Chức năng, nhiệm vụ của ban kiểm soát nội bộ trong công ty

Các công ty, doanh nghiệp hiện nay đang rất cần một bộ phận đóng vai trò như hệ thống giám sát các cơ quan, bộ máy trong công ty. Để có thể hiểu được công việc của hệ thống này, các bạn cần tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của ban kiểm soát nội bộ công ty. Bài viết dưới đây sẽ thông tin thêm về công việc này.

I. Chức năng, nhiệm vụ của ban kiểm soát nội bộ

1. Định nghĩa và cơ cấu ban kiểm soát nội bộ

Tổ chức hoạt động chủ yếu dựa vào công ty được lập ra bởi Hội đồng quản trị được gọi là Ban kiểm soát nội bộ của công ty đó. Tổ chức chức này giúp cho Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong việc quản lý. Đồng thời, đảm bảo tuân thủ quy định về quá trình điều hành hoạt động kinh doanh, ghi chép sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và việc chấp hành điều lệ công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị và Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Thông thường, cơ cấu cơ bản của Ban kiểm soát mỗi công ty thường bao gồm: bộ phận trưởng ban kiểm soát, các thành viên ban kiểm soát chuyên trách và các thành viên ban kiểm soát không chuyên trách.

2. Chức năng của ban kiểm soát nội bộ

Một trong những chức năng hàng đầu của ban kiểm soát nội bộ công ty chính là tiến hành đánh giá, kiểm tra và rà soát hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm toán, quản trị rủi ro và cảnh báo sớm của công ty. Tiếp đến là việc kiểm tra tính nhất quán, hệ thống và phù hợp trong việc thống kê, lập báo cáo tài chính, thực hiện nhiệm vụ kế toán của công ty. Kiểm tra mức độ cẩn trọng, hợp lý, hợp pháp trong điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh. Ban kiểm soát nội bộ còn thực hiện giám sát việc quản lý và điều hành công ty của Hội đồng quản trị (đối với Công ty cổ phần – CTCP), Hội đồng thành viên (Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn – TNHH), Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

3. Nhiệm vụ của ban kiểm soát nội bộ

Bên cạnh việc kiểm tra đánh giá, ban kiểm soát nội bộ còn có nhiệm vụ thẩm định báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị (đối với CTCP) hoặc Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH). Ngoài ra, họ còn phải thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh 06 tháng, hàng năm của công ty và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp thường niên…

Ban kiểm soát nội bộ của công ty có thể kiến nghị Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông những biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. Khi phát hiện có thành viên Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông, bộ phận kiểm soát nội bộ phải thông báo ngay bằng văn bản đến cho cơ quan có thẩm quyền, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.

Việc làm, tuyển dụng kiểm soát nội bộ có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên phân tích dữ liệu và dự báo mua hàng Bách Hoá Xanh

– Nhân viên kiểm soát vận hành siêu thị Bách Hoá Xanh

II. Cách thức báo cáo về hoạt động kiểm soát nội bộ

Báo cáo nội bộ cho ban quản trị: ban kiểm soát nội bộ thường báo cáo về chất lượng của hoạt động kiểm soát nội bộ cho Ban quản trị để đảm bảo công ty có thể đạt được những mục tiêu chính và để đảm bảo hệ thống này không chỉ ra những “rủi ro không cần thiết”. Cụ thể hơn, ban quản trị thường nhận báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ từ ba nguồn cơ bản bao gồm: báo cáo quản lý từ các hoạt động, các báo cáo kiểm toán nội bộ và các báo cáo ngoại kiểm.  

Báo cáo ngoại kiểm: ban kiểm soát nội bộ cũng có thể yêu cầu ban quản trị đưa ra báo cáo về đánh giá đối với hệ thống kiểm soát. Thông tin trình bày trong báo cáo này thường bao gồm những nội dung cơ bản như: mục đích của hoạt động và giới hạn kiểm soát của hoạt động này, ban quản trị đưa ra giả thiết về những trách nhiệm đối với việc thực hiện và quản lý một hệ thống, ban quản trị sử dụng kiểm toán nội bộ như là một yếu tố kiểm soát chính và phản hồi về hoạt động kiểm soát từ các kiểm toán viên bên ngoài. 

Báo cáo tính tuân thủ: trong những điều kiện, tình huống nhất định, dạng báo cáo này thường sẽ được ban kiểm soát nội bộ đưa ra. Ví dụ: Uỷ ban chứng khoán Nhà nước yêu cầu báo cáo về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với kế toán của một công ty đại chúng.

Báo cáo của ủy ban kiểm toán: Các uỷ ban kiểm toán được yêu cầu phát hành các báo cáo về trách nhiệm của họ trong đó bao gồm cả đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ. Báo cáo này thường có nội dung giống với báo cáo nội bộ cho ban quản trị.

III. Phân loại kiểm soát nội bộ

– Kiểm soát giao hàng và bán hàng: ban kiểm soát nội bộ trong công việc này sẽ có vai trò cam kết tính hợp lý về ngày giao hàng hoặc một cách thức khác, nhận đơn đặt hàng đúng với điều khoản và điều kiện, áp dụng những chính sách bán chịu và kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý, giao chính xác số lượng và loại sản phẩm cho đúng khách hàng và hạch toán đầy đủ và chính xác bản hàng bằng tiền mặt.

– Kiểm soát mua hàng: vai trò của ban kiểm soát nội bộ lúc này có thể chỉ định người có thẩm quyền lập phiếu đề nghị mua hàng, ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp, kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp, nhận đúng hàng, ngăn chặn hoá đơn đúp/ giả do nhà cung cấp và thanh toán mua hàng chính xác.

– Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định: ban kiểm soát nội bộ có trách nhiệm bảo vệ hàng tồn kho bằng cách: tách biệt chức năng của kế toán kho và thủ quỹ, hàng hoá sản phẩm nhập và xuất kho phải có phiếu nhập và xuất hàng kèm chữ ký thủ kho, nên dán nhãn hàng tồn kho để hàng hóa không thất lạc, sử dụng phiếu lưu chuyển sản phẩm phát hiện chênh lệch thì kiểm tra kỹ càng. Ngoài ra, ban kiểm soát nội bộ còn tiến hành lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định đầy đủ. 

– Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng: đối với lĩnh vực này, kiểm soát nội bộ có trách nhiệm kiểm soát tiền mặt, tạo sổ quỹ ghi thu và đưa ra hạn mức thanh toán tiền mặt. Ngoài ra, họ cần phải thường xuyên kiểm tra số dư tiền mặt với số quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập, đối chiếu ngân hàng. 

– Kiểm soát hệ thống thông tin: hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty sẽ được ủy quyền tiếp cận tài liệu của công ty. Từ đó, họ cần phải bảo vệ cơ sở dữ liệu và tài liệu của công ty thông qua việc lập bản sao dự phòng các tệp tin và bản ghi, quy trình lập bản sao dự phòng cần được lên kế hoạch chi tiết. Bên cạnh đó, họ cần bảo vệ hệ thống máy tính, cài đặt phần mềm diệt virus, không chạy phần mềm nào khi không có bản quyền tự chạy mà không được sự phê chuẩn của bộ quản lý IT phù hợp.

Xem thêm:

– Mô tả công việc của nhân viên kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

– Thủ tục kiểm soát là gì? Các loại thủ tục kiểm soát nội bộ

– Tầm quan trọng của giám sát trong kiểm soát nội bộ công ty

Hy vọng bài viết đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về chức năng và nhiệm vụ của ban kiểm soát nội bộ công ty. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, đừng quên chia sẻ cho những người xung quanh nếu bạn thấy nội dung bổ ích. Hẹn gặp lại ở những bài viết tiếp theo.