Cách viết email từ chối lời mời nhận việc từ nhà tuyển dụng khéo léo

Trong quá trình xin việc, chúng ta sẽ có lúc gặp phải tình huống nhận được cùng lúc từ 2 đến nhiều lời mời nhận việc. Và dĩ nhiên, bạn buộc phải đưa ra sự chọn lựa phù hợp với mình nhất. Vậy thì đối với những lời mời còn lại, bạn sẽ xử lý như thế nào để vừa chuyên nghiệp vừa thể hiện sự tôn trọng với phía nhà tuyển dụng. Thế nên trong bài viết sau đây, chúng mình hãy cùng tìm hiểu cách viết email từ chối lời mời nhận việc khéo léo và vẫn ghi điểm với công ty tuyển dụng nhé!

I. Tại sao cần gửi email từ chối lời mời nhận việc?

Trong thực tế, quá trình tuyển dụng sẽ mất khá nhiều thời gian của cả ứng viên và phía công ty. Để chọn được người phù hợp, các nhà tuyển dụng phải bỏ thời gian xem xét CV, chọn lọc hồ sơ phù hợp, lên quy trình phỏng vấn và trao đổi với các ứng viên nhiều vấn đề như công việc, phúc lợi, chế độ lương,… Vì thế nên khi nhận được lời mời nhận việc, đồng nghĩa rằng nhà tuyển dụng đánh giá cao năng lực và tiềm năng phát triển của bạn hơn so với nhiều ứng viên khác. Song điều này không có nghĩa là bạn bắt buộc phải đến làm việc tại công ty khi nhận được email trúng tuyển.

Trong một vài trường hợp như đã nhận công việc khác, cảm thấy chế độ lương thưởng không phù hợp,… bạn có quyền từ chối lời mời nhận việc này. Tuy nhiên thay vì im lặng từ chối, bạn nên gửi đến nhà tuyển dụng một email cảm ơn kèm lý do thật khéo léo. Điều này cho thấy sự chuyên nghiệp, cũng như thể hiện sự tôn trọng của bạn đến nhà tuyển dụng. Ngoài ra khi nhận được lời hồi đáp sớm từ bạn, công ty có thể chủ động hơn trong việc tuyển dụng nhân sự và tránh việc làm mất thời gian đôi bên.

II. Cấu trúc thư từ chối nhận việc qua email

1. Tiêu đề email

Khi gửi mail, chúng ta thường không quá chú ý đến mục tiêu đề của thư. Tuy nhiên trong quá trình trao đổi công việc, đặc biệt là tuyển dụng thì việc đặt tiêu đề email lại vô cùng quan trọng. Bởi điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian cũng như nắm bắt thông tin phản hồi nhanh chóng hơn.

Có 2 cách để đặt tiêu đề email, gồm:

– Cách 1: Trả lời ngay trong chính email mời nhận việc của công ty. Với cách này, bạn sẽ giúp cho nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi và ghi nhận thông tin hơn.

– Cách 2: Trường hợp soạn email từ chối mới, tiêu đề thư của bạn nên có đầy đủ họ tên và vị trí ứng tuyển trước đó. Không những vậy, phần đầu tiêu đề nên có cụm “TỪ CHỐI NHẬN VIỆC” để nhà tuyển dụng dễ chú ý đến email của bạn hơn.

2. Nội dung thư

Với phần nội dung email, bạn nên chú ý đến cách trình bày cũng như việc sử dụng câu văn, từ ngữ sao cho lịch sự và khéo léo nhất. Không những vậy, bạn cần phải tránh tình trạng viết vòng vo, hoặc dài dòng nhưng lại không có trọng tâm. Điều này sẽ khiến cho email của bạn trông thiếu chuyên nghiệp, nghiêm túc và gây khó chịu cho nhà tuyển dụng.

Vì thế nên khi soạn email từ chối công việc, bạn chỉ cần đảm bảo có đủ các nội dung cần có sau đây:

– Mở đầu email: Đây là mục mà bạn cần phải xác định được người nhận là ai, giữ chức vụ gì trong công ty. Các thông tin này có thể được tìm thấy trong phần chữ ký ở cuối thư mời phỏng vấn. Sau khi đã biết được chính xác, bạn hãy mở đầu mail bằng cụm “Kính gửi/ Kính chào/ Thân gửi + tên người nhận + chức vụ, phòng ban làm việc”. Việc ghi rõ tên người nhận sẽ khiến họ cảm thấy được tôn trọng và dành cho bạn những đánh giá tốt đẹp dù cho nội dung email là lời từ chối thẳng thắn.

– Lời cảm ơn: Tiếp đến, bạn nên dành một lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng, hay phòng ban nhân sự vì đã chọn mình cho vị trí công việc này. Hãy cho thấy rằng bạn rất biết ơn cơ hội này và cũng lấy làm tiếc vì đã không thể nhận lời mới từ họ. Tuy chỉ là một dòng thư, song lại thể hiện được sự trân trọng của bạn với vị trí công việc này cũng như quý công ty đấy!

– Lý do từ chối công việc: Đây là phần chính yếu cũng là quan trọng nhất của toàn bộ email. Trong mục này, bạn nên trình bày lý do từ chối nhận việc một cách ngắn gọn, súc tích và rõ ràng. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn sẽ thẳng thắn nêu ra lý do từ chối. Như thế sẽ dễ khiến cho công ty tuyển dụng khó chịu và có những đánh giá không tốt dành cho bạn. Thay vào đó, bạn nên nói giảm nói tránh hoặc khéo léo trình bày để khiến cho lời từ chối trở nên tinh tế, dễ chấp nhận và ghi điểm hơn với nhà tuyển dụng nhé!

– Gửi lời chúc: Một lời chúc tốt đẹp sẽ giúp phần nào xoa dịu sự hụt hẫng nơi nhà tuyển dụng. Đồng thời cho thấy bạn là một người tinh tế và khéo léo trong giao tiếp, ứng xử. Vì thế nên, đừng quên gửi lời chúc trong cuối thư từ chối công việc của mình nhé!

– Lời chào cuối thư: Dù là email nào thì cuối thư, bạn cũng đều phải gửi đến người nhận một lời chào chân thành. Điều này thể hiện được thái độ lịch sự, tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng của bạn dành cho nhà tuyển dụng.

– Chữ ký: Nên có đầy đủ thông tin liên hệ của bạn. Dù cho đây là email từ chối nhận việc, song nhà tuyển dụng vẫn có thể sẽ lưu lại thông tin của bạn cho nhiều lần hợp tác khác trong tương lai. Thế nên với bất kỳ email nào, bạn cũng đừng bỏ qua chữ ký nhé!

Ngoài những đầu mục quan trọng trên, bạn cũng có thể thêm vào một số nội dung khác để giúp email không quá cứng nhắc. Chẳng hạn như gửi kèm một lời xin lỗi chân thành vì đã làm mất thời gian xem xét hồ sơ của nhà tuyển dụng. Hoặc giới thiệu một ứng viên tiềm năng để họ có thể xem xét tuyển dụng thay thế cho bạn ở vị trí công việc đó. Chắc chắn điều này sẽ giúp bạn tăng thiện cảm với công ty tuyển dụng và giúp ích rất nhiều cho công việc trong tương lai đấy!

Tìm việc làm, tuyển dụng Marketing có thể bạn quan tâm:

– Chuyên viên Marketing Thế Giới Di Động

– Nhân viên Biên Tập Hình Ảnh Media

III. Cách gửi mail từ chối nhận việc vẫn ghi điểm với nhà tuyển dụng

1. Gửi mail phản hồi sớm nhất cho nhà tuyển dụng

Khi đã chắc chắn với quyết định từ chối thì bạn cần phản hồi ngay với nhà tuyển dụng. Tốt nhất là trong vòng 24 giờ sau khi bạn nhận được email mời nhận việc. Điều này sẽ giúp cho họ nhanh chóng tuyển nhân sự thay thế. Ngoài ra, bạn cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp, tinh tế và thái độ tôn trọng với quý công ty.

Quan trọng hơn hết, bạn cần phải chắc chắn với mỗi quyết định của chính mình. Tuyệt đối không để xảy ra tình huống đã đồng ý nhận việc nhưng về sau lại muốn từ chối. Hoặc như cảm thấy tiếc nuối và hối hận sau khi đã gửi email từ chối công việc. Điều này sẽ khiến nhà tuyển dụng đánh giá bạn là người thiếu quyết đoán hay thậm chí là không đáng tin. Và những lời nhận xét đó sẽ ảnh hưởng lâu dài đến quá trình thăng tiến của bạn trong tương lai.

2. Nội dung thư ngắn gọn, rõ ràng

Với một email phản hồi, nhà tuyển dụng thường chú ý đến nhất là quyết định của ứng viên. Vì thế nên, bạn cần đưa ra ngay câu trả lời kèm lý do trong trường hợp từ chối thay vì trình bày dài dòng về nguyên nhân rồi đến kết quả. Một email rõ ràng, ngắn gọn và đi đúng vào trọng tâm vấn đề sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt thông tin và dành cho bạn những đánh giá tốt.

3. Trình bày lý do từ chối nhận việc chính đáng

Để từ chối một điều gì đó, chúng ta đều phải đưa ra được một lý do cụ thể. Đặc biệt là trong tuyển dụng, lý do dẫn đến quyết định không nhận việc phải thật chính đáng và có thể chấp nhận được. Bạn không thể gửi đến nhà tuyển dụng một thư từ chối với lý do cảm thấy không còn yêu thích vị trí công việc này nữa. Điều đó sẽ khiến họ cảm thấy thiếu tôn trọng, không hài lòng và có những đánh giá tiêu cực về bạn.

Tuy nhiên, bạn càng không thể vòng vo hoặc không trung thực khi trình bày với nhà tuyển dụng. Bởi khi biết được sự thật, họ sẽ cho rằng bạn là người thiếu chuyên nghiệp và không đáng tin cậy. Vì vậy, bạn cần phải thành thật và thể hiện khéo léo, tinh tế để nhà tuyển dụng cảm thấy được tôn trọng và giữ được ấn tượng tốt nhé!

4. Giới thiệu ứng viên phỏng vấn thay thế

Sau phần lý do từ chối, bạn có thể giới thiệu với nhà tuyển dụng về một ứng viên mà mình đánh giá cao và cảm thấy phù hợp thay thế ứng tuyển cho vị trí công việc đó. Điều này sẽ như một lời xin lỗi gửi đến nhà tuyển dụng. Vừa là hành động xoa dịu cũng vừa để giúp công ty tiết kiệm thời gian khi phải tuyển lại nhân sự. Tuy nhiên hãy trao đổi trước với người mà bạn sẽ giới thiệu để đảm bảo rằng họ đang trong giai đoạn tìm việc và sẵn sàng nhận lời mời phỏng vấn nhé!

5. Thái độ là vô cùng quan trọng

Trong bất kỳ trường hợp giao tiếp nào, sự tôn trọng lẫn nhau luôn được đánh giá cao và là yếu tố quan trọng để duy trì một mối quan hệ tốt đẹp. Vì vậy khi viết nội dung email, bạn cần phải chú ý sử dụng từ ngữ sao cho lịch sử và chỉnh chu nhất. Ngoài ra thay vì tỏ thái độ sợ sệt, bạn nên thể hiện với nhà tuyển dụng sự thẳng thắn nhưng vẫn đúng mực. Và tuyệt đối đừng quên gửi đến họ lời cảm ơn chân thành vì cho bạn cơ hội được tiếp xúc, trò chuyện với quý doanh nghiệp nhé!

6. Khéo léo tạo cơ hội giữ liên lạc

Dù là từ chối nhận việc, nhưng trong tương lai có thể rằng bạn sẽ lại hợp tác với công ty ở dự án nào đó. Vì thế nên, bạn có thể khéo léo gửi một đề nghị giữ liên lạc trong nội dung email. Điều này không những tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng mà còn giúp bạn mở rộng mối quan hệ xã hội đấy!

IV. Mẫu email từ chối công việc

1. Mẫu tiếng Việt

– Mẫu email từ chối công việc 1

– Mẫu email từ chối công việc 2

– Mẫu email từ chối công việc 3

2. Mẫu tiếng Anh

– Mẫu email từ chối công việc bằng tiếng Anh 1

– Mẫu email từ chối công việc bằng tiếng Anh 2

– Mẫu email từ chối công việc bằng tiếng Anh 3

Xem thêm:

>> Tinh tế trong cách viết email từ chối nhận việc

>> Cách trả lời email phỏng vấn chính xác, chuyên nghiệp, ấn tượng

>> Cách viết email từ chối lời mời phỏng vấn khéo léo, chuyên nghiệp, lịch sự

Hy vọng rằng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích cho quá trình xin việc sắp tới. Chúc bạn thành công có được vị trí công việc mơ ước. Và đừng ngại để lại bình luận cho mình biết nếu bạn có những thắc mắc nào khác nhé!