Các bộ phận của kiểm soát nội bộ và cách phối hợp hiệu quả

Các bộ phận của kiểm soát nội bộ đóng vai trò vô cùng quan trọng, có ảnh hưởng đến sự phát triển của một doanh nghiệp, tổ chức. Chính vì vậy, mà các doanh nghiệp cần phải đặc biệt quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội bộ, để nếu có sai sót thì còn có thể có cách khắc phục kịp thời. Vậy những sai sót nào mà doanh nghiệp cần tránh? Cách cải thiện là gì? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé.

I. Đặc điểm của kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Một hệ thống kiểm soát nội bộ được xem là có hiệu quả khi các trình tự của nó phải được liên kết chặt chẽ với nhau bao gồm việc lên kế hoạch tổ chức và vận dụng mọi thứ vào quy trình kiểm soát nội bộ. Và cuối cùng là để hoàn thành được 5 mục tiêu dưới đây.

– Đảm bảo toàn vẹn tài sản doanh nghiệp: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, tổ chức, tránh khỏi việc tài sản bị sử dụng lãng phí và mất cắp. Đây là mục tiêu vô cùng quan trọng đối với bộ phận kiểm soát nội bộ.

– Tuân thủ pháp luật: cần phải tuân thủ theo những chính sách pháp luật và chính sách trong hoạt động kinh doanh mà nhà nước đã ban hành. Tuyệt đối không được làm trái pháp luật.

– Tăng hiệu quả kinh doanh: đánh giá năng lực làm việc, độ cống hiến của mỗi nhân viên đối với doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng lực làm việc tốt, sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn.

– Đảm bảo báo cáo tài chính, số liệu trung thực: các dữ liệu trong hoạt động kinh doanh cần phải được chính xác và đáng tin cậy. Cam kết đúng với những số liệu được ghi trong báo cáo tài chính.

– Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, nề nếp: các doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường làm việc có kỷ cương và nề nếp. Điều này sẽ giúp nhân viên noi theo và làm việc chuyên nghiệp, nghiêm túc hơn.

Việc làm, tuyển dụng kiểm soát nội bộ có thể bạn quan tâm:

– Tối Ưu Vận Hành Logistic Bách Hóa Xanh

– Nhân viên phân tích dữ liệu và dự báo mua hàng Bách Hoá Xanh

– Nhân viên kiểm soát vận hành siêu thị Bách Hoá Xanh

II. Các bộ phận của kiểm soát nội bộ

Tuỳ thuộc vào quy mô, loại hình kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ có hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau. Nhưng nhìn chung thì các bộ phận của kiểm soát nội bộ có 5 thành phần.

1. Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát gồm các quan điểm về việc quản trị và các quan điểm về nhận thức của Ban cấp cao trong doanh nghiệp. Việc xây dựng môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình quản trị doanh nghiệp. Do đó, nếu môi trường kiểm soát yếu sẽ dẫn đến các sai lầm trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Và trong môi trường kiểm soát có 7 yếu tố là cơ cấu tổ chức, bảo đảm về năng lực làm việc, sự thật thà và các giá trị đạo đức, các chính sách về nhân sự, trách nhiệm và quyền hạn, phong cách điều hành của ban quản trị, sự tham gia của ban quản trị.

Ngoài những yếu tố trên, thì môi trường kiểm soát còn phải chịu tác động của các yếu tố bên trong như truyền thống, văn hoá doanh nghiệp, kiểm toán viên,…

2. Hệ thống quản lý và đánh giá rủi ro

Hệ thống quản lý và đánh giá rủi ro sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể dễ dàng nhìn thấy được các rủi ro mà doanh nghiệp sắp phải đối mặt. Từ đó sẽ đề ra các biện pháp để kiểm soát được những rủi ro đó. 

Hệ thống đánh giá rủi ro gồm có 4 bước như sau: xác định được mục tiêu cụ thể, tìm thấy được rủi ro, đánh giá rủi ro, đưa ra những biện pháp thích hợp để khống chế rủi ro.

3. Hoạt động kiểm soát

Mục tiêu của hoạt động kiểm soát là trợ giúp các chỉ đạo của ban quản trị được thực hiện và ngăn ngừa được các rủi ro có liên quan. Và hoạt động này được tìm thấy ở bất kỳ nơi đâu và mọi cấp bậc trong một tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, các nhân viên phải có trách nhiệm tuân thủ theo các hoạt động mà cấp trên đưa ra.

4. Thông tin và giao tiếp

Tất cả các thông tin liên quan tới hoạt động kinh doanh và sản xuất cần phải được thu thập, xử lý và lưu trữ ở các phần mềm trên máy tính. Và những nhân viên trong doanh nghiệp phải có trách nhiệm làm theo đúng với những gì cấp trên đã giao phó.

Bên cạnh việc truyền thông nội bộ, thì truyền thông bên ngoài cũng là yếu tố quan trọng không kém, nó giúp các đối tượng bên ngoài có thể thấu hiểu về doanh nghiệp hơn. Các đối tượng bên ngoài này có thể là khách hàng, nhà cung ứng, cơ quan nhà nước,… 

5. Giám sát

Việc giám sát các hoạt động sẽ giúp doanh nghiệp có thể phân tích, đánh giá mức độ hiệu quả của hoạt động kinh doanh theo từng mốc thời gian. Bên cạnh đó, còn giúp doanh nghiệp có thể phát hiện được những khuyết điểm, sai sót kịp thời để tìm ra được những phương pháp khắc phục nhanh chóng.

III. Sai lầm cần tránh của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động và phát triển của một doanh nghiệp. Do đó, các bộ phận của kiểm soát nội bộ cần tránh những hành động sai lầm sau đây:

– Thiếu quy trình hoạt động hoàn chỉnh: nhân viên chỉ làm việc khi nhận được mệnh lệnh của cấp trên. Lúc được giao thì kiểm tra, còn không thì thôi.

– Không đưa ra văn bản yêu cầu rõ ràng: các nhà quản trị không đưa ra các văn bản yêu cầu công việc rõ ràng. Chỉ đưa ra mệnh lệnh chung chung, nhân viên có thể hiểu sai ý.

– Đùn đẩy trách nhiệm: khi gặp phải sai phạm thì đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, không ai dám đứng ra nhận lỗi lầm của mình. Điều này cần phải được chấn chỉnh nghiêm ngặt hơn trong một doanh nghiệp.

– Lỗ hổng tài chính: cần đánh giá lại hệ thống kiểm soát nội bộ, nếu như bạn nghi ngờ có dấu hiệu bất thường về tình hình tài chính của công ty. Cần xem xét lại hoạt động kinh doanh của công ty.

– Lợi dụng kẽ hở để thu lợi bất chính: nhiều nhân viên chịu làm việc dù không đem lại lợi ích gì cho bản thân. Điều này cho thấy có thể họ đang lợi dụng kẽ hở để kiếm lợi cho mình.

– Không thay đổi, cải thiện kịp thời: nếu như bạn không cải thiện kịp thời những sai lầm này, thì sẽ đem lại hậu quả nghiêm trọng. Nặng hơn là công ty đó có thể thua lỗ và dẫn đến phá sản.

IV. Giải pháp phối hợp hiệu quả các bộ phận của kiểm soát nội bộ

Các doanh nghiệp cần đề ra những biện pháp, quy trình làm việc cụ thể, rõ ràng. Mục đích là để giảm thiểu được những rủi ro xuống mức thấp nhất. 

1. Xây dựng chính sách thưởng, phạt hợp lý

Doanh nghiệp cần đặt ra những chính sách ưu đãi, lương, thưởng hợp lý. Nhằm để tạo động lực cho nhân viên làm việc năng nổ và cống hiến hết mình cho công ty. Bên cạnh đó cũng cần có những chính sách phạt rõ ràng và phân minh, để xử phạt những ai vi kỷ cương, nề nếp của công ty.

2. Bất kỳ thành viên nào cũng tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ được áp dụng cho toàn cả doanh nghiệp, cho dù là ai dù ở bất kỳ vị trí nào thì cũng phải tuân thủ theo. Chỉ có như vậy thì mới thể hiện được sự công tư phân minh, các nhân viên trong công ty cũng sẽ được cảm thấy công bằng, bình đẳng.

3. Quản lý doanh nghiệp nên giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ

Các nhà quản trị, quản lý doanh nghiệp nên thường xuyên giám sát các bộ phận của kiểm soát nội bộ. Để tránh các trường hợp lợi dụng lỗ hở để đem về lợi ích cho mình.

4. Phối hợp kiểm tra chéo

Các phòng ban trong công ty cần có sự phối hợp, kết nối với nhau trong quá trình làm việc. Nhằm để trao đổi thông tin, nếu có phát hiện sai sót, lỗi sai trong công việc thì chỉ ra để tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm qua lại.

5. Đánh giá và cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ thường xuyên

Các doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá về cách làm việc ở các bộ phận của kiểm soát nội bộ. Sau đó đưa ra được những biện pháp phù hợp để có thể cải thiện được mức độ hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Xem thêm:

– Mô tả công việc của nhân viên kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

– Thủ tục kiểm soát là gì? Các loại thủ tục kiểm soát nội bộ

– Chức năng, nhiệm vụ của ban kiểm soát nội bộ trong công ty

Với những nội dung được đề cập trong bài về các bộ phận của kiểm soát nội bộ, cũng như là những sai lầm mà doanh nghiệp cần phải tránh. Hy vọng có thể hữu ích đối với các bạn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết, nếu cảm thấy hay hãy chia sẻ bài viết và đừng quên để lại bình luận cho mình biết với nhé.