Cách chèn dữ liệu Excel vào PowerPoint bằng phương pháp liên kết

Bài thuyết trình PowerPoint của bạn thuyết phục hơn khi có các số liệu chính xác từ Excel. Trong bài viết này, Thcshoanghiep.edu.vn sẽ hướng dẫn bạn chèn dữ liệu Excel vào PowerPoint một cách đơn giản nhất.

1. Liên kết dữ liệu Excel với PowerPoint

Để liên kết bảng Excel với bảng thuyết trình, bạn cần phải chuẩn bị một file Excel đã có dữ liệu. Khi đã có dữ liệu ban đầu, bạn hãy làm theo các bước dưới đây.

Bước 1: Trong Excel, bạn đánh dấu phần dữ liệu mà mình muốn chèn vào PowerPoint. Click chuột phải chọn Copy (hoặc nhấn Ctrl + C).

Bước 2: Mở bản trình bày của bạn trong PowerPoint. Đi tới slide mà bạn cần thêm dữ liệu.

Bước 3: Đảm bảo rằng bạn đang ở trang Home trên menu nằm ngang. Hãy nhấn vào Nút mũi tên chỉ xuống tại mục Paste >> chọn Paste Special…

Bước 4: Chọn Paste link >> Microsoft Excel Worksheet Object >> OK.

Dữ liệu trang tính của bạn giờ đây đã được thêm vào slide, bạn có thể tự do thay đổi vị trí, kích thước của nó trên trang trình bày.

Vì đã chọn Paste link, nên dữ liệu trên trang sẽ được liên kết với file Excel. Bất kỳ thay đổi gì trong file Excel cũng sẽ được cập nhật liên tục trong PowerPoint. Tuy nhiên, bạn không thể chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trong PowerPoint, mà phải mở Excel để làm điều đó.

2. Chèn biểu đồ đường vào Excel

Một trong những cách dễ dàng nhất để hình dung, so sánh và phân tích dữ liệu là sử dụng biểu đồ đường. Nếu muốn, bạn cũng có thể chèn biểu đồ đường từ Excel vào PowerPoint.

Bước 1: Để biểu đồ đường trong file Excel, bạn cần bôi đen dữ liệu, sau đó chọn Insert.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Biểu đồ đường trong mục Charts. Tại đây bạn có thể chọn loại biểu đồ mình muốn hiển thị, từ 2D đến 3D.

Bước 3: Khi biểu đồ xuất hiện trên trang tính, bạn click chuột phải vào nó, chọn Copy (hoặc nhấn Ctrl + C).

Bước 4: Mở PowerPoint, chuyển đến slide mà bạn muốn chèn biểu đồ.

Bước 5: Bạn nhấn vào dấu mũi tên bên dưới Paste. Tại đây, bạn có thể chọn UseDestination Theme & Link Data (L) +Keep Source Formatting & Link Data (F). Tùy chọn đầu tiên cho phép bạn sử dụng chủ đề đang chọn cho bản trình bày. Trong khi đó tùy chọn thứ hai giữ lại giao diện của tệp Excel nguồn.

Bước 6: Khi đã dán biểu đồ vào PowerPoint, bạn có thể di chuyển và thay đổi kích thước cho phù hợp với slide.

3. Cập nhật biểu đồ đã thêm

Có một số cách khác nhau để bạn cập nhật lại dữ liệu hoặc tùy chỉnh biểu đồ đã thêm vào PowerPoint.

Nếu cần thay đổi giao diện của bản đồ, bạn chỉ cần nháy đúp chuột vào nó. Khi menu Chart Design hiện lên, hãy chọn một giao diện mới trong Chart Styles. Ngoài ra, bạn cũng có thể điều chỉnh các thông số thiết kế ở cửa sổ bên phải.

Khi muốn chỉnh sửa biểu đồ, bạn phải mở tệp Excel gốc của nó. Thực hiện điều này nhanh chóng bằng cách click chuột phải vào biểu đồ >> chọn Edit Data >> Edit Data In Excel.

Thông thường, những thay đổi của bạn trong file Excel sẽ tự động được cập nhật trong PowerPoint. Tuy nhiên, nếu thấy rằng những thay đổi không được phản ánh trên biểu đồ PowerPoint, bạn có thể cập nhật thủ công.

Để làm như vậy, hãy nhấp đúp chuột vào biểu đồ của bạn, khi tab Chart Design hiện lên, bạn chọn Refresh Data. Thao tác này sẽ lấy thông tin mới nhất từ tệp Excel được liên kết.

Kết

Trên đây là những thủ thuật đơn giản giúp bạn thêm dữ liệu từ trang tính Excel vào slide PowerPoint. Hãy theo dõi Thcshoanghiep.edu.vn để tìm hiểu thêm nhiều mẹo hữu ích khác nhé!