Khắc phục điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ tối ưu nhất

Muốn phát triển lâu dài và bền vững, thì các doanh nghiệp cần phải có hệ thống kiểm soát nội bộ chất lượng. Hệ thống kiểm soát này sẽ giúp các doanh nghiệp tránh được những rủi ro và có cách phòng ngừa kịp thời. Tuy nhiên hệ thống kiểm soát có chất lượng như thế nào, thì cũng tồn tại những điểm yếu của nó. Trong bài viết này chúng tôi sẽ giúp các bạn khắc phục được điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hãy cùng theo dõi nhé!

I. Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Giảm nguy cơ rủi ro

Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt được các nguy cơ rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Chẳng hạn như các rủi ro làm chậm tiến độ sản xuất, tăng giá sản xuất, chất lượng sản phẩm bị giảm,…

2. Hạn chế sai sót, thất thoát cho doanh nghiệp

Bộ phận kiểm soát sẽ giám sát xuyên suốt, giúp doanh nghiệp hạn chế được sai sót, mất mát, hao hụt tài sản. Góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

3. Đảm bảo tính chính xác cho số liệu

Nhân viên kiểm soát nội bộ sẽ có trách nhiệm theo dõi và đánh giá các số liệu tài chính của doanh nghiệp. Họ cần phải đảm bảo những số liệu đó phải chính xác, đúng với số liệu thực tế.

4. Giám sát chặt chẽ đội ngũ nhân viên

Họ phải giám sát tác phong làm việc, hành vi ứng xử của nhân viên. Để góp phần đem lại một môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh.

5. Tăng cường hiệu quả kinh doanh

Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giám sát các quyết định, chiến lược của nhà quản trị. Và đánh giá xem những chiến lược đó có mang lại kết quả kinh doanh tốt hay doanh thu cao cho doanh nghiệp hay không. 

Việc làm, tuyển dụng QC có thể bạn quan tâm:

– Tối ưu vận hành Logistic Bách Hoá Xanh

– Nhân viên QC Bách Hóa Xanh

– Cộng tác viên QC Bách Hóa Xanh

II. Điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Thường bị xem xét mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí

Nếu như chi phí bỏ ra để thực hiện các hoạt động kiểm soát lớn hơn so với lợi ích mà bộ phận kiểm soát đem lại. Thì các nhà quản trị sẽ cân nhắc, và có thể sẽ không thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ.

2. Không tác động kịp thời đến các nghiệp vụ bất thường

Với những nghiệp vụ bất thường thì hệ thống kiểm soát sẽ ít tác động đến. Mà thay vào đó là họ sẽ tác động nhiều đến các nghiệp vụ được thực hiện thường xuyên hơn.

3. Thủ tục bị lạc hậu theo thời gian

Lâu dần các thủ tục kiểm soát sẽ trở nên lạc hậu, lỗi thời theo thời gian. Bởi vì các nhân viên bị kiểm soát sẽ luôn tìm cách để đối phó với những thủ tục này.

4. Thiếu kiểm soát bên ngoài đơn vị

Hệ thống kiểm soát chỉ có thể thực hiện trong phạm vi nội bộ. Và hoàn toàn không thể kiểm soát được những hành vi gian lận bên ngoài đơn vị.

5. Dễ bị sao lãng, vô hiệu hóa hay thông đồng đối phó

Khi các cấp lãnh đạo thông đồng với nhân viên, thì sẽ có thể dễ dàng qua mặt được hệ thống kiểm soát nội bộ. Hay có thể là sự thông đồng với những người ở ngoài đơn vị. 

6. Sự lạm quyền của nhà quản lý

Nhà quản trị là người đưa ra hệ thống kiểm soát nội bộ. Do đó chính sách của hệ thống kiểm soát này có thể không được thực thi với họ, mà chỉ được thực thi đối với các cấp bậc nhân viên.

III. Giải pháp khắc phục điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát:

Doanh nghiệp cần phải xây dựng và tuyên truyền giá trị đạo đức, văn hoá doanh nghiệp, các quy tắc ứng xử cho các nhân viên nắm rõ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải luôn theo dõi và đánh giá các hành vi đạo đức của nhân viên để góp phần hoàn thiện môi trường kiểm soát nội bộ. 

2. Xây dựng quy trình hoàn chỉnh:

Các nhà quản trị cần phải xây dựng quy trình đánh giá rủi ro hoàn chỉnh. Bởi vì doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro bất kỳ lúc nào. Nên việc xây dựng quy trình đánh giá rủi ro sẽ giúp doanh nghiệp có thể phát hiện rủi ro kịp thời và có biện pháp ngăn ngừa thích hợp. 

3. Hoàn thiện thông tin và truyền thông:

Doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống báo cáo, kênh trao đổi thông tin. Mục đích là để các bộ phận trong doanh nghiệp có thể dễ dàng trao đổi và tiếp nhận thông tin của nhau. Ngoài ra thì còn có thể nắm bắt kịp thời được tình hình hoạt động chung của doanh nghiệp.

4. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát:

Cần phải xây dựng bộ phận kiểm soát riêng biệt, không nên tập trung toàn bộ quyền lực vào tay một người. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng gian lận hay lạm quyền ở các cấp quản lý. 

5. Hoàn thiện giám sát kiểm soát:

Bộ phận giám sát nội bộ cần phải được đào tạo bài bản, phù hợp với quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các nhà quản trị cũng phải thường xuyên giám sát, kiểm soát các hoạt động để có thể phát hiện rủi ro và tìm ra cách giải quyết sớm nhất.

6. Chế độ thưởng, phạt phân minh:

Doanh nghiệp cần đưa ra chính sách đãi ngộ, thưởng và phạt phân minh cho nhân viên. Điều này sẽ giúp khích lệ tinh thần và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên hơn. 

Xem thêm:

– Chức năng, nhiệm vụ của ban kiểm soát nội bộ trong công ty

– Mô tả công việc của nhân viên kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

– Tầm quan trọng của giám sát trong kiểm soát nội bộ công ty

Bài viết trên đã chia sẻ về cách khắc phục điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, hy vọng có thể hữu ích đối với các bạn. Nếu như cảm thấy bài viết hay và có giá trị, thì hãy chia sẻ cho bạn bè, người thân của mình cùng đọc nhé. Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết!