Làm thư ký học ngành gì? Các kỹ năng cần thiết, mức lương và cơ hội thăng tiến

Trong bối cảnh ngày càng có nhiều doanh nghiệp mở rộng và nhiều lĩnh vực phát triển bùng nổ, nghề thư ký truyền thống liệu vẫn còn giữ vị thế là một trong những nghề quan trọng hay không? Cùng mình tìm hiểu làm thư ký học ngành gì và cơ hội phát triển ra sao qua bài viết này nhé!

I. Tổng quan về công việc thư ký

Với tư cách là một thư ký cá nhân, bạn sẽ đảm nhận nhiệm vụ hỗ trợ hành chính và văn thư nhằm tối ưu hóa các quy trình xử lý công việc trong văn phòng cho một quản lý cấp cao hoặc cả phòng ban đó.

Một thư ký sẽ đóng vai trò là điểm tham chiếu cho tất cả các truy vấn, yêu cầu hoặc bất cứ vấn đề gì xảy ra trong công ty. Với vị trí này, bạn sẽ được yêu cầu nắm mọi thông tin doanh nghiệp và là một phần không thể thiếu trong lực lượng lao động của mọi cơ quan.

Tìm việc làm, tuyển dụng công việc Admin/ Thư ký/ Trợ lý:

– Nhân viên Admin Nhập Khẩu Bách Hóa Xanh 

– Admin ngành hàng Bách Hóa Xanh

– Trợ Lý Giám Đốc Ngành Hàng Bách Hóa Xanh

II. Học ngành gì để trở thành thư ký?

1. Ngành thư ký văn phòng

Đối với ngành này, các trường đại học sẽ đào tạo nhiều kỹ năng quản trị văn phòng dành cho các bạn muốn đi theo nghề thư ký chuyên nghiệp. 

Một số trường có đào tạo ngành thư ký văn phòng để bạn tham khảo:

– Đại học Kinh tế Quốc dân

– Đại học Thương mại

– Đại học Công nghiệp Hà Nội

– Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức

– Trường Cao đẳng Sài Gòn

2. Ngành quản trị văn phòng

Ngành này sẽ đi chuyên sâu hơn về lĩnh vực quản trị và kinh doanh của doanh nghiệp. Bạn sẽ được đào tạo nhiều kỹ năng văn phòng cũng như kiến thức về kinh tế để bổ trợ cho nghề thư ký.

Dưới đây là một số trường mà bạn có thể tham khảo ngành quản trị văn phòng:

– Đại học Kinh tế Quốc dân

– Đại học Thương mại

– Trường Đại học Công nghệ Thông tin – Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh

– Trường Cao đẳng Cộng đồng Sài Gòn

– Trường Cao đẳng Cộng đồng Hà Tĩnh

3. Ngành hành chính văn thư

Các môn học trong ngành này sẽ rất có ích cho các bạn muốn làm việc trong văn phòng, hành chính nhân sự tại các doanh nghiệp. Các môn học trong ngành sẽ giúp bạn biết tổ chức và quản lý hồ sơ, sổ sách, sắp xếp dữ liệu quan trọng để báo cáo,…

Bạn có thể tham khảo ngành này ở một số trường sau:

– Trường Đại học Quốc tế Hồng Bàng

– Trường Đại học Cần Thơ

– Trường Đại học Ngoại ngữ – Đại học Quốc gia Hà Nội 

– Trường Cao đẳng Nghề Sài Gòn 

– Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức

4. Ngành nhân sự

Ngành nhân sự là một trong những ngành quan trọng đào tạo về cách quản trị nhân sự trong tổ chức. Ngành nhân sự sẽ giúp bạn bổ trợ kiến thức và kỹ năng mềm để làm việc hiệu quả với con người.

Một số trường có đào tạo ngành thư ký văn phòng để bạn tham khảo:

– Đại học Ngoại thương

– Đại học Tài chính Marketing

– Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh 

– Đại học Tôn Đức Thắng

5. Ngành thư ký y khoa

Với đặc thù là thư ký của y khoa, bạn sẽ được thực hành và chuyên sâu về hành chính và kiến thức y khoa cơ bản để hỗ trợ bác sĩ, y tá, dược sĩ,… trong việc quản lý và xử lý các tài liệu, hồ sơ y tế và thông tin liên quan đến bệnh nhân.

Bạn có thể tham khảo ngành này ở một số trường sau:

– Trường Cao đẳng Y tế Thái Nguyên

– Trường Cao đẳng Y tế Bắc Ninh

– Trường Cao đẳng Y tế Bình Định

– Trường Cao đẳng Y tế Vĩnh Long

– Trường Cao đẳng Y tế Kon Tum

6. Ngành thư ký luật

Với đặc thù là thư ký của các chuyên gia pháp lý, bạn sẽ được thực hành và chuyên sâu về hành chính và kiến thức luật pháp cơ bản để hỗ trợ luật sư,… trong việc quản lý và xử lý các tài liệu, hồ sơ bản án và thông tin liên quan đến thân chủ và các vụ kiện tụng.

Dưới đây là một số trường mà bạn có thể tham khảo ngành thư ký luật:

– Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Quân đội

– Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật và Du lịch Sài Gòn

– Trường Cao đẳng Công nghệ và Kinh tế Quận 10

– Trường Cao đẳng Thương mại và Du lịch Hà Nội

III. Các kỹ năng cần thiết để trở thành thư ký chuyên nghiệp

1. Kỹ năng tin học văn phòng

Do đặc thù tính chất công việc của các thư ký luôn thường xuyên phải tiếp xúc với văn kiện, giấy tờ, hồ sơ nên chắc chắn đây là kỹ năng hàng đầu mà bất cứ thư ký nào cũng cần.

Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản bạn cần nắm:

– Sử dụng các phần mềm văn phòng (Microsoft Word, Excel, PowerPoint,…)

– Sử dụng email và các công cụ truyền thông.

– Quản lý tài liệu điện tử, ví dụ Google Drive, Dropbox, OneDrive.

– Tìm kiếm thông tin trên mạng.

– Sử dụng các phần mềm quản lý công việc qua Asana, Trello,…

2. Kỹ năng giao tiếp

Cũng tương tự như kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng giao tiếp là yếu tố cực kỳ quan trọng đối với một thư ký. Công việc của họ liên quan đến việc giao tiếp với nhiều người từ các bộ phận khác nhau, cũng như thường xuyên phải làm việc với các cán bộ, quản lý cấp cao, nên việc sử dụng khéo léo ngôn ngữ giao tiếp là điều vô cùng thiết yếu.

3. Kỹ năng xử lý tình huống

Công việc của một thư ký thường xuyên phải giải quyết vấn đề phát sinh trong công việc và đáp ứng các yêu cầu của các đối tác hoặc của quản lý. Một thư ký chuyên nghiệp phải là người giữ được bình tĩnh và quan sát mọi vấn đề và tìm ra hướng giải quyết hợp tình hợp lý nhất, tránh mọi tổn thất cho công ty và làm mất lòng nhân sự. 

4. Khả năng quản lý, sắp xếp công việc

Dưới đây là những kỹ năng giúp thư ký thực hiện công việc hiệu quả và năng suất, giúp tiết kiệm thời gian, công sức:

– Luôn lập kế hoạch làm việc chi tiết, tập trung vào các đầu việc quan trọng và ưu tiên những dự án cần được hoàn thành trước. Bên cạnh đó, luôn nắm rõ các lịch trình quan trọng của bộ phận và của sếp và phải thông báo trước cho họ lịch làm việc, cũng như chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ cần thiết cho công việc.

– Quản lý thời gian thông minh, xác định thời gian để hoàn thành đúng deadline và phân bổ thời gian đều cho từng task.

– Sắp xếp tài liệu hợp lý, dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.

IV. Mức lương và cơ hội việc làm công việc thư ký

Theo thống kê của Tổng cục thống kê Việt Nam năm 2020, mức lương trung bình của thư ký khoảng 6.200.000 VND/tháng. 

Đối với thư ký chưa có kinh nghiệm, mức lương dao động từ 4.000.000 – 8.000.000 VND/tháng. Nhân viên thư ký đã có kinh nghiệm có mức lương từ 8.000.000 – 15.000.000 VND/tháng. Tuy nhiên, mức lương cụ thể của một nhân viên thư ký phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô công ty, tính đặc thù của từng ngành nghề, cũng như kinh nghiệm và trình độ của nhân viên.

Với sự phát triển của nhiều ngành công nghiệp và tăng trưởng của các doanh nghiệp, nhu cầu tuyển dụng thư ký trong thời kỳ hiện tại là rất lớn. Bên cạnh đó, có thể coi vị trí thư ký là bước đầu tiên để bắt đầu sự nghiệp trong ngành quản lý văn phòng.

Về lộ trình thăng tiến, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chú trọng đến việc phát triển và giáo dục cho toàn bộ nhân viên, không riêng nghề thư ký. Nếu thư ký có thể cải thiện kỹ năng và kinh nghiệm (trau dồi ngoại ngữ, cập nhật các kiến thức về công nghệ thông tin,…), thì cơ hội thăng tiến lên các vị trí quản lý cao hơn là rất cao.

Xem thêm:

– Quản trị nguồn nhân lực – Vai trò, mục tiêu và các chức năng chính

– Thế nào là quản lý thời gian? Các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

– Quy định về giờ làm hành chính mà nhân viên công sở cần biết

Hy vọng bài viết đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về ngành thư ký học ngành gì. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, đừng quên chia sẻ cho những người xung quanh nếu bạn thấy nội dung bổ ích. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo nhé.