn cuộc sống. Thông qua cách trả lời, ngôn ngữ cơ thể, thái độ và tác phong của ứng viên, nhà tuyển dụng có thể hiểu rõ và đánh giá được mức độ phù hợp với doanh nghiệp. Một nhà tuyển dụng có kỹ năng phỏng vấn tốt sẽ giúp công ty tuyển chọn được nhân tài về làm việc cũng như giảm thiểu chi phí tuyển dụng cho công ty.

III. Kỹ năng phỏng vấn với tư cách ứng viên

1. Tìm hiểu kỹ về công ty ứng tuyển 

Dù ứng tuyển ở bất kỳ vị trí nào, bạn cũng nên tìm hiểu kỹ về công ty qua những thông tin trên website, Google hoặc từ những người quen đã và đang làm việc tại đó. Điều này giúp bạn xác định được môi trường công ty có phù hợp với định hướng, phong cách của mình hay không. Hơn nữa trong buổi phỏng vấn, việc bạn hiểu rõ về công ty là một điểm cộng lớn trong mắt nhà tuyển dụng. Họ sẽ đánh giá bạn thật sự nghiêm túc khi ứng tuyển vào công ty.

2. Tập luyện trước buổi phỏng vấn

Dù bạn giỏi đến đâu mà không có sự luyện tập trước thì rất có thể vẫn sẽ lúng túng khi gặp phải các tình huống bất ngờ. Vì vậy hãy tổng hợp lại những thông tin cơ bản về bản thân, xem lại các câu hỏi phỏng vấn thường gặp. Sau đó tự luyện tập cách trả lời hoặc nhờ bạn bè, người thân hỏi các câu hỏi mà mình đã chuẩn bị để có thể tự tin hơn khi phỏng vấn thật.

3. Đến phỏng vấn đúng giờ

Nguyên tắc về giờ giấc là rất quan trọng trong mọi việc, mọi tổ chức, không riêng đối với buổi phỏng vấn. Bạn nên đến nơi phỏng vấn sớm hơn khoảng 15 – 20 phút đối với phỏng vấn offline và tham gia cuộc gọi sớm hơn 10 – 15 phút đối với phỏng vấn online.

Trong trường hợp có việc đột xuất, bạn nên sắp xếp và cố gắng đến đúng giờ. Tuy vậy lời khuyên dành cho bạn vẫn là đến sớm để chuẩn bị tinh thần và phòng ngừa những tình huống bất ngờ xảy ra.

4. Trang phục và tác phong chuyên nghiệp

Ngoại hình và trang phục là điều đầu tiên có thể gây ấn tượng đối với nhà tuyển dụng khi bước vào buổi phỏng vấn. Vì vậy bạn hãy chọn những trang phục phù hợp, không cần quá trang trọng nhưng phải lịch sự, chỉn chu.

Bên cạnh đó, nếu bạn là nữ thì hãy chọn phong cách trang điểm nhẹ nhàng, kiểu tóc gọn gàng. Còn nếu là nam thì cũng hãy chọn kiểu tóc đẹp, gọn gàng, làm nổi bật gương mặt của mình.

5. Giao tiếp khéo léo, linh hoạt

Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá rất cao đối với các ứng viên có khả năng giao tiếp tốt. Vì vậy hãy cố gắng luyện tập cách ăn nói khéo léo, tinh tế và trả lời các câu hỏi một cách linh hoạt, ứng biến nhanh trong mọi tình huống được đưa ra. Điều này sẽ giúp bạn có thể ghi điểm tốt đối với nhà tuyển dụng và tăng khả năng được lựa chọn vào vị trí đang ứng tuyển.

6. Sử dụng tinh tế ngôn ngữ cơ thể

Có lẽ bạn cũng biết rằng ngôn ngữ cơ thể mà chúng ta vô tình hoặc cố ý thể hiện có thể truyền tải được nhiều cảm xúc và thông tin hơn cả những lời nói. Do đó, trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng thường để ý rất kỹ từng cử chỉ, hành động dù là nhỏ nhất của ứng viên để qua đó hiểu hơn về tính cách và con người họ. Chính vì thế nên bạn phải tập cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể của mình một cách tinh tế, cẩn thận, chú ý từng lời nói, cử chỉ nhỏ nhất của bản thân khi tham gia phỏng vấn.

7. Lắng nghe chia sẻ của nhà tuyển dụng

Những lời chia sẻ của nhà tuyển dụng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí, công việc và môi trường làm việc của công ty. Ngoài ra, những lời góp ý của họ cũng sẽ giúp bạn nhận ra những điều bản thân còn thiếu sót và cần cải thiện. Do đó, hãy lắng nghe và tiếp nhận nó một cách lịch sự. Kỹ năng lắng nghe cũng là một điều mà nhà tuyển dụng muốn thấy ở một ứng viên.

8. Biết cách đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng

Trong một buổi phỏng vấn, không chỉ có nhà tuyển dụng đặt câu hỏi một chiều mà bạn cũng nên suy nghĩ và đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng. Bạn hãy chú ý đến các thông tin nhà tuyển dụng cung cấp, nếu có thắc mắc thì nên mạnh dạn hỏi để được giải đáp ngay. Nhà tuyển dụng thường sẽ đánh giá cao các ứng viên biết đặt câu hỏi cho họ vì đó là những người mạnh dạn và thực sự hiểu các vấn đề mà hai bên đã trao đổi.

9. Thái độ thẳng thắn, tự tin

Mặc dù không có kiến thức chuyên môn quá giỏi hay bảng thành tích vượt trội nhưng sự tự tin sẽ giúp bạn lấy được điểm từ nhà tuyển dụng. Bạn không nên e dè, rụt rè, ngại ngùng mà hãy thật thẳng thắn, tự tin bày tỏ quan điểm cá nhân, thể hiện tính cách của mình. Điều đó giúp cho nhà tuyển dụng có thể cảm nhận được nguồn năng lượng tích cực và hiểu rõ bạn hơn.

10. Thành thật khi trả lời phỏng vấn

Sự trung thực là yếu tố rất quan trọng mà nhà tuyển dụng đánh giá ở mỗi ứng viên. Hãy là chính mình cũng như trả lời thành thật những gì mình có, những gì mình biết. Đôi khi điều đó khiến bạn không quá nổi bật nhưng còn tốt hơn là câu trả lời thiếu trung thực.

Bởi vì những nhà tuyển dụng có kinh nghiệm rất dễ nhận ra khi đáp viên mình trả lời không thật lòng. Và điều đó sẽ khiến đáp viên bị trừ điểm, không được đề cao trong mắt nhà tuyển dụng.

11. Theo dõi phản hồi sau phỏng vấn

Dù bạn cảm thấy mình thể hiện tốt trong buổi phỏng vấn hay không thì cũng hãy theo dõi thường xuyên điện thoại, email để nhận thông báo từ nhà tuyển dụng. Tránh trường hợp hồi âm trễ gây khó khăn và mất thời gian trong công tác tuyển dụng của công ty nhé!

IV. Kỹ năng phỏng vấn cho nhà tuyển dụng

1. Nắm rõ yêu cầu của vị trí tuyển dụng 

Đứng ở vị trí là một nhà tuyển dụng, bạn cần nắm thật rõ yêu cầu và đặc thù công việc của vị trí mà công ty đang tuyển dụng. Bạn nên chuẩn bị sẵn một bản mô tả công việc và xác định những điều mong muốn ứng viên đạt được.

Nếu bạn là nhân sự phòng tuyển dụng và được các phòng ban khác như Marketing, Kế toán, IT,… yêu cầu tuyển thêm nhân viên. Thì điều đầu tiên bạn cần làm là nói chuyện thật kỹ với người trưởng phòng để đảm bảo hiểu đúng, đủ yêu cầu cho vị trí cần tuyển. 

2. Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn

– Nghiên cứu và sàng lọc ứng viên: Trong quá trình tuyển dụng, bạn có thể sẽ nhận được rất nhiều CV được gửi qua email hoặc gửi trực tiếp. Vậy nên, công việc của bạn cần làm chính là sàng lọc sơ bộ những ứng viên phù hợp nhất cho vòng phỏng vấn. Để tiết kiệm thời gian, bạn hãy nghiên cứu các yếu tố bắt buộc phải có và liệt kê chúng ra. Sau đó dựa trên danh sách đó, bạn có thể tiến hành sàng lọc ứng viên nhanh hơn.

– Sắp xếp thời gian và địa điểm phỏng vấn: Sau khi đã chọn ra được ứng viên đạt các yêu cầu cơ bản, bạn sẽ bắt đầu sắp xếp thời gian và cách thức, địa điểm phỏng vấn cho từng ứng viên. Bạn nên sắp xếp thời gian một cách hợp lý, không bị trùng hoặc thời gian phỏng vấn giữa các ứng viên quá sát nhau. Ngoài ra, bạn nên cân nhắc chọn lựa hình thức phỏng vấn online hoặc offline tùy tình hình hiện tại.

– Liên hệ với ứng viên phù hợp: Cuối cùng, bạn nên phản hồi kết quả kèm lịch phỏng vấn cho đáp viên qua email hoặc gọi điện thoại trực tiếp một cách sớm nhất có thể. Nếu lựa chọn cách gọi điện, bạn cần tránh liên hệ vào các giờ nghỉ trưa hoặc tối khuya. Khi trao đổi với ứng viên, bạn cần trình bày rõ ràng, ngắn gọn, tránh dùng tiếng địa phương làm ứng viên khó khăn trong việc tiếp nhận thông tin.

3. Các phương pháp đặt câu hỏi

– Câu hỏi chung: Những câu hỏi chung như kinh nghiệm, vị trí ứng viên đã từng làm, lý do ứng viên lựa chọn vị trí, hiểu biết về công ty,… được gọi là câu hỏi chung. Chúng dùng để xác nhận lại những thông tin ghi trên CV của ứng viên và tìm hiểu động cơ của họ khi ứng tuyển vào vị trí này.

– Câu hỏi hành vi: Nhằm tìm hiểu về phong cách làm việc cũng như cách ứng viên đã đối mặt và giải quyết các vấn đề trong những công việc trước đây hoặc trong cuộc sống. Một số câu hỏi bạn nên hỏi như vấn đề lớn nhất bạn đã từng gặp phải và cách giải quyết nó? Những vị trí quan trọng nào bạn đã đảm nhận trong một công ty hoặc tổ chức? Bạn học được kinh nghiệm làm việc nào qua các vị trí đó?

– Câu hỏi giả thuyết: Nhà tuyển dụng thường dùng các tình huống giả lập nhằm thử cách phản ứng và giải quyết của ứng viên để đánh giá khả năng giải quyết vấn đề của ứng viên. Các câu hỏi thường dùng là: cách giải quyết mâu thuẫn giữa đồng nghiệp cùng thực hiện trong một dự án, cách xử lý các vấn đề khách hàng phàn nàn trong một tình huống cụ thể nào đó,…

– Câu hỏi gây áp lực: Dạng câu hỏi này thường được sử dụng khi doanh nghiệp muốn tuyển dụng những vị trí cấp cao và quan trọng. Mục đích của các câu hỏi này là kiểm tra khả năng chịu áp lực và tư duy sáng tạo, kỹ năng giải quyết vấn đề của ứng viên. Vị trí càng quan trọng thì câu hỏi đặt ra nên khó và hóc búa hơn để ứng viên có thể bộc lộ được khả năng của mình.

– Câu hỏi tự đánh giá: Câu hỏi để ứng viên tự đánh giá bản thân như: ưu nhược điểm, khả năng, kinh nghiệm trong quá khứ cũng là loại câu hỏi nhà tuyển dụng nên gợi ý cho ứng viên có thể thể hiện được bản thân của mình.

– Câu hỏi thăm dò: Đôi khi ứng viên sẽ không trả lời đúng như ý bạn muốn hỏi. Vì vậy, bạn nên chuẩn bị những câu hỏi phụ, hay còn gọi là câu hỏi follow-up để đào sâu hơn vấn đề muốn tìm hiểu ở ứng viên. Bạn có thể dùng một số câu mở đầu, chẳng hạn như bạn có thể vui lòng cho tôi biết thêm về …? Bạn có thể cho tôi một ví dụ về điều bạn vừa trình bày không?

4. Các chủ đề phỏng vấn

– Kiến thức chuyên môn: Bạn cần tập trung hỏi ứng viên về những hiểu biết, kiến thức sâu về chuyên ngành, lĩnh vực của vị trí đang tuyển dụng. Bên cạnh đó là bằng cấp, chứng chỉ về lĩnh vực chuyên môn và trường mà ứng viên đã theo học.

– Kỹ năng nghề nghiệp: Các kỹ năng quan trọng bạn cần biết thêm về ứng viên là kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng ra quyết định, khả năng tư duy, phản biện, kỹ năng lập kế hoạch, lập mục tiêu,…

– Hành vi và động lực: Bạn cần đào sâu về động lực khiến ứng viên muốn làm việc và cống hiến cho công ty cũng như hành vi cụ thể nào ứng viên sẽ thực hiện nếu được nhận vào vị trí.

– Hiểu biết về con người: Bạn nên tìm hiểu ứng viên về tính cách, định hướng nghề nghiệp, văn hóa làm việc, khả năng thích ứng với môi trường,… Nhằm hiểu rõ hơn về ứng viên và quyết định xem ứng viên có thực sự phù hợp với vị trí đang tuyển dụng không.

– Năng lực và phong cách lãnh đạo: Với chủ đề này bạn sẽ tìm hiểu khả năng lãnh đạo, phong cách quản lý, làm việc nhóm, khả năng truyền cảm hứng của đáp viên. Đây là những yếu tố quan trọng để đánh giá ứng viên có tài năng hay không.

5. Tiến trình phỏng vấn tuyển dụng

Quá trình phỏng đôi khi có thể khiến ứng viên hoặc chính nhà tuyển dụng cảm thấy áp lực và căng thẳng. Do đó, với vị trí là một nhà tuyển dụng, bạn nên cố gắng tạo một môi trường thoải mái, vui vẻ nhất, giúp đáp viên không cảm thấy ngột ngạt khi bắt đầu tham gia buổi phỏng vấn. Khi đã cảm thấy thoải mái, ứng viên sẽ thể hiện tốt hơn phần phỏng vấn của mình, giúp nhà tuyển dụng đánh giá khách quan hơn năng lực của ứng viên. Sau đó, nhà tuyển dụng sẽ bắt đầu tiến hành các phần tiếp theo trong buổi phỏng vấn. Cụ thể gồm 5 phần được trình bày sau đây.

– Mở đầu buổi phỏng vấn: Đầu tiên hãy tạo sự thân mật, thoải mái cho nhau bằng cách trao đổi những chủ đề trong cuộc sống như thời tiết trong buổi hôm đó hoặc nói về sở thích mà ứng viên có ghi trong CV. Bước đầu này chỉ cần cả hai bên cảm thấy thoải mái để tiếp tục các phần tiếp theo suôn sẻ hơn.

– Chia sẻ thông tin với ứng viên: Nhà tuyển dụng cần trình bày những thông tin cơ bản về nhiệm vụ, vai trò, yêu cầu của vị trí đang tuyển một cách rõ ràng, dễ hiểu. Bên cạnh đó, có thể giới thiệu các thông tin cơ bản về công ty để ứng viên hiểu hơn.

– Đặt câu hỏi phỏng vấn: Bạn nên bắt đầu hỏi từ những câu hỏi chung đến các câu hỏi hành vi và cuối cùng là các câu hỏi khó, gây áp lực để đánh giá và phân loại ứng viên.

– Tổng kết và đánh giá: Sau khi đã phỏng vấn xong, nhà tuyển dụng cần tổng kết lại những điều hai bên đã trao đổi, cảm ơn vì sự tham gia của ứng viên và thông báo thời gian công bố kết quả dự kiến cũng như cách thức gửi kết quả cho ứng viên.

– Bổ sung một bài kiểm tra nhỏ (nếu cần): Đối với một số vị trí có yêu cầu đặc biệt về một kỹ năng nào đó như viết, lên kế hoạch thì nhà tuyển dụng có thể yêu cầu thêm một bài kiểm tra nhỏ nhằm chọn lọc ứng viên tốt nhất, phù hợp nhất.

6. Những lưu ý trong buổi phỏng vấn

– Giữ thái độ vui vẻ và thân thiện: Là một nhà tuyển dụng có thể bạn nghĩ mình phải nghiêm túc trong cuộc phỏng vấn. Tuy nhiên, đôi khi bạn đừng nên quá cứng nhắc mà hãy phỏng vấn, trò chuyện một cách thân thiện, vui vẻ với ứng viên.

– Hãy lắng nghe nhiều hơn nói: Buổi phỏng vấn là để nhà tuyển dụng hiểu rõ được các ứng viên và đánh giá dựa trên các câu trả lời đó. Nên phải tạo cơ hội nhiều nhất có thể cho ứng viên được nói và bày tỏ quan điểm của mình. Nhiệm vụ của bạn là hãy lắng nghe thật kỹ và đánh giá thật khách quan.

– Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể: Từng cử chỉ hay hành động nhỏ của ứng viên cũng có thể thể hiện một phần nào đó tính cách và thái độ của họ. Nên bạn cần chú ý đến ngôn ngữ cơ thể bên cạnh lắng nghe những câu trả lời.

– Đặt câu hỏi thông minh và hiệu quả: Những câu hỏi tốt và thông minh mới có thể đào sâu được vấn đề, giúp nhà tuyển dụng thật sự tìm ra ẩn số của ứng viên. Vì vậy, bạn nên chuẩn bị những câu hỏi sâu sắc, câu hỏi mở để hỏi ứng viên.

– Cho ứng viên thời gian chuẩn bị câu trả lời: Nếu ứng viên chưa trả lời ngay lập tức câu hỏi bạn đưa ra thì cũng đừng lo lắng nếu có sự im lặng trong quá trình phỏng vấn. Hãy kiên nhẫn chờ đợi câu trả lời khi ứng viên cảm thấy sẵn sàng nhất.

– Ghi chú trong khi phỏng vấn: Có những lúc bạn phải phỏng vấn rất nhiều người do đó không thể nào nhớ hết được từng phần thể hiện của ứng viên. Vì vậy, việc ghi chép lại những ý chính, những phát hiện hay về ứng viên là vô cùng quan trọng đối với nhà tuyển dụng.

– Kiểm soát thời gian phỏng vấn: Có một số buổi phỏng vấn kéo dài quá lâu gây ảnh hưởng đến những ứng viên sau thì đó là điều không tốt vì sẽ ảnh hưởng đến người khác và gây mất uy tín đối với nhà tuyển dụng. Vì vậy, bạn phải biết kiểm soát buổi phỏng vấn trong thời gian cho phép.

7. Phân tích thông tin khách quan

Trong một cuộc phỏng vấn, bạn cần đưa ra các vấn đề thực tế mà bạn đã phải đối mặt và hỏi ứng viên cách họ sẽ giải quyết vấn đề đó, đặc biệt nếu có một số vấn đề liên quan đến công việc mà ứng viên sẽ được tuyển dụng. Điều này giúp bạn có thể đánh giá một cách chính xác hơn về khả năng của ứng viên thông qua các thông tin trường hợp thực tế, khách quan.

8. Đánh giá sau phỏng vấn

Liên hệ với ứng viên sau cuộc phỏng vấn để cho họ biết tình trạng hồ sơ của họ – bất kể họ có nhận được vị trí đó hay không. Điều này rất có ý nghĩa đối với ứng viên và để lại ấn tượng tốt về công ty của bạn. Ứng viên sẽ có nhiều khả năng giới thiệu người khác đến công ty của bạn hơn.

Xem thêm:

– Phỏng vấn là gì? Các kiểu phỏng vấn tuyển dụng thường gặp

– Những lưu ý khi phỏng vấn online giúp ghi điểm tuyệt đối với nhà tuyển dụng

– Cách deal lương khi phỏng vấn với nhà tuyển dụng khéo léo, hiệu quả

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị thật tốt cho buổi phỏng vấn sắp tới dù ở vai trò ứng viên hay nhà tuyển dụng. Chúc bạn sẽ thật tự tin, thể hiện tốt trong buổi phỏng vấn và nhận được kết quả như mong muốn. Hãy chia sẻ bài viết cho nhiều người hơn nếu thấy nó bổ ích nhé!

Nguồn tham khảo: 

https://www.indeed.com/interviewing/interview-skill

https://www.skillsyouneed.com/ips/interviewing-skills.html