Cách viết email từ chối lời mời phỏng vấn khéo léo, chuyên nghiệp, lịch sự

Sau khi chọn lọc được hồ sơ phù hợp, nhà tuyển dụng sẽ bắt đầu gửi mail xác nhận phỏng vấn với các ứng viên. Có thể trong thời điểm đó, vì những lý do cá nhân khiến cho bạn muốn từ chối cơ hội phỏng vấn và không tiếp tục ứng tuyển tại vị trí công việc này nữa. Tuy nhiên, bạn cũng không muốn làm phật lòng nhà tuyển dụng. Vậy thì hãy cùng bài viết sau đây tìm hiểu về cách viết email từ chối lời mời phỏng vấn sao cho khéo léo, lịch sự và chuyên nghiệp nhé!

I. Tại sao cần gửi email từ chối phỏng vấn?

Trong thực tế, có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc ứng viên từ chối cơ hội phỏng vấn. Điển hình như không sắp xếp được thời gian phỏng vấn, phát hiện một vài thông tin không tốt về công ty tuyển dụng hay đơn giản là không còn cảm thấy công việc đó phù hợp với mình.

Tuy nhiên thay vì báo trực tiếp với nhà tuyển dụng, nhiều người lại chọn cách im lặng và không trả lời mail xác nhận dù cho đã mở xem thư mời phỏng vấn. Điều này sẽ khiến cho phía công ty tuyển dụng cảm thấy bạn là người thiếu chuyên nghiệp và không tôn trọng đối phương.

Có thể những đánh giá tiêu cực này sẽ không có sức ảnh hưởng đến bạn ngay lập tức. Song về lâu dài, bạn sẽ phải giao tiếp xã hội với nhiều đối tác, khách hàng khác nhau. Biết đâu rằng trong số này sẽ có công ty tuyển dụng cũ, hoặc những doanh nghiệp từng hợp tác với họ. Khi đó, bạn có thể bị liệt kê vào kiểu người không đáng tin cậy và dẫn đến việc vụt mất nhiều cơ hội hợp tác, phát triển,…

Vì vậy khi nhận được lời mời phỏng vấn, bạn nên ngay lập tức phản hồi cho nhà tuyển dụng biết quyết định của mình. Nếu bạn từ chối, hãy khéo léo đưa ra lý do chính đáng và dễ chấp nhận, cũng như gửi đến họ lời cảm ơn vì đã dành cơ hội quý giá đó cho bạn.

Việc này không chỉ giúp nhà tuyển dụng chủ động trong việc tìm kiếm nhân sự, mà còn chứng minh được tinh thần làm việc chuyên nghiệp của bạn. Không những vậy, việc gửi email từ chối phỏng vấn còn giúp tránh làm mất thời gian của đôi bên và tạo thiện cảm với phía công ty tuyển dụng.

II. Gợi ý những lý do từ chối phỏng vấn

Một lý do từ chối chính đáng, hợp lý sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ chấp nhận và cảm thấy được tôn trọng hơn. Thế nên, bạn cần phải cân nhắc để có thể đưa ra chọn lựa phù hợp nhất khi quyết định từ chối lời mời phỏng vấn. Dưới đây là một vài lý do từ chối phỏng vấn phổ biến nhất mà mình tổng hợp được.

Tuy nhiên đây cũng chỉ là gợi ý mang tính chất tham khảo, và bạn cần tùy vào tình hình thực tế để đưa ra lý do phù hợp, chính đáng và khôn khéo nhất nhé! 

– Không thể sắp xếp được thời gian tham gia phỏng vấn.

– Một số thay đổi trong lịch trình cá nhân khiến bạn không thể sắp xếp làm việc tại công ty, dù có phỏng vấn thành công hay không.

– Chính sách của công ty cũ có sự thay đổi và bạn muốn tiếp tục công việc tại đây.

– Sau khi nghiên cứu, bạn phát hiện ra mục tiêu nghề nghiệp của mình không tương thích với sứ mệnh hoặc văn hóa công ty.

– Chính sách đãi ngộ dành cho nhân viên chưa đáp ứng được sự kỳ vọng của bạn.

Vì email phản hồi đến trễ, nên bạn đã nhận lời làm việc tại một công ty khác.

III. Cấu trúc thư từ chối phỏng vấn qua email

1. Tiêu đề email

Mỗi ngày, các phòng ban nhân sự có thể nhận từ hàng chục đến hàng trăm email khác nhau. Vì thế nên việc đặt tiêu đề email nghĩa là bạn đang giúp cho nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian cũng như ghi nhận thông tin phản hồi nhanh chóng hơn.

Và mặc dù không có công thức chung nào trong việc đặt tiêu đề cho email, nhưng bạn có thể tham khảo một số mẹo để giúp nhà tuyển dụng dễ chú ý hơn như:

– Thay vì soạn email từ chối mới, bạn nên trả lời ngay trong thư mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng.

– Trong trường hợp soạn thư mới, tiêu đề email nên có họ tên kèm với vị trí công việc mà bạn đã ứng tuyển. 

– Ngoài ra, có thể ghi thêm cụm “từ chối phỏng vấn” vào phía trước tiêu đề để nhà tuyển dụng dễ nhìn thấy email của bạn hơn.

2. Nội dung thư

Khi soạn thảo nội dung email, bạn nên chú ý đến cách trình bày cũng như việc sử dụng câu văn, từ ngữ sao cho lịch sự và khéo léo nhất. Tránh tình trạng viết vòng vo, dài dòng nhưng không có trọng tâm hay trình bày quá chi tiết một vấn đề nào đó. Điều này sẽ khiến cho email của bạn trông thiếu chuyên nghiệp và gây khó chịu cho người đọc.

Ngoài ra, email của bạn cần đảm bảo có đủ các nội dung cần có trong một thư từ chối phỏng vấn. Bao gồm:

– Mở đầu email: Bạn nên xác định rõ rằng email này sẽ được gửi đến ai, thuộc phòng ban nào. Các thông tin này có thể được tìm thấy trong phần chữ ký ở cuối thư mời phỏng vấn. Sau khi đã biết được chính xác, bạn hãy mở đầu mail bằng cụm “Kính gửi/ Kính chào/ Thân gửi + tên người nhận + chức vụ, phòng ban làm việc”. Việc ghi rõ tên người nhận mail sẽ khiến họ cảm thấy được tôn trọng và sẽ đánh giá tốt về bạn.

– Lời cảm ơn: Tiếp theo đó, bạn nên dành một lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã trao cho mình cơ hội phỏng vấn quý giá này. Tuy chỉ là một dòng thư, song lại thể hiện được sự trân trọng của bạn với vị trí công việc này cũng như quý công ty đấy!

– Xác nhận không tham gia phỏng vấn: Đây là phần chính yếu cũng là quan trọng nhất của toàn bộ email. Trong mục này, bạn nên trình bày lý do không thể nhận phỏng vấn một cách ngắn gọn, súc tích và rành mạch. Nếu từ chối vì không sắp xếp được thời gian, bạn cũng nên khéo léo gợi ý cho nhà tuyển dụng khoảng thời gian gần nhất mà mình có thể tiếp nhận phỏng vấn. Để họ có thể cân nhắc và gửi mail phản hồi đến bạn sớm nhất. Còn ngoài ra không nên viết quá chi tiết về lý do từ chối sẽ dễ khiến cho công ty tuyển dụng phật ý và có những đánh giá không tốt dành cho bạn!

– Gửi lời chúc: Một lời chúc tốt đẹp sẽ giúp phần nào xoa dịu sự hụt hẫng nơi nhà tuyển dụng. Đồng thời cho thấy bạn là một người tinh tế và khéo léo trong giao tiếp, ứng xử. Vì thế nên, đừng quên gửi lời chúc trong cuối thư từ chối phỏng vấn của mình nhé!

– Lời chào cuối thư: Dù là email nào thì cuối thư, bạn cũng đều phải gửi đến người nhận một lời chào chân thành. Điều này sẽ giúp bạn thể hiện thái độ lịch sự, tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.

– Chữ ký: Nên có đầy đủ thông tin liên hệ của bạn. Dù cho đây là email từ chối phỏng vấn, song nhà tuyển dụng vẫn có thể sẽ lưu lại thông tin của ứng viên cho nhiều mục đích khác. Thế nên, đừng bỏ qua chữ ký trong bất kế email nào nhé!

Và dù cho là email từ chối phỏng vấn, bạn cũng không nên tỏ ra sợ sệt hay nhún nhường quá mức. Bên cạnh đó, để giữ ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, trong thư bạn có thể gửi kèm một lời xin lỗi chân thành vì đã làm mất thời gian xem xét hồ sơ của họ.

Tìm việc làm, tuyển dụng Nhân sự có thể bạn quan tâm:

– Chuyên viên C&B

– Nhân viên Hành Chánh

IV. Cách gửi mail từ chối phỏng vấn vẫn ghi điểm với nhà tuyển dụng

1. Gửi mail phản hồi nhà tuyển dụng nhanh chóng

Sau khi nhận được mail mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, bạn cần nhanh chóng đưa ra quyết định của mình và phản hồi lại sớm nhất có thể. Điều này sẽ tránh việc làm mất thời gian của cả hai bên, cũng như thể hiện bạn là người chuyên nghiệp và có sự tôn trọng với quý công ty.

Ngoài ra, việc nhận được mail trả lời của bạn sớm cũng sẽ giúp cho nhà tuyển dụng nắm tình hình và chủ động hơn trong việc tìm kiếm nhân sự.

Bên cạnh đó, bạn cần phải chắc chắn về mỗi quyết định của bản thân. Bởi một khi đã gửi mail từ chối, đồng nghĩa với việc bạn đã bỏ qua một cơ hội làm việc và sẽ phải chờ đợi đợt tuyển dụng tiếp theo (chưa biết rõ thời gian nào).

Tuy nhiên nếu cứ phân vân dẫn đến việc đưa ra quyết định chậm trễ, bạn sẽ có thể bị đánh giá là thiếu quyết đoán, không đáng tin cậy và tệ hơn là không chuyên nghiệp.

2. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chân thành

Trong quá trình viết mail từ chối phỏng vấn, bạn cần chú ý đến cách trình bày cũng như việc sử dụng từ ngữ, câu văn sao cho thật khéo léo. Hãy đảm bảo rằng ngôn từ mà bạn sử dụng đủ lịch sự, đúng mực nhưng vẫn thể hiện được sự chân thành, thân thiện. Điều này sẽ giúp cho nhà tuyển dụng có cái nhìn thiện cảm và đánh giá tích cực dành cho bạn, ngay cả khi bạn đang gửi đến họ lời từ chối thẳng thắn.

3. Đưa ra lý do từ chối khéo léo

Trên thực tế, có rất nhiều lý do dẫn đến việc chúng ta quyết định từ chối tiếp nhận buổi phỏng vấn. Nó có thể đến từ các nguyên nhân chủ quan như không sắp xếp được thời gian, thay đổi trong lịch trình cá nhân,… Cho đến những nguyên nhân khách quan như bạn chưa hài lòng với chính sách đãi ngộ, lương thưởng.

Tuy nhiên, không phải nguyên nhân nào cũng nên trình bày trong mục lý do từ chối phỏng vấn. Việc bạn trình bày trực tiếp và thẳng thắn, đôi khi sẽ khiến nhà tuyển dụng không hài lòng hoặc cảm thấy khó chịu. Nhưng nếu bạn trình bày vòng vo hoặc không trung thực thì càng làm họ đánh giá là thiếu chuyên nghiệp và không đáng tin cậy. Vì thế nên, ngoài việc chọn một lý do từ chối thích hợp, bạn còn phải đưa vào email một cách thật khéo léo để nhà tuyển dụng có thể dễ chấp nhận và giữ được ấn tượng tốt nhé! 

4. Không cần giải thích dài dòng, quá chi tiết

Mặc dù lý do không tham gia phỏng vấn là phần quan trọng trong email từ chối, song bạn cũng không cần thiết phải giải thích quá chi tiết với nhà tuyển dụng.

Thứ nhất, những thông tin đó đôi khi không thực sự cần với phía công ty tuyển dụng.

Thứ hai, việc giải thích dài dòng có lúc sẽ khiến bạn vô tình tiết lộ các mục tiêu, dự định hoặc lý do thật sự dẫn đến quyết định từ chối lời mời phỏng vấn.

Và một khi nhà tuyển dụng biết được, họ sẽ có những đánh giá tiêu cực và thiếu thiện cảm dành cho bạn. Điều đó sẽ ảnh hưởng về lâu dài trong quá trình làm việc của bạn. Thế nên, bạn cần đảm bảo nội dung email đủ các mục cần thiết cũng như trình bày ngắn gọn, rõ ràng và súc tích nhất. Tốt hơn cả là nên đi thẳng vào trọng tâm, tránh lan man nhé!

5. Thái độ là điều quan trọng nhất

Mọi quy trình tuyển dụng đều mất rất nhiều thời gian. Không chỉ có bạn bỏ công sức ứng tuyển, mà các nhà tuyển dụng cũng vô cùng vất vả để sàng lọc hồ sơ, lên quy trình và sắp xếp các buổi phỏng vấn phù hợp. Thế nên dù cho là từ chối, bạn vẫn nên thể hiện trong email sự biết ơn của mình dành cho quý công ty vì cho bạn cơ hội ứng tuyển bằng lời cảm ơn chân thành.

Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi đến nhà tuyển dụng lời xin lỗi vì đã làm mất thời gian, và lấy làm tiếc vì đã không thể nhận lời phỏng vấn. Tuy nhiên, bạn không cần phải sợ sệt hay tỏ ra nhún nhường trong thư từ chối. Điều bạn nên thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy chính là sự chân thành, thái độ lịch sự và đúng mực.

V. Mẫu email từ chối phỏng vấn

1. Mẫu tiếng Việt

– Mẫu email từ chối phỏng vấn với lý do chung chung

– Mẫu email từ chối phỏng vấn với lý do cụ thể

2. Mẫu tiếng Anh

– Mẫu email từ chối phỏng vấn 1

– Mẫu email từ chối phỏng vấn 2

Xem thêm:>> Cách gửi CV qua email thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng

>> Cách trả lời email phỏng vấn chính xác, chuyên nghiệp, ấn tượng

>> Bật mí cách xin nghỉ việc khéo léo, nhẹ nhàng, thuyết phục nhất

Hy vọng rằng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích cho quá trình xin việc sắp tới. Chúc bạn thành công có được vị trí công việc mơ ước. Và đừng ngại để lại bình luận cho mình biết nếu bạn có những thắc mắc nào khác nhé!