Cách quản lý nhân viên thu ngân đạt hiệu quả mà bạn nên biết

Hiệu quả làm việc của nhân viên trong công ty hay doanh nghiệp từ trước đến nay đều phụ thuộc phần lớn vào công việc của người quản lý. Trong số đó, yếu tố ảnh hưởng lớn tới doanh thu của công ty chính là việc quản lý ở lĩnh vực thu ngân. Vì thế, việc tìm hiểu và áp dụng một số cách quản lý đúng là vô cùng quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ thông tin về cách quản lý nhân viên thu ngân chuyên nghiệp, hiệu quả

I. Tại sao phải quản lý nhân viên thu ngân

Trong một doanh nghiệp, việc quản lý nhân viên thu ngân sẽ bao gồm trách nhiệm đối với công việc của nhân viên thu ngân như: nhận thanh toán, xuất hóa đơn, biên lai tính tiền và xử lý các giao dịch tiền mặt và tín dụng. Để có thể hoàn thành tốt vai trò của công việc, người quản lý cần phải có kinh nghiệm ở vị trí thu ngân hoặc tương đương. Ngoài ra, người quản lý có thể kiểm soát việc thực hiện các giao dịch thanh toán tốt và nhanh hơn nếu họ hiểu rõ cách dùng và vận hành của máy tính tiền hay POS. Ngoài ra, để hoàn thành tốt các trách nhiệm của một quản lý thu ngân, việc đứng lâu và hoạt động tại quầy sẽ là một yếu tố cần thiết.

Thu ngân là một nghề đặc thù có tác động trực tiếp tới doanh thu của một công ty. Do đó, một chức vụ quản lý đối với vị trí này là vô cùng cần thiết. Người quản lý thu ngân sẽ có nhiệm vụ giúp cho sự uy tín cho doanh nghiệp với khách hàng được tăng cao, đảm bảo doanh thu được chính xác, dễ dàng cho việc quản lý hàng hóa và trên hết là xóa bỏ tư tưởng gian lận của những nhân viên thu ngân có mưu đồ bất chính. 

Tìm việc làm,  tuyển dụng thu ngân có thể bạn quan tâm: 

– Nhân viên Thu ngân Bách Hóa Xanh

– Nhân viên Thu Ngân kiêm Trang Trí Điện Máy Xanh

II. Cách quản lý nhân viên thu ngân đạt hiệu quả

1. Chú trọng ngay từ bước tuyển dụng nhân sự

Tuyển chọn là bước đầu tiên để có được những nhân viên quản lý thu ngân chất lượng. Do đó, đây là bước cần được quan tâm và giám sát chặt chẽ. Điều quan trọng nhất của một quản lý thu ngân chính là sự cẩn thận và trung thực. Đây đều là những yếu tố có thể đánh giá bước đầu được thông qua quá trình phỏng vấn từ thái độ cho đến cách ứng xử. Cùng với đó, việc kiểm tra những nhà hàng cũ mà người đó đã từng làm cũng rất quan trọng.

2. Quy trình đào tạo kỹ càng, chi tiết

Trong quá trình đào tạo quản lý thu ngân, các doanh nghiệp cần chú trọng tới những yếu tố sau để đảm bảo có thể tìm ra một người phù hợp nhất với vị trí này. Người quản lý cần phải biết các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán, làm báo cáo doanh thu cho kế toán, cách sử dụng công cụ tính tiền, phần mềm bán hàng, biết phân biệt tiền thật, tiền giả và quan trọng nhất là hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ phụ thu của nhà hàng.

Ngoài ra, người quản lý có trách nhiệm giám sát thường xuyên chất lượng làm việc của nhân viên thu ngân, bổ sung kịp thời những hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm và cùng với thu ngân cập nhật những kiến thức pháp luật liên quan để giúp cho công việc được nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn.

3. Xây dựng chính sách thưởng, phạt hợp lý

Để việc hạn chế gian lận và thất thoát của nhân viên thu ngân, bên cạnh việc xây dựng đức tính trung thực, doanh nghiệp cũng cần phải thực hiện các chính sách khen thưởng, kỷ luật kịp thời và công minh để quản lý thu ngân dễ dàng và thoải mái làm việc hơn. Hàng tháng, người quản lý sẽ có những hình thức tuyên dương và phần thưởng nếu thu ngân hoàn thành xuất sắc công việc, không để xảy ra sai sót.

Ngược lại, quản lý thu ngân phải lấy tiền cá nhân ra bồi thường cho nhà hàng nếu có sự nhầm lẫn, và phải nhận hình phạt từ cảnh cáo đến đuổi việc hoặc kiện ra tòa nếu bị phát hiện gian lận hay cố tình gây ra thất thoát nghiêm trọng.

4. Kết hợp với khách hàng để quản lý

Nhân viên giám sát quan trọng nhất trong doanh nghiệp chính là khách hàng. Các nhà hàng thường ra chính sách miễn phí dịch vụ nếu không nhận được hóa đơn để hạn chế hành vi không in hóa đơn từ thu ngân. Cùng với đó là số hotline do người quản lý cầm để theo dõi và xử lý kịp thời các vi phạm.

Ngoài ra, các chương trình khuyến mãi, tích điểm đều được tích hợp hoặc chỉ được sử dụng thông qua hóa đơn để khách hàng tiện theo dõi, đánh giá và thực hiện giám sát đối với thu ngân. 

5. Tích hợp phần mềm quản lý

Việc quản lý nhân viên thu ngân hiện nay đều có sự đóng góp không nhỏ của công nghệ và máy vi tính. Từ việc kiểm tra, giám sát hoạt động của nhân viên cho tới việc tính toán lương thưởng, ngày nghỉ và lịch làm việc. Có rất nhiều công nghệ mà người quản lý có thể tìm hiểu để vận hành, kiểm tra công việc của nhân viên một cách có hiệu quả và tối ưu nhất. Nhà quản lý có thể dễ dàng hơn trong công việc và cải thiện doanh thu cho công ty nếu áp dụng công nghệ. Cụ thể hơn, phần mềm quản lý có thể giúp giám sát việc chấm công và theo dõi KPI cũng như mang lại hiệu quả trong việc quản lý nhân viên thu ngân.

III. Nguyên nhân xảy ra sai sót ở khâu thu ngân và hướng giải quyết

1. Sai sót do nhân viên không biết sử dụng công cụ hỗ trợ

Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ giúp cho việc thu ngân diễn ra thuận lợi hơn. Những công cụ có thể kể đến như máy thu ngân, máy tính tiền, POS,… Tuy nhiên, có nhiều nhân viên thu ngân đã vô tình hoặc cố ý sử dụng sai những công cụ trên để trục lợi bất chính. Từ đó gây ảnh hưởng lớn tới doanh thu và quá trình hoạt động trơn tru của doanh nghiệp. 

Giải pháp cho vấn đề này chính từ việc giáo dục, đào tạo nhân viên của người quản lý. Nếu như quá trình đào tạo diễn ra nghiêm túc, chỉnh chu, việc xảy ra sai sót cho vấn đề trên là rất ít. ngoài ra, nếu việc đào tạo tốt mà nhân viên vẫn làm sai thì có thể hiểu ngay được đây là hành vi cố ý và có được hình phạt xứng đáng. 

2. Thiếu hóa đơn bán hàng

Có nhiều trường hợp khách đến mua hàng và thanh toán, nhân viên thu ngân thu đủ tiền hàng của khách nhưng không tạo hóa đơn bán lẻ trên phần mềm quản lý bán hàng, đồng thời không in hóa đơn để đưa cho khách. Đây là mánh khóe thường được thực hiện với những khách hàng dễ tính, không cần nhận lại hóa đơn, trong các tiệm tạp hóa nhỏ. Từ đó, phần tiền được thu sẽ không được ghi vào hệ thống và bị thu ngân biển thủ, và tạo nên mất mát cho cửa hàng.

Có những cách để tránh được tình trạng trên như: gắn trách nhiệm của nhân viên kho và nhân viên bán hàng để theo dõi lẫn nhau nếu hàng hóa bị hao hụt thì trách nhiệm được quy cho nhân viên kho hoặc bán hàng hoặc cả 2 Gắn camera theo dõi, buộc nhân viên bán hàng phải tạo, lưu và in hóa đơn khi bán hàng cho khách. Với những cửa hàng lớn, có thể thuê bảo vệ ở cửa ra vào, yêu cầu khách trình hóa đơn và hàng mới cho ra (cách này đang được các hệ thống siêu thị và cửa hàng điện máy áp dụng, rất hiệu quả).

3. Thiếu, thừa số lượng hàng hóa trong hóa đơn

Khi bản hàng cho khách, nhân viên thu ngân quẹt thẻ của mình. Theo đó, toàn bộ doanh thu bán hàng cho khách được ghi nhận cho thu ngân. Việc quẹt thẻ này không gây thiệt hại trực tiếp cho cửa hàng tại thời điểm bán hàng, nhưng việc tích lũy doanh số trong thẻ của nhân viên, nhân viên dùng thẻ này để nhận được các chiết khấu khi mua hàng sau này, hoặc khách hàng lại không được tích điểm và nhận ưu đãi nếu có chương trình (áp dụng với các doanh nghiệp cung cấp các mặt hàng cao cấp hoặc chương trình chiết khấu cao)

Có thể ngăn ngừa cách trên bằng việc sử dụng hệ thống Camera giám sát, chụp ảnh khách hàng đến mua hàng và thống kê các hành động quẹt thẻ, đánh giá số tiền bán hàng có quẹt thẻ của nhân viên thu ngân, thống kê tần suất quẹt thẻ theo từng nhân viên thu ngân, theo từng khoảng thời gian, phần mềm tự động hủy các chương trình hết hạn cho khách hàng. Ngoài ra, trên phiếu tính tiền in ra cần ghi rõ số thẻ khách hàng, đồng thời, đề nghị khách hàng kiểm tra phiếu trước khi rời quầy. 

4. Sử dụng thẻ của thu ngân để quẹt thẻ khách hàng

Khi bán hàng cho khách, nhân viên thu ngân quẹt thẻ của mình. Theo đó, toàn bộ doanh thu bán hàng cho khách được ghi nhận cho thu ngân. Việc quẹt thẻ này không gây thiệt hại trực tiếp cho cửa hàng tại thời điểm bán hàng, nhưng việc tích lũy doanh số trong thẻ của nhân viên, nhân viên dùng thẻ này để nhận được các chiết khấu khi mua hàng sau này, hoặc khách hàng lại không được tích điểm và nhận ưu đãi nếu có chương trình (áp dụng với các doanh nghiệp cung cấp các mặt hàng cao cấp hoặc chương trình chiết khấu cao) 

Để giải quyết vấn đề này, khi bán hàng cho khách, nhân viên thu ngân quẹt thẻ của mình. Theo đó, toàn bộ doanh thu bán hàng cho khách được ghi nhận cho thu ngân. Việc quẹt thẻ này không gây thiệt hại trực tiếp cho cửa hàng tại thời điểm bán hàng, nhưng việc tích lũy doanh số trong thẻ của nhân viên, nhân viên dùng thẻ này để nhận được các chiết khấu khi mua hàng sau này, hoặc khách hàng lại không được tích điểm và nhận ưu đãi nếu có chương trình (áp dụng với các doanh nghiệp cung cấp các mặt hàng cao cấp hoặc chương trình chiết khấu cao)

5. Chưa đồng bộ phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán

Các siêu thị, cửa hàng, doanh nghiệp tại Việt Nam hiện này đều thường xuyên xảy ra trường hợp mất mát hàng hóa do sai lệch dữ liệu giữa phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán. Khi nhập lại các thông tin từ hệ thống bán hàng sang hệ thống kế toán, rất dễ để xảy ra các sai sót và mất mát. Dẫn đến không đánh giá kịp thời được lượng hàng bản để nhập về, hàng hóa trong kho không kiểm kê kịp thời, có những mặt hàng đã hết nhưng trên hệ thống vẫn có, hàng bán không chạy, không có lãi nhưng vẫn được nhập về để bản.

Hành vi này cần phải xử lý bằng cách tích hợp nhanh chóng giữa phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán. Cùng với đó, quản lý thu ngân cũng cần phải tiến hành kiểm kê và quản lý giám sát chặt chẽ, cẩn thận số liệu.

6. Đánh tráo hàng hóa

Đây là trường hợp khi khách mua hàng, nhân viên sẽ đánh tráo sản phẩm thật khách mua bằng một sản phẩm giả, nhái. Sản phẩm thật khi đó sẽ được nhân viên chiếm dụng và bản lại để kiếm lời.

Đối với hành vi này, quản lý thu ngân cần tiến hành kiểm soát những đồ dùng nhân viên bán hàng được mang theo khi làm việc và sử dụng camera quan sát kỹ những hành vi đáng ngờ để tìm ra chân tướng vụ việc cũng như tránh được trường hợp bỏ sót hoặc khép tội nhầm người. 

7. Lạm dụng chương trình khuyến mãi, chiết khấu

Các doanh nghiệp khi kinh doanh thường sẽ đưa ra các chương trình khuyến mãi hay chiết khấu để kích thích doanh thu cũng như số lượng hàng hóa bán ra. Việc này nhằm tạo được những giải pháp mới để tăng doanh thu cũng như chủ động điều phối được hàng hóa. Tuy nhiên, có những cá nhân lợi dụng việc này để trục lợi cá nhân và thu lợi bất chính. Nhiều trường hợp đã chiếm hữu những voucher khuyến mãi để làm của riêng hoặc bán lại kiếm lời. Đây là những hành động sai và ảnh hưởng tới toàn bộ chiến lược đã được tính toán kỹ của bộ phận marketing trong doanh nghiệp. 

Giải pháp cho trường hợp này là tiến hành giám sát chặt chẽ những phần quà hoặc voucher trong thời gian sự kiện diễn ra. Đảm bảo bất cứ khách hàng nào đáp ứng đủ điều kiện cũng sẽ được nhận và những người không đủ điều kiện thì không được nhận. 

IV. Giải pháp thúc đẩy nhân viên thu ngân làm việc hiệu quả

– Luôn đối xử công bằng: nhân viên thu ngân sẽ cảm thấy muốn gắn bó với công việc và doanh nghiệp hơn nhiều nếu họ được lao động trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp và công bằng. Chính nhờ sự công bằng tới từ quản lý, nhân viên có thể trở nên gắn kết, tin tưởng làm việc thoải mái với nhau và có thể phát huy tất cả các khả năng mà mình sở hữu. Điều này mang lại lợi ích vô cùng to lớn cho doanh nghiệp mà một nhà lãnh đạo tài giỏi cần phải thực hiện tốt hoạt động này.

– Thể hiện sự đồng cảm, quan tâm đến nhân viên: để biết được điều gì khiến nhân viên thu ngân thích thú hay làm thế nào để thúc đẩy họ cũng như điều gì làm họ sợ hãi và lo lắng, người quản lý cần thể hiện sự đồng cảm và quan tâm tới nhân viên của mình. Ngoài ra, hãy cố gắng lắng nghe và tìm hiểu từng nhân viên của mình. Người quản lý cần chú ý làm việc này một cách chân thành, tránh việc giả tạo, hời hợt làm phản tác dụng. 

– Hỗ trợ nhân viên thu ngân luân chuyển công việc: Trong bất cứ môi trường làm việc nào, nhân viên thu ngân cũng cần có động lực để hoàn thành những mục tiêu, nhiệm vụ được giao. Đối với nhân viên thu ngân, một trong những yếu tố có thể giúp gia tăng động lực cho họ chính là ở sự hỗ trợ tới từ người quản lý. Một doanh nghiệp có thể phát triển thuận lợi, thu được nhiều doanh thu đều đến từ cách làm việc và luân chuyển chúng của nhân viên thu ngân. Để đảm bảo nhân viên luôn làm được việc và hiệu quả thì cần có sự hỗ trợ nhiệt tình và thật lòng của quản lý. 

– Định hướng cho nhân viên: Những quản lý cần phải đưa ra một cách thức định hướng công việc hợp lý cho nhân viên thu ngân. Việc làm này cần phải được tiến hành một cách rõ ràng và cụ thể để tránh những sai sót, nhầm lẫn trong quá trình thu ngân của nhân viên. Định hướng rõ ràng sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, công việc được xử lý nhanh chóng, hiệu quả, qua đó nâng cao chất lượng và tăng được doanh thu.

– Lộ trình thăng tiến rõ ràng: bất cứ nhân viên nào cũng cần biết được lộ trình thăng tiến rõ ràng tại vị trí mà mình đang công tác. Điều này giúp tạo động lực làm việc cho họ và giữ họ ở lại đóng góp cho doanh nghiệp mà mình đang theo làm. Hiểu được điều này, người quản lý nhân viên thu ngân cần đưa ra một lộ trình cụ thể và hợp lý cho nhân viên của mình để họ thấy rằng những công sức họ bỏ ra là xứng đáng và đáp ứng được kỳ vọng của họ đối với vị trí đang làm.