Kinh nghiệm làm kế toán tiền lương, câu hỏi thường gặp và cách trả lời

Kế toán tiền lương là một nghề rất quan trọng trong bộ phận kế toán của mỗi doanh nghiệp. Sau đây là một số kinh nghiệm làm kế toán tiền lương hữu ích để bạn nắm rõ tính chất đặc thù của công việc này, cũng như cùng giải đáp một số thắc mắc thường gặp về nghề kế toán tiền lương nhé!

I. Kế toán tiền lương là gì?

1. Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương phụ trách các hoạt động tiền lương trong các tổ chức. Những vị trí này sẽ làm việc trực tiếp dưới giám đốc bộ phận tài chính. Kế toán tiền lương chuẩn bị các giấy tờ liên quan đến tiền lương, tiền thưởng của nhân viên và tiến hành thanh toán tiền lương vào mỗi tháng. Họ sẽ thường quản lý các bảng chấm công hằng tháng, các giấy tờ làm việc ngoài giờ, một số các bảng kê về khoản phụ cấp cho nhân sự,…

2. Tầm quan trọng của kế toán tiền lương trong doanh nghiệp

Kế toán tiền lương phải theo dõi các yếu tố như số giờ làm việc, tổng lương, thuế cho nhân viên và cho toàn công ty. Cách tính toán về thuế và lợi ích có thể bao gồm các khoản đóng góp bảo hiểm y tế và các khoản khấu trừ cho thuế của doanh nghiệp (người sử dụng lao động) và nhân viên (người lao động). Do đó, vai trò của kế toán tiền lương là rất quan trọng.

Tìm việc làm có thể bạn quan tâm – tuyển dụng kế toán:

– Nhân viên Kế Toán Nghiệp Vụ

– Nhân viên phân tích dữ liệu vận hành BHX

– Nhân viên Tính chiết khấu và Quản lý công nợ

II. Mô tả công việc kế toán tiền lương 

1. Quản lý quy trình chấm công, danh sách mức lương và chế độ nhân sự cho nhân viên

Quy trình chấm công tính toán ngày làm việc, ngày không làm việc (nghỉ hàng tuần, nghỉ phép, nghỉ lễ), ngày nghỉ lương,… cho tất cả nhân viên. Quy trình chấm công định dạng dữ liệu chấm công để dễ dàng đồng bộ hóa với các module của Nghỉ phép và Tính lương. Nếu quy trình chấm công càng hệ thống, thì kết quả của các giờ chấm công sẽ càng chính xác, giảm thời gian rà soát lại dữ liệu. 

Đồng thời, kế toán tính lương sẽ phụ trách cập nhật các thông tin mới nhất về chế độ nhân sự. Đảm bảo mọi người đều được hưởng chế độ phụ cấp như nhau.

2. Quản lý tạm ứng lương

Tạm ứng tiền lương là trả trước cho người lao động một phần tiền lương trước khoảng thời gian mà công ty thanh toán lương cho nhân viên. Ví dụ, một nhân viên gặp trường hợp khẩn cấp và cần nhận trước tiền lương của tháng đó thì doanh nghiệp có thể trả trước cho anh ta một phần tiền lương. Các khoản tạm ứng được thu hồi theo từng đợt và thường không tính lãi. Nếu nhân viên muốn được tạm ứng lương, thì kế toán tiền lương sẽ là người phụ trách phần quản lý công nợ cho công ty.

3. Tính lương, hoa hồng và các khoản bảo hiểm

Công việc quan trọng nhất của một kế toán tiền lương là dựa trên bảng chấm công, bảng báo cáo làm thêm ngoài giờ,… để đưa ra tổng số tiền lương mà nhân viên được nhận trong tháng đó. Bên cạnh tiền lương, các khoản phụ cấp, tiền hoa hồng và cả chi phí đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp,… cho nhân viên trong quá trình làm việc tại công ty.

4. Các công việc khác

Ngoài ba công việc chính bên trên, bạn cũng có trách nhiệm thực hiện một số các công việc khác bổ trợ cho vị trí này, có thể kể đến như: thực hiện đối chiếu số dư tài khoản của doanh nghiệp và bảng lương nhân sự, chuẩn bị báo cáo tài chính chi tiết cho quy trình kế toán và kiểm toán, chuẩn bị báo cáo tiền lương định kỳ để quản lý xem xét,…

III. Yêu cầu, kinh nghiệm làm kế toán tiền lương 

1. Thành thạo tin học văn phòng

Kế toán tiền lương phải cực kỳ thành thạo với các phần mềm tin học văn phòng cơ bản và nâng cao, bạn cũng nên làm quen với phần mềm chuyên sử dụng trong phần tính lương. Mặc dù các kỹ năng không phải lúc nào cũng chuyển đổi giữa các loại phần mềm, nhưng nhà tuyển dụng có thể yêu cầu các kỹ năng kỹ thuật chung và kinh nghiệm xử lý các tình huống có thể xảy ra trong quá trình thao tác trên các phần mềm.

2. Kỹ năng giao tiếp 

Kế toán tiền lương luôn phải trao đổi thông tin rõ ràng với nhân viên về tiền lương và hệ thống bảng lương. Họ cũng phải hướng dẫn các nhân viên kế toán và biên chế khác về công việc và quá trình thực hiện. Kỹ năng giao tiếp giúp kế toán tiền lương phát triển hơn trong sự nghiệp – trở thành và trình bày báo cáo.

3. Khả năng tính toán

Kế toán tiền lương cũng cần khả năng tính toán chính xác. Vì công việc của họ thường xuyên phải phân tích thống kê hoặc định giá và lập mô hình bằng phép tính trên bảng dữ liệu như Excel, Google Sheet.

4. Nắm vững kiến thức chuyên ngành và pháp luật

Kế toán tiền lương được yêu cầu phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của nhà nước và chính phủ và các thông lệ tốt nhất về tiền tệ, liên quan đến lương thưởng, các khoản khấu trừ, số giờ làm việc và thuế. Để theo ngành này, bạn phải nắm vững luật và các điều khoản nào cần tuân thủ và luật tác động như thế nào đến việc thanh toán tiền công cho nhân viên.

5. Cẩn thận, tỉ mỉ

Kế toán tiền lương cần phải cẩn thận và chính xác khi nhập, xem xét và phân tích dữ liệu. Các lỗi nhỏ có thể gây tốn kém nếu không bị phát hiện. Bạn luôn phải rèn tính kiên nhẫn và cẩn thận, để mắt đến từng chi tiết nhỏ trong từng báo cáo, data.

6. Kỹ năng giải quyết vấn đề 

Công việc nào cũng đòi hỏi một nhân viên lành nghề tìm kiếm các giải pháp cho mọi tình huống có thể xảy ra. Với nghề kế toán tiền lương, bạn có thể được tham gia đàm phán cho các thông lệ mới trong công ty, đối chiếu và kiểm toán dữ liệu hoặc giải quyết các vấn đề trong hệ thống kế toán. Hơn hết, kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ cực kỳ hữu ích khi kế toán tiền lương cần phân tích và báo cáo dữ liệu.

IV. Các câu hỏi thường gặp khi làm kế toán tiền lương

1. Kế toán tiền lương phải làm việc với những loại giấy tờ nào?

Sau đây là một số loại giấy tờ mà kế toán tiền lương thường phải lưu trữ và làm việc nhiều:

– Thông tin cá nhân của nhân viên: tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, thông tin gửi tiền trực tiếp, thông tin liên hệ khẩn cấp, ngày sinh, nghề nghiệp, số An sinh xã hội và thông tin đăng ký chương trình phúc lợi của tất cả nhân viên.

– Thông tin tuyển dụng: thư mời làm việc, dữ liệu đủ điều kiện tuyển dụng, tình trạng toàn thời gian hoặc bán thời gian, kiểm tra lý lịch, tài liệu tham khảo, chính sách công ty đã ký, đánh giá và thông tin chấm dứt hợp đồng.

– Bảng chấm công: số giờ làm thực tế trong ngày công, số giờ làm thêm, tuần làm việc và kỳ lương.

– Thông tin thanh toán: mức lương, ngày bắt đầu và ngày kết thúc tuần làm việc, tổng số giờ đã làm việc, thỏa thuận thanh toán hoặc cơ sở trả lương của nhân viên (lương cơ bản, hoa hồng,… ) và phân loại của nhân viên (ví dụ: được miễn hoặc không được miễn).

– Chứng từ thuế.

– Thông tin khấu trừ: các khoản khấu trừ phúc lợi, lệnh trừ lương, phí công đoàn và thông tin bồi thường hoãn lại.

2. Mã số thuế cá nhân và mã số thuế doanh nghiệp khác nhau ra sao?

Mã số thuế hoặc số nhận dạng người nộp thuế có nhiều dạng khác nhau. Các cá nhân được chỉ định TIN dưới dạng số An sinh xã hội (SSN), trong khi các doanh nghiệp (ví dụ: công ty và công ty hợp danh) được chỉ định số nhận dạng chủ lao động (EIN).

3. Các phần mềm nào có thể hỗ trợ cho kế toán tiền lương? 

Một số nền tảng phần mềm tính lương nhân viên phục vụ cho kế toán tiền lương,  có thể kể đến như greytHR, QuickBooks, Sage 50Cloud, Patriot Payroll, PayWheel và BusinessCore. Các hệ thống này có giao diện trực quan, các tính năng nâng cao liên quan vấn đề về bảo mật, rất tiện dụng trong việc giải quyết công việc của ngành.

Xem thêm:

– Học kế toán có khó không? Cần chuẩn bị gì khi bắt đầu học

– Tìm hiểu mức lương kế toán và những yếu tố giúp deal lương cao hơn

– Tổng hợp công việc của kế toán cần phải làm tại doanh nghiệp chi tiết

Bài viết trên đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về kinh nghiệm làm kế toán tiền lương, và giải đáp một số câu hỏi thường gặp của ngành này. Hy vọng sẽ giúp bạn hiểu chi tiết về công việc của kế toán tiền lương cần phải làm tại doanh nghiệp. Hãy để lại bình luận nếu thắc mắc và chia sẻ bài viết nhé. Chúc các bạn thành công!