Cách trả lời email phỏng vấn chính xác, chuyên nghiệp, ấn tượng

Chắc chắn thứ mà bạn mong đợi sau khi gửi CV tìm kiếm công việc là email mời phỏng vấn từ Nhà tuyển dụng. Việc trả lời email chuyên nghiệp và tạo ấn tượng có thể sẽ giúp bạn ghi thêm điểm trong buổi phỏng vấn sắp tới đấy. Hãy cùng mình tìm hiểu cách trả lời thư mời phỏng vấn chính xác, chuyên nghiệp, ấn tượng qua bài viết này nhé.

I. Các phần phải có trong email trả lời

1. Tiêu đề

Phần tiêu đề chính là lời xác nhận lời mời phỏng vấn vị trí bạn đã ứng tuyển. Cách viết ngắn gọn, mạch lạc, rõ ràng này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng xác nhận, kiểm tra và sắp xếp phỏng vấn thuận tiện hơn.

VÍ DỤ: THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN VỊ TRÍ QUẢN LÝ BÁCH HÓA XANH – NGUYỄN ĐÌNH A

2. Lời chào trang trọng

Đừng quên mở lời chào trang trọng, thân thiện đến người mời bạn tới phỏng vấn. Nếu biết rõ tên người gửi email, đừng ngại mà hãy chào họ nhé. Việc chào hỏi dành cho người mới quen này giúp bạn thể hiện được sự chân thật, thiện chí cùng thái độ lịch sự.

3. Lý do viết thư

Đề cập đến lý do viết thư là điều không thể thiếu. Trình bày trực tiếp vào vấn đề, không lòng vòng mà hãy cảm ơn và xác nhận lịch hẹn phỏng vấn ngay bạn nhé. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn lựa chọn thời gian phỏng vấn thì cần chọn và nhớ ghi rõ thời gian.

4. Những yêu cầu hoặc câu hỏi thêm (nếu có)

Nếu có những thắc mắc về buổi phỏng vấn như giấy tờ, hồ sơ cần phải mang theo thì đừng bỏ lỡ mà hãy hỏi ở phần này nhé. Hoặc nếu không có, hãy bỏ qua phần này để đi đến lời cảm ơn.

5. Lời cảm ơn

Đây là phần quan trọng của của email vì bên cạnh lời xác nhận đến tham dự phỏng vấn, điều này còn giúp thể hiện bạn rất trân trọng và quan tâm đến công việc mình ứng tuyển. Khi nhận được lá thư cảm ơn, nhà tuyển dụng sẽ nhìn thấy năng lực và muốn dành cơ hội cho bạn. Vì thế đừng ngại cho thêm một lời cảm ơn để thể hiện sự biết ơn. Chắc chắn chi tiết nhỏ này sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

6. Chữ ký cuối mail

Bạn nên có chữ ký email riêng cho mình. Đó có thể là tên bạn, số điện thoại, địa chỉ liên hệ,… vì sự chủ động này sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ ngay cho bạn khi có bất kỳ trường hợp nào bất ngờ phát sinh.

Tìm việc làm, tuyển dụng Nhân sự có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên Tuyển Dụng

– Nhân viên HR Data Analyst/ HR Data Admin

– Nhân viên quan hệ lao động

II. Lưu ý khi trả lời email mời phỏng vấn

1. Thời gian trả lời

Gửi lời xác nhận email càng sớm càng tốt. Thời điểm lý tưởng để xác nhận lịch hẹn là ngay sau khi nhận được thư mời hoặc cuộc gọi mời phỏng vấn.

Thông thường trong cuộc gọi hoặc email sẽ có thông tin chi tiết về lịch phỏng vấn. Nếu đang bận chưa trả lời được thì hãy nhớ trả lời càng sớm càng tốt nhé.

2. Câu văn rõ ràng rành mạch, không có lỗi chính tả

Hãy nhớ rằng, phần nội dung thư nên trình bày rõ ràng, mạch lạc, không dài dòng vì nhà tuyển dụng sẽ không có nhiều thời gian để tập trung đọc tâm tư tình cảm bạn gửi gắm trong email xác nhận đến phỏng vấn đâu.

Đi kèm với trả lời email nhanh chóng, sự chuyên nghiệp của bạn còn thể hiện qua câu chữ. Hãy cẩn thận, chi tiết và đừng để mắc lỗi sai chính tả, tránh thiếu chuyên nghiệp ngay khi chưa gặp mặt nhà tuyển dụng nhé.

3. Hỏi về các thông tin cần thiết

Thường thì nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn phải mang theo CV khi đi phỏng vấn. Tuy nhiên, một vài công ty lại có thể sẽ yêu cầu những tài liệu khác như: chứng minh thư, sơ yếu lý lịch,… Vì thế, trong email, bạn cũng nên hỏi về những giấy tờ mà bạn cần phải mang theo hoặc bất cứ thông tin nào mà nhà tuyển dụng muốn bạn chia sẻ.

III. Mẫu email xác nhận lịch phỏng vấn

Dù được gọi điện hay gửi email mời phỏng vấn thì khi viết thư xác nhận, bạn nên tuân thủ các quy tắc trên. Bạn có thể tham khảo mẫu email phỏng vấn dưới đây nhé:

Tiêu đề: THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN VỊ TRÍ QUẢN LÝ BÁCH HÓA XANH – NGUYỄN ĐÌNH A

Kính gửi: Phòng (Bộ phận) Tuyển Dụng Công ty ABC

Cảm ơn Quý công ty đã dành cho tôi cơ hội phỏng vấn vị trí Quản lý Bách Hóa Xanh. Tôi xin xác nhận lại lịch phỏng vấn vào lúc 14h ngày Thứ 2 (5/7) tại địa điểm của công ty. Xin vui lòng cho tôi biết nếu công ty cần bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn. 

Trân trọng, 

Nguyễn Đình A

——————-

SĐT: 0123456789

Gmail: nguyendinha1234@gmail.com

Xem thêm:

>> Cách gửi CV qua email thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng

>> Cách viết thư cảm ơn nhà tuyển dụng sau phỏng vấn ấn tượng

>> Cách viết email xin nghỉ phép chuyên nghiệp, đầy thuyết phục

Khi nhận được email mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, đây hẳn là điều đáng mừng vì điều này chứng tỏ CV của bạn ghi điểm trong mắt họ. Với những thông tin chia sẻ cùng mẫu trả lời email phỏng vấn chính xác, chuyên nghiệp trên sẽ giúp bạn thu hút, tạo ấn tượng tốt trong buổi phỏng vấn sắp tới. Hãy chia sẻ bài viết hữu ích và chúc bạn thành công!