Thủ tục kiểm soát là gì? Các loại thủ tục kiểm soát nội bộ

Trong quá trình kinh doanh thì sai sót và rủi ro là điều không thể tránh khỏi. Vậy làm thế nào để giảm các mối nguy cơ đó một cách tối đa? Thủ tục kiểm soát là câu trả lời cho vấn đề này. Vậy thủ tục kiểm soát là gì? Các loại thủ tục kiểm soát nội bộ nào phù hợp cho doanh nghiệp để vận hành một cách chuẩn xác và nhanh chóng.

I. Thủ tục kiểm soát là gì?

– “Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện  trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể.” (Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400 – Ban hành  theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC)

– Mục đích của thủ tục kiểm soát là dùng để:

+ Kiểm soát việc thực hiện các chính sách, quy tắc trong nội bộ công ty. Từ đó, giúp cho công ty đi vào nề nếp, làm việc khoa học hơn.

+ Thủ tục kiểm soát giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời các nguy cơ, rủi ro và nguồn gốc của chúng. Sau đó, kế hoạch khắc phục sẽ được đề ra và giải quyết nhanh chóng.

+ Thủ tục kiểm soát giúp ngăn chặn nguy cơ gian lận, sai sót do nội bộ doanh nghiệp gây nên.

+ Kiểm soát nội bộ còn là việc đánh giá tính chuẩn xác của các loại báo cáo như: báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. Nhờ vậy mà hệ thống nội bộ doanh nghiệp đi vào hoạt động chỉn chu và hoàn thiện hơn.

Tìm việc làm, tuyển dụng kiểm soát nội bộ có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên phân tích dữ liệu và dự báo mua hàng Bách Hoá Xanh

– Nhân viên kiểm soát vận hành siêu thị Bách Hoá Xanh

II. Các loại thủ tục kiểm soát nội bộ

“Hệ thống kiểm soát nội bộ: Là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.” (Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400 – Ban hành  theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC)

Nói một cách dễ hiểu, kiểm soát nội bộ là quá trình xây dựng các chính sách, quy định nhằm giảm bớt rủi ro, gian lận, sai sót trong tổ chức. Từ đó, kiểm soát nội bộ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Kiểm soát nội bộ được chia làm 2 chính là kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát. Mỗi loại sẽ có đặc điểm và mục đích riêng.

1. Kiểm soát trực tiếp

– Kiểm soát trực tiếp là loại kiểm soát nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu cụ thể đề ra trong chi tiết kiểm soát. Đó là những quy chế, thủ tục trực tiếp, rõ ràng. Kiểm soát trực tiếp bao gồm 3 loại thủ tục chính:

+ Kiểm soát bảo vệ tài chính, thông tin: đây là thủ tục kiểm soát nhằm mục đích đảm bảo toàn vẹn tài sản, an toàn thông tin cho đơn vị kinh doanh. Trong thủ tục kiểm soát này còn bao gồm: phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin; thông tin của những người không có trách nhiệm; đảm bảo các kho tàng, thiết bị cho việc bảo vệ tài sản, thông tin hoạt động tốt; thiết lập các quy chế kiểm kê hiện vật, lấy xác nhận của bên thứ ba,…

+ Kiểm soát quản lý: tên gọi khác là kiểm soát độc lập với thực hiện. Kiểm soát quản lý sinh ra để kiểm soát hoạt động đơn lẻ của nhân viên và người thực hiện hoạt động đó. Kiểm soát quản lý nhằm đảm bảo quy chế, chính sách làm việc trong tổ chức được chấp hành đúng và đủ. Bởi vì, doanh nghiệp không thể tránh khỏi tình trạng nhân viên lơ là, làm việc thiếu trách nhiệm và không tuân thủ quy tắc. Vì vậy, việc kiểm soát quản lý sẽ đưa hoạt động kinh doanh, văn hóa đúng giờ, tác phong làm việc vào nề nếp và hiệu quả.

+ Kiểm soát xử lý: các nghiệp vụ kinh tế là thứ luôn cần phải được lưu trữ chính xác. Vì thế, kiểm soát xử lý sẽ đảm bảo các nghiệp vụ đó xảy ra thật và được lưu trữ đúng theo quy định. Điều này sẽ khiến cho việc quản lý, thống kế trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. 

– Vai trò của kiểm soát trực tiếp: chính vì quy trình kiểm soát trực tiếp được xây dựng dựa trên mục tiêu cụ thể được đề ra trong chi tiết kiểm soát nên nó có nhiều lợi ích. Đó là nó sẽ tập trung vào điểm yếu kém nhất định và đề ra phương pháp riêng sao cho phù hợp và kiểm soát chặt chẽ. Nhờ đó mà các rủi ro ở từng thành phần được xác định và giải quyết kịp thời.

2. Kiểm soát tổng quát

– Kiểm soát tổng quát khác với kiểm soát trực tiếp. Kiểm soát tổng quát sẽ được thực hiện đồng thời đối với nhiều hệ thống. Quá trình này sẽ kiểm soát nhiều hệ thống với các đầu việc khác nhau và sẽ có sử dụng hệ thống tin học trong kế toán.

– Vai trò của kiểm soát tổng quát: đây là loại thủ tục kiểm soát giúp tiết kiệm chi phí và áp dụng được cho toàn hệ thống. Kiểm soát tổng quát sẽ có những chính sách, quy tắc được cân nhắc phù hợp với tổng thể.

III. Nguyên tắc thiết lập thủ tục kiểm soát phù hợp

Nguyên tắc là một hệ thống của tư tưởng và quan điểm hiện hữu trong một giai đoạn cố định của tổ chức. Nguyên tắc là thứ được cân nhắc kỹ lưỡng và toàn bộ tổ chức phải tuân theo. Việc áp dụng nguyên tắc đem lại nhiều lợi ích như: nguyên tắc giúp định hướng sẵn cho sự phát triển của tổ chức, đảm bảo tính thống nhất và ổn định trong doanh nghiệp, giúp cho mọi hoạt động trong tổ chức diễn ra chính xác.

Chính vì những vai trò quan trọng này mà nguyên tắc được áp dụng rất nhiều trong cuộc sống và kể cả trong việc lập thủ tục kiểm soát. Hãy cùng xem xem đó là những nguyên tắc nào nhé!

1. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm tức là tất cả các quy định đặc ra đều phải nói cụ thể đối tượng áp dụng là ai, áp dụng như thế nào và phân công nhiệm vụ rõ ràng. Bởi lẽ, kiểm soát nội bộ nhằm quản lý sự tuân thủ quy định của nhân viên trong tổ chức nên cần phải rõ ràng, cụ thể. Điều này sẽ tránh việc đùn đẩy trách nhiệm, tranh cãi, chồng chéo công việc về sau. Và nó cũng giúp nhân viên có thể tiếp nhận các quy tắc rõ ràng và hiểu cách thực hiện. 

Bên cạnh đó, phân nhiệm sẽ giúp tạo nên sự kiểm soát chéo trong tổ chức. Một nhân viên tạo ra kết quả sẽ được những nhân viên khác kiểm tra và ngược lại.

2. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Kiêm nhiệm là sự phân công cán bộ, nhân viên trong một tổ chức. Khi áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm chính là xóa bỏ sự lạm dụng quyền hạn trong công việc. Hơn nữa, nguyên tắc bất kiêm nhiệm không cho phép mối quan hệ gia đình giữa 2 vị trí công việc có liên quan mật thiết với nhau. Chẳng hạn, người bán hàng và quản lý bán hàng không thể là cùng một người, người lên kế hoạch thực hiện dự án không thể phê duyệt dự án. Đặc biệt nghiêm cấm lạm dụng mối quan hệ gia đình giữa nhân viên kế toán và quản lý trực tiếp. Chính nhờ nguyên tắc này, công ty sẽ làm việc công bằng, chính xác hơn và mang lại doanh thu cao hơn.

Xem thêm: Cách quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả mà doanh nghiệp cần biết

3. Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền

Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền có nghĩa là ở từng cấp quản lý sẽ được phân chia quyền hạn khác nhau. Việc phân chia quyền hạn này thường được áp dụng khi phê duyệt hạn mức tài chính, tuyển dụng nhân sự, các thông tin trong hệ thống công ty. Nói dễ hiểu thì nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền giúp cho doanh nghiệp phân chia rõ quyền hạn, giảm các vi phạm vô ý hay cố ý. 

Chẳng hạn, quản lý cửa hàng sẽ phê duyệt các phiếu nhập kho với hạn mức 100 triệu đồng. Đối với những phiếu nhập kho có giá trị lớn hơn 100 triệu thì giám đốc sẽ là người phê duyệt. 

Xem thêm:

– Mô tả công việc của nhân viên kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

– Thủ tục kiểm soát là gì? Các loại thủ tục kiểm soát nội bộ

– Chức năng, nhiệm vụ của ban kiểm soát nội bộ trong công ty

Hy vọng bài viết này mang lại cho bạn cái nhìn tổng quan về thủ tục kiểm soát các loại thủ tục kiểm soát nội bộ. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, đừng quên để lại bình luận bên dưới và chia sẻ cho những người xung quanh nếu bạn thấy nội dung bổ ích. Hẹn gặp lại ở những bài viết tiếp theo!