Nguyên tắc kiểm soát nội bộ quan trọng và các lưu ý cần ghi nhớ

Để có được một quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả đòi hỏi ban kiểm soát nội bộ cần có đủ kiến thức, kỹ năng để thực hiện nhiệm vụ và xử lý các tình huống có thể xảy ra. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ đến các bạn những nguyên tắc kiểm soát nội bộ quan trọng, những yếu tố tác động đến hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ và từ đó gợi ý những giải pháp mà Ban kiểm soát nội bộ có thể áp dụng để hoàn thành tốt những nhiệm vụ quan trọng mà doanh nghiệp yêu cầu. 

I. Nguyên tắc kiểm soát nội bộ là gì?

Theo Luật Kế toán năm 2015, “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”. Và nguyên tắc kiểm soát nội bộ chính là tập hợp những định hướng cơ bản trong hoạt động kiểm soát nội bộ mà doanh nghiệp cần tuân theo. 

Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ là vô cùng quan trọng trong một doanh nghiệp, giúp quá trình làm thủ tục kiểm soát các hoạt động trong nội bộ được chặt chẽ hơn. Từ đó giúp công ty đạt được các mục đích đề ra cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Tìm việc làm, tuyển dụng QC có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên QC Bách Hóa Xanh 

– Tối Ưu Vận Hành Logistic Bách Hóa Xanh

– Cộng tác viên QC Bách Hóa Xanh

II. Nguyên tắc kiểm soát nội bộ quan trọng

1. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Phân công, phân nhiệm là một trong những nguyên tắc kiểm soát nội bộ quan trọng. Trong một tập thể, một doanh nghiệp, việc phân chia trách nhiệm công việc đồng đều cho từng thành viên và kỹ năng làm việc nhóm là điều cần thiết giúp nâng cao hiệu suất công việc. Bởi vì mỗi nghiệp vụ quan trọng sẽ bao gồm những công việc cụ thể khác nhau kèm theo đó yêu cầu trình độ chuyên môn khác nhau, khi phân chia công việc phù hợp với khả năng chuyên môn từng người sẽ giúp nhân viên nâng cao khả năng chuyên môn cũng như tránh được những trường hợp gian lận hay sai sót do một cá nhân kiểm soát hết mọi mặt của nghiệp vụ.

2. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Bên cạnh nguyên tắc phân công, phân nhiệm thì bất kiêm nhiệm cũng là một nguyên tắc kiểm soát nội bộ chủ yếu. Hiểu một cách đơn giản thì bất kiêm nhiệm tức là một cá nhân không được giữ nhiều vị trí, chức vụ khác nhau. Theo đó, nguyên tắc bất kiêm nhiệm yêu cầu có sự tách biệt rõ ràng về trách nhiệm của các cá nhân trong các nghiệp vụ có liên quan, cho phép kiểm tra lẫn nhau trong việc thực hiện các công việc nhưng quyền quyết định vẫn thuộc về cá nhân nắm chính đầu việc đó. Mục đích của nguyên tắc này là để ngăn ngừa các trường hợp sai phạm, lạm dụng quyền hạn, gây ra những ảnh hưởng xấu cho hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.

3. Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn

Bên cạnh việc phân chia công việc phù hợp, để các công việc được tiến hành một cách xuyên suốt hiệu quả thì các công tác ủy quyền, hay phê chuẩn công việc cũng vô cùng quan trọng. Việc phê chuẩn chính là biểu hiện cho việc quyết định và giải quyết công việc trong phạm vi trách nhiệm. Để không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp thì các nhà quản lý sẽ trực tiếp phê chuẩn hoặc ủy quyền cho các cấp dưới thấp hơn giải quyết các công việc trong phạm vi nhất định. Việc phê chuẩn hay ủy quyền cũng phải thực hiện nghiêm ngặt và kiểm tra đúng đắn, chính xác.  

4. Nguyên tắc toàn diện

Nguyên tắc toàn diện ở đây có nghĩa là toàn bộ hoạt động trong doanh nghiệp đều được hệ thống kiểm soát nội bộ kiểm soát theo các nguyên tắc kiểm soát nội bộ. 

5. Nguyên tắc tối ưu chi phí

Tối ưu chi phí cũng chính là một trong những nguyên tắc kiểm soát nội bộ mà doanh nghiệp quan tâm. Bởi vì mỗi hoạt động kiểm soát đều đòi hỏi những chi phí nhất định, thế nên một biện pháp hay chiến lược kiểm soát nội bộ chỉ được đưa vào áp dụng khi đảm bảo chi phí bỏ ra thấp hơn phần lợi ích mà nó mang lại. Chính vì vậy, theo nguyên tắc tối ưu chi phí này, yêu cầu hệ thống kiểm soát nội bộ cần định lượng được những rủi ro có thể xảy ra, tính toán để làm sao hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất.

6. Kiểm tra độc lập

Trong các nguyên tắc kiểm soát nội bộ thì việc kiểm tra độc lập, riêng lẻ từng cá nhân, từng khách thể là việc cần được thực hiện. Mục đích của kiểm tra độc lập này là để tạo ra một môi trường làm việc trung thực, khách quan, rõ ràng, từ đó mới giúp nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

7. Phân tích rà soát

Bên cạnh những nguyên tắc được đề cập ở trên thì phân tích rà soát cũng là một nguyên tắc kiểm soát nội bộ không thể bỏ qua. Phân tích rà soát chính là phân tích, so sánh các số liệu, thông tin từ các kênh, các nguồn khác nhau, việc phân tích cũng cần được thực hiện rõ ràng theo các chỉ tiêu cụ thể. Việc phân tích rà soát như vậy sẽ giúp nhanh chóng phát hiện được những sai sót, hay thậm chí là những hành vi gian lận, từ đó sẽ có những biện pháp xử lý kịp thời. 

III. Yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Có 6 nhân tố tác động đến hiệu quả kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp gồm: 

– Môi trường kiểm soát: bao gồm các nhân tố như triết lý – phong cách điều hành – quan điểm – nhận thức của Ban lãnh đạo, Ban giám đốc, Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, Đội ngũ nhân sự và các yếu tố khác bên ngoài ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ như các trách nhiệm pháp lý, các cơ quan nhà nước… Đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. 

– Hệ thống kế toán: là các quy định về kế toán mà doanh nghiệp áp dụng để thực hiện ghi chép và phản ánh tất cả những giao dịch phát sinh trong báo cáo tài chính. Một hệ thống kế toán cần đảm bảo được tính đầy đủ, tính trung thực, tính phê chuẩn, tính chính xác, tính phân loại, tính kịp thời bởi vì các số liệu, thông tin được thể hiện trong báo cáo tài chính của hệ thống kế toán chính là cơ sở cho ban lãnh đạo, quản lý công ty cân nhắc, tính toán và đưa ra những quyết định, chính sách cho hoạt động quản lý doanh nghiệp.

– Đánh giá rủi ro: trong quá trình hoạt động, vận hành doanh nghiệp thì những rủi ro phát sinh là điều không thể tránh khỏi. Chính vì vậy, các nhà quản lý doanh nghiệp cần phân tích, đánh giá kỹ lưỡng những rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra những biện pháp kiểm soát, hạn chế tối đa những tổn thất có thể xảy ra cho doanh nghiệp.  

– Hoạt động kiểm soát: bao gồm việc xây dựng quy trình kiểm toán, phân chia trách nhiệm công việc, phê chuẩn công việc đúng đắn, kiểm soát hoạt động xử lý chứng từ sổ sách, kiểm soát vật chất (tài sản) và cuối cùng là phân tích rà soát những việc đã thực hiện để đảm bảo mọi việc đều hoạt động bình thường, qua đó cũng có thể phát hiện những vấn đề bất thường để có những kế hoạch điều chỉnh các hoạt động một cách hiệu quả, phù hợp. 

– Thông tin và truyền thông: là một yếu tố quan trọng phục vụ cho hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Một hệ thống thông tin truyền thông được xem là có chất lượng khi đảm bảo các yêu cầu sau: thứ nhất là doanh nghiệp thường xuyên cập nhật chính xác và kịp thời các thông tin quan trọng cho những người quản lý, người có thẩm quyền trong công ty; thứ hai là các thông tin được truyền tải cần được tiếp cận đến toàn bộ công ty cần đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ có thể hiểu và thực hiện được; ngoài ra thì doanh nghiệp cũng cần có các biện pháp xử lý phòng ngừa cho những trường hợp gặp sự cố khi truyền tải thông tin, hoặc mất thông tin dữ liệu.

– Giám sát: là hoạt động mà người quản lý hoặc người giám sát trong kiểm soát nội bộ công ty theo dõi và đánh giá chất lượng của hệ thống đang vận hành tốt hay không hay cần có những điều chỉnh cho phù hợp và hiệu quả hơn. Việc giám sát có thể được thực hiện thường xuyên hay định kỳ tùy vào chính sách quản lý của ban lãnh đạo công ty, phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp hiện tại.

IV. Giải pháp kiểm soát nội bộ chuyên nghiệp

– Kiểm soát giao hàng và bán hàng: để kiểm soát hiệu quả thì việc thực hiện đặt hàng cần tuân theo các điều khoản và điều kiện quy định (mẫu đơn đặt hàng như thế nào, ai là người có thẩm quyền phê duyệt …), bên cạnh đó cũng có những chính sách về thanh toán, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa để có thể giao hàng đúng và đủ cho khách hàng cũng như hạch toán đầy đủ và chính xác vào báo cáo tài chính. Khi giao hàng thì cũng nên có các cam kết về ngày giao hàng, việc này thì nhân viên bán hàng cũng cần được duyệt phê duyệt trước khi thực hiện.

– Kiểm soát mua hàng: để hạn chế những sai sót cũng như gian lận trong việc đặt hàng từ nhà cung cấp thì chỉ những người có thẩm quyền mới có thể lập được phiếu đề nghị mua hàng (có chữ ký và phê duyệt đúng đắn). Bên cạnh đó thì doanh nghiệp cũng nên phân chia tách biệt giữa chức năng mua hàng và nhận hàng để có thể đo lường và kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa chính xác nhất. Ngoài ra, sau một thời gian nhất định thì công ty cũng nên cân nhắc hoán đổi nhân viên mua hàng để kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng bất hợp lệ từ nhà cung cấp, cũng như có chính sách kỷ luật nếu có hành vi vi phạm. Khi mua hàng thì phòng mua hàng cũng phải có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán các khoản thanh toán liên quan (chiết khấu, hàng trả lại, chưa thanh toán…), từ đó hệ thống kế toán mới có thể kiểm soát được chính xác nhất.

– Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định (TSCĐ): đối với hàng tồn kho, để có thể kiểm tra kỹ càng và phát hiện những sai lệch (nếu có) thì cần tách biệt chức năng của thủ quỹ và kế toán hàng tồn kho, các hàng hóa nhập/xuất kho chỉ hợp lệ khi có phiếu nhập xuất hàng kèm theo chữ ký của thủ kho, và để tránh hàng hóa bị thất lạc thì hàng tồn kho nên có những nhãn dán ghi rõ thông tin hay phiếu lưu chuyển hàng hóa chi tiết. Đối với tài sản cố định, phòng kế toán cần lưu giữ các giấy tờ đăng ký tài sản cố định để có thể đối chiếu và kiểm kê TSCĐ theo yêu cầu hay định kỳ và cập nhật đúng vào bản đăng ký TSCĐ. 

– Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng: đối với kiểm soát tiền mặt thì bộ phận kế toán cần có sổ quỹ để ghi lại thông tin thu – chi tiền mặt và quản lý, bên cạnh đó thì để sử dụng khoản tiền mặt hợp lý thì cần quy định mức thanh toán cụ thể và thường xuyên kiểm tra số dư tiền mặt, đảm bảo tính minh bạch trong quá trình làm việc của kế toán và thủ quỹ. Đối với kiểm soát tài khoản ngân hàng thì cần thường xuyên thực hiện đối chiếu số dư trên tài khoản ngân hàng với số dư trên sổ sách được kế toán thống kê, khi có sự chênh lệch thì cần đối chiếu lập tức với các chứng từ thu chi có liên quan để có xử lý kịp thời. 

– Kiểm soát hệ thống thông tin: hệ thống thông tin là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, do đó, việc kiểm soát hệ thống thông tin cần được thực hiện chặt chẽ, cụ thể: đối với tài liệu nội bộ công ty thì cần đồng bộ tài khoản của nhân viên trong công ty, mỗi người một tài khoản và có quyền truy cập vào từng mục khác nhau theo quyền hạn và chức năng của nhân viên; bên cạnh đó, để tránh trường hợp mất thông tin quan trọng thì doanh nghiệp cần nên lập bản sao dự phòng các dữ liệu quan trọng và quản lý an toàn ở máy chủ trung tâm; ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần có sự bảo vệ cho hệ thống máy tính bằng cách cài phần mềm diệt virus, không sử dụng các phần mềm không có bản quyền khi chưa có sự phê duyệt của bộ phận IT. 

Xem thêm:

– Mức lương của nhân viên QA và cơ hội nghề nghiệp trong tương lai

– Phân biệt QA, QC và yếu tố nào quan trọng nhất đối với một QA, QC

– Mô tả công việc của nhân viên kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Hy vọng bài viết sẽ mang đến cho bạn những thông tin hữu ích về hoạt động kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Đừng quên để lại bình luận và chia sẻ bài viết nếu bạn thấy bổ ích nhé! Hẹn gặp các bạn trong những bài viết tiếp theo.