Tạo thư mục trong văn bản Word giúp bạn dễ dàng quản lý tài liệu và có thể làm mục lục nhanh chóng. Trong bài viết này, ThuThuatPhanMem.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo thư mục trong văn bản Word một cách nhanh chóng.
1. Cây thư mục – Thư mục trong văn bản Word là gì?
Trong khoa học máy tính, thư mục cây được sử dụng rộng rãi và đây là khái niệm cơ bản trong khoa học máy tính cơ bản. Tương tự như thư mục cây trong máy tính, thư mục cây trong Word được dùng để chia thành nhiều thư mục con, trong các thư mục con có nhiều thư mục nhỏ hơn hoặc chứa các nội dung cụ thể khác nhau. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo một thư mục gốc lớn với rất nhiều nhánh lớn, trong mỗi nhánh lớn có các nhánh nhỏ hơn, các nhánh nhỏ hơn có các nhánh mọc ở đầu nhánh, v.v… Vì vậy, người ta thường gọi thư mục nhánh đó là thư mục cây. dễ dàng xác định và liên kết.
Đối với Word, thư mục dạng cây rất có ý nghĩa, chúng giúp người soạn thảo văn bản kiểm soát được toàn bộ nội dung cũng như nắm được bố cục cụ thể của văn bản soạn thảo. Ngoài ra, thư mục trong văn bản Word còn hỗ trợ chuyển đổi thư mục nhanh, tìm kiếm vị trí cần chỉnh sửa, đồng bộ,… nâng cao hiệu quả làm việc nhanh chóng.
2. Cách tạo thư mục văn bản trong Word
Đối với Word, từ phiên bản 2003 trở lên, bạn có thể sử dụng tính năng tạo thư mục văn bản. Tất cả các phiên bản đều có thao tác tạo thư mục văn bản giống nhau. Để tạo thư mục văn bản trong Word, bạn làm như sau:
Bước 1: Mở file Word cần tạo folder chọn tab Home (1) => Expand Style (2) => Create a Style (3) để bắt đầu tạo folder trên Word.
Bước 2: Khi hộp thoại Create New Style from Formatting xuất hiện, bạn đặt tên cho thư mục (tên hiển thị trên thanh công cụ, phân biệt với các thư mục khác) trong tab Name .
Sau khi đặt tên, bạn chọn tab Modify để mở rộng các thông số điều chỉnh.
Bước 3: Trong cửa sổ Create New Style from Formatting , các bạn chọn thẻ Format và chọn Paragraph để tiến hành tạo thư mục theo thứ tự từ lớn nhất đến nhỏ nhất.
Bước 4: Tại cửa sổ Paragraph , các bạn chọn thẻ Indents and Spacing và điều chỉnh Outline Level thành Level 1 rồi nhấn OK .
Thư mục lớn nhất trong văn bản Word sẽ được để là Level 1, các thư mục nhỏ tiếp theo bạn sẽ để thành Level 2, Level 3….
Bước 5: Quay lại mục Create New Style từ Formatting , bạn sẽ phải tinh chỉnh các định dạng văn bản trong tab Formatting .
Tại đây, bạn có thể điều chỉnh các định dạng font chữ như sau: Chỉnh font chữ, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân, căn lề, căn trên dưới, giãn dòng, v.v.
Bước 6: Hướng dẫn định dạng theo thư mục văn bản: Thông thường, các thư mục chính, thư mục lớn bạn nên để cỡ chữ lớn hơn, đậm hoặc nghiêng. Đối với các folder nhỏ tiếp theo, bạn phải để font chữ nhỏ lại, bỏ đậm, gạch chân,… Tương tự với các folder khác, bạn phải tạo sự khác biệt để người xem thấy rằng chúng đang lớn dần lên. dần dần.
Khi điều chỉnh định dạng, bạn có thể xem trước thư mục hiển thị trong bảng Preview .
Bước 7: Ngoài ra, bạn còn có một số tùy chọn mở rộng để sau này sử dụng thư mục (văn bản Word khác).
- Thêm vào thư viện Kiểu: Thêm vào thư mục Kiểu (bắt buộc)
- Tự động cập nhật: Tự động cập nhật (không nên dùng)
- Only in this document: Chỉ dành cho tài liệu này
- Tài liệu mới dựa trên mẫu này: Cho phép sử dụng trong các tài liệu khác
Bước 8: Sau khi tạo xong thư mục chính, quay lại bước 4 và bắt đầu tạo các thư mục con tiếp theo (tùy theo nhu cầu của bạn).
Các thư mục tiếp theo sẽ được đặt Outline Level theo thứ tự tăng dần.
Bước 9: Cuối cùng, bạn chỉ cần chọn các chế độ tạo thư mục trong tab Style để áp dụng tạo thư mục văn bản trong văn bản Word.
Bước 10: Để kiểm tra, xem và theo dõi các thư mục văn bản trong Word các bạn cần mở bảng Điều hướng bằng cách: View => Navigation Pane .
Bước 11: Tại cửa sổ Điều hướng , bạn có thể dễ dàng xem và quản lý hệ thống thư mục tài liệu trên Word.
Trong bài viết này, ThuThuatPhanMem.vn đã chia sẻ với các bạn cách tạo thư mục văn bản trong Word nhanh chóng và hiệu quả. Chúc một ngày tốt lành!
