Kỹ năng lập kế hoạch: Vai trò, phương pháp, quy trình lập kế hoạch

Bạn có quá nhiều việc phải làm trong một ngày, có nhiều dự định cho tương lai khiến bạn không thể lựa chọn hay sắp xếp được mọi thứ. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn giải quyết tất cả những vấn đề đó. Lập kế hoạch giúp cuộc sống trở nên có thứ tự hơn, giúp cho công việc được giải quyết theo mức độ từ quan trọng nhất đến bình thường. Là đó là một kỹ năng cần thiết với cuộc sống. Cùng tìm hiểu vai trò, phương pháp và quy trình lập kế hoạch nhé.

I. Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

1. Khái niệm

Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng sắp xếp mọi công việc theo mức độ gắn trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng này nhằm mục đích giúp cá nhân, tổ chức dễ dàng kiểm soát được thời gian và hiệu quả công việc. Kỹ năng lập kế hoạch được xem là một trong những kỹ năng mềm cần thiết trong công việc và cuộc sống thường ngày.

Tìm việc làm, tuyển dụng Marketing có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên SEO

– Nhân viên Digital Marketing

– Nhân viên PR

2. Lợi ích của kỹ năng lập kế hoạch

– Dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc: Việc lập kế hoạch giúp bạn biết được những công việc mình đang làm và mức độ hoàn thành cho từng công việc. Từ đó mà việc theo dõi và kiểm tra cũng trở nên dễ dàng hơn.

– Tận dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có: Kỹ năng lập kế hoạch giúp doanh nghiệp phân bổ được nguồn nhân lực một cách hợp lý cho từng vị trí công việc. Điều này giúp tiết kiệm được khoảng chi phí, thời gian và tăng hiệu quả công việc.

– Nâng cao vị thế cạnh tranh so với các đối thủ: Trước khi vào bước lập kế hoạch sẽ trải qua giai đoạn phân tích. Tất cả những điểm yếu và điểm mạnh của bản thân, cũng như của đối thủ được phân tích một cách kỹ càng. Từ đó, giúp bạn nhìn nhận ưu nhược điểm của bạn thân khách quan nhất cùng với kế hoạch sẽ được lập ra đánh vào điểm yếu đối thủ.

– Tạo động lực để đạt được mục tiêu mong muốn: Khi có kế hoạch mỗi ngày cụ thể, sẽ hạn chế được việc trì hoãn công việc. Do đó mà thúc đẩy bản thân làm việc nhiều hơn để đạt được mục tiêu.

– Phát triển bản thân theo đúng phương hướng đề ra: Khi đã vạch ra được kế hoạch dài hạn, bạn sẽ biết được những gì mình cần làm và đã hoàn thành được bao nhiêu phần trăm. Thông qua đó, bạn có thể hiểu rõ được bản thân và giúp chính mình phát triển đúng hướng.

– Quản lý thời gian hiệu quả: Kỹ năng lập kế hoạch giúp mọi người kiểm soát được mọi điều từ công việc lẫn cuộc sống. Thực hiện mọi thứ theo thứ tự quan trọng, như vậy kết quả mang lại sẽ tốt hơn.

– Cơ sở cho việc quản trị rủi ro: Việc sắp xếp được thời gian và công việc, những kế hoạch dự bị sẽ kịp thời phản ứng với những rủi ro trong công việc. Như vậy công việc sẽ không bị trì hoãn và vẫn giữ đúng mục tiêu đề ra.

– Bằng chứng đánh giá kết quả làm việc: Nhờ lập kế hoạch mà công việc trở nên cụ thể và rõ ràng. Như vậy, bạn có thể theo dõi được kết quả mỗi ngày có đúng như mục tiêu đề ra hay chưa và tăng tốc thay đổi kịp thời.

– Nâng cao tinh thần đoàn kết trong nội bộ tổ chức: Trong công việc, bảng kế hoạch cho công việc có quy mô lớn và cần sự đóng góp ý kiến của mọi người. Do đó, để hoàn thành công việc của một nhóm, mọi người sẽ trao đổi đồng thời học hỏi được ở mọi người để có một bản kế hoạch phù hợp. Từ điều này có thể giúp mọi người nâng cao tinh thần đoàn kết trong nội bộ tổ chức.

II. Phương pháp xác định nội dung công việc (5W1H2C5M)

1. Xác định 5W

– Why (Mục tiêu, yêu cầu công việc): Trước khi lập bản kế hoạch, bạn cần phải biết được mục tiêu mà bản thân muốn hướng đến. Để từ đó biết được ý nghĩa của công việc bạn dự định làm, nó mang lại được gì.

– What (Nội dung công việc): Bạn cần phải liệt kê những việc cần phải làm để đạt được mục tiêu đặt ra. Bên cạnh đó, nên đi sâu vào mỗi vấn đề để bản kế hoạch được cụ thể hơn.

– Where (Địa điểm thực hiện công việc): Liệt kê đầy đủ những địa điểm sẽ thực hiện từng công việc. Địa điểm khi được đưa vào bản kế hoạch giúp bạn có thể chuẩn bị thật tốt về mọi mặt.

– When (Thời gian thực hiện công việc): Khi đã xác định được mục tiêu, thời gian dành cho mục tiêu ấy là điều cần thiết. Thời gian giúp công việc phân bổ hợp lý và dễ dàng quản lý.

– Who (Người chịu trách nhiệm): Khi đã có kế hoạch công việc, hãy phân công cho mọi người đảm nhiệm công việc đó. Kể cả bản kế hoạch cá nhân cũng cần liệt kê những người bạn cần sự hỗ trợ từ họ.

2. Xác định 1H

– How (Cách thức thực hiện): Đây là bước liệt kê những tài liệu, những công cụ hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch. Cần cụ thể để việc tìm kiếm hay thực hành hiệu quả hơn.

3. Xác định phương pháp với 2C

– Control (Phương pháp kiểm soát): Dựa vào tính chất công việc để biết được cần phải tập trung kiểm tra những công việc nào. Và lập ra bảng tiêu chuẩn đánh giá để dễ dàng đo lường được kết quả công việc.

– Check (Phương pháp kiểm tra): Xác định được công việc đó có cần kiểm tra mỗi ngày không và cần phải tập trung kiểm tra những nội dung nào. Liệt kê ra người chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra để tiết kiệm được thời gian.

4. Xác định nguồn lực với 5M

Đây được xem là mục tiêu chính của việc lập kế hoạch, bởi chỉ khi thỏa mãn được nguồn lực thì bản kế hoạch đó mới được xem là có tính khả thi. Nguồn lực được xác định dựa trên 5 yếu tố: nguồn nhân lực (man), tiền bạc (money), nguyên nhiên vật liệu (material), công nghệ (machine), cách thức làm việc (method).

III. Một số phương pháp lập kế hoạch khác

– Phương pháp phân tích SWOT: Mô hình phân tích SWOT là mô hình phân tích chiến lược kinh doanh cho tất cả doanh nghiệp có quy mô từ lớn đến nhỏ. Phân tích SWOT dựa trên 4 yếu tố Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội), Threats (Thách thức) giúp nhận định được doanh nghiệp. Để từ đó đưa ra được những chiến lược phù hợp và những cách khắc phục những rủi ro và điểm yếu.

– Phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT): Là quá trình mô tả những hoạt động cần thiết, chi phí và thời gian cho một dự án hay một kế hoạch được biểu hiện bằng biểu đồ. Để thực hiện được phương pháp PERT cần có 4 yếu tố là sự kiện, đường găng (critial path), phân bổ các nguồn lực, chi phí và thời gian. Biểu đồ này cho phép doanh nghiệp theo dõi công việc, xác định thời gian dự trữ có thể và phân bổ nguồn lực cần thiết để giữa cho dự án đúng tiến độ đã đề ra.

– Phương pháp chuyên gia (Professional solution): Doanh nghiệp hay người quản lý sẽ đưa ra quyết định dựa trên những ý kiến đóng góp của các chuyên gia. Phương pháp này mang lại hiệu quả rất cao do những tập hợp ý kiến từ những chuyên gia. Họ là những người có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về thị trường.

– Phương pháp Delphi: Phương pháp này cũng tham vấn những chuyên gia để đưa ra quyết định cuối cùng, tuy nhiên được thực hiện bằng hình thức bỏ phiếu kín. Có 3 nhóm chuyên gia thực hiện phân tích: những người ra quyết định, điều phối viên, các chuyên gia chuyên sâu. Mục đích cuối cùng của phương pháp này là đưa ra dự báo gần chính xác nhất cho tương lai.

– Phân tích chi phí – lợi ích (CBA): CBA là viết tắt của từ Cost – Benefit Analysis được sử dụng bởi các tổ chức nhà nước, chính phủ với mục đích phân tích kinh tế. Việc phân tích này đưa đến kết quả cuối cùng là phúc lợi cộng đồng có được tăng khi bỏ ra khoản chi phí tương đương hay không.

Việc làm, tuyển dụng thiết kế đồ họa, ux ui designer có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên thiết kế đồ họa (Graphic Designer)

– UX/UI Designer (website TGDĐ/ĐMX)

IV. Quy trình lập kế hoạch hiệu quả nhất

1. Xác định mục tiêu công việc

Trước khi lập bản kế hoạch cần phải xác định được mục tiêu muốn hướng tới. Việc này bao gồm cả phải dự đoán kết quả đạt được, thời gian cần thiết để hoàn thành và hậu quả nếu không hoàn thành được mục tiêu. Trong trường hợp có nhiều mục tiêu cùng lúc, cần phân biệt rõ ràng về mức độ quan trọng của mục tiêu và ưu tiên.

2. Liệt kê những công việc cần phải làm

Sau khi đã có được mục tiêu, chắc chắn bạn đã biết mình cần làm gì. Đây là lúc liệt kê những công việc bắt buộc phải làm cho từng giai đoạn từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc, bao gồm những công việc nhỏ nhất và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.

3. Phân loại công việc cụ thể

Có 4 loại công việc xuất hiện trong bản kế hoạch:

– Công việc quan trọng và khẩn cấp.

– Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp.

– Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.

– Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.

Bên cạnh đó là xác định thời gian cho từng nhóm công việc. Bạn cần phải biết rõ được tính chất cụ thể từng công việc để sắp xếp, phân bổ hợp lý. Nhằm đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả và tránh làm mất nhiều thời gian của toàn đội/nhóm.

4. Sắp xếp các công việc theo vị trí ưu tiên

Sau khi đã phân loại công việc vào 4 nhóm, những công việc còn lại sẽ có thể loại bỏ nếu không cần thiết để tránh làm mất thời gian. Việc sắp xếp này giúp cho những giai đoạn chủ chốt được hoàn thành một cách có hiệu quả và nhanh chóng nhất.

5. Xác định thời gian dự kiến hoàn thành

Việc đặt ra thời gian giúp thúc đẩy tiến độ công việc và tinh thần trách nhiệm của mọi người. Cần phải tính toán để đưa ra được khoảng thời gian hợp lý, phù hợp với năng lực mọi người. Có như vậy, công việc mới có thể được thực hiện hiệu quả và trôi chảy hơn.

6. Tập trung thực hiện kế hoạch

Bất kỳ công việc, dù thuộc nhóm nào trong 4 nhóm cũng cần phải thực hiện một cách nghiêm túc và thật tập trung. Tập trung không có nghĩa là chỉ chú ý và dành cho chúng quá nhiều thời gian. Mà là các thành viên hoặc những người có trách nhiệm cần loại bỏ các yếu tố có thể gây xao lãng, và bằng mọi cách quyết tâm hoàn thành công việc nhanh nhất mà vẫn đảm bảo được chất lượng.

7. Linh hoạt trong quá trình thực hiện

Trong quá trình thực hiện bản kế hoạch, đối thủ hay thị trường sẽ có nhiều thứ liên tục được thay đổi và nâng cấp lên mỗi ngày. Và để cho bản kế hoạch thật thành công, bạn cần phải liệt kê những phương án dự trù, thay thế kịp thời để không bị trì hoãn công việc. Đồng thời không ngừng học hỏi và trau dồi kiến thức mỗi ngày để đi theo với sự phát triển chung của xã hội.

8. Kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch

Luôn theo dõi, kiểm soát bản thân mỗi ngày để biết được tiến độ công việc của bản thân và mọi người. Đồng thời, bạn cũng cần cập nhật những điều mới để áp dụng vào việc hỗ trợ cho công việc của mình. Như thế, bạn sẽ có thể khắc phục được mọi việc ngay lập tức và hoàn thiện bản kế hoạch đúng thời điểm.

V. Sai lầm cần phải tránh khi lập kế hoạch

– Kế hoạch phi thực tế, vượt quá khả năng: Kế hoạch được đặt ra quá xa khả năng hiện có, điều này làm cho nhân viên và chính bản thân bạn không có động lực. Sự cố gắng mỗi ngày không được công nhận sẽ làm bản thân trở nên chán nản và có mong muốn từ bỏ. Do đó, hãy đặt những mục tiêu cao nhưng có tính thực tế. 

– Mục tiêu công việc thiếu rõ ràng, nhất quán: Việc đặt mục tiêu thiếu rõ ràng dẫn đến việc phân bố nguồn lực cũng bị ảnh hưởng. Một người phải làm nhiều việc thuộc nhiều chuyên môn khác nhau sẽ bị giảm đi độ tập trung. Do đó, kế hoạch càng rõ ràng, cụ thể thì khả năng hoàn thành công việc càng cao và hiệu quả.

– Coi nhẹ việc lên kế hoạch chi tiết, cụ thể: Việc không đề ra được bản kế hoạch chi tiết sẽ làm cho quá trình thực hiện trở nên khó khăn hơn. Mọi người và kể cả bản thân bạn dễ dàng rơi vào trạng thái “hoang mang” trong quá trình giải quyết những công việc.

– Chỉ để ý kết quả mà quên tập trung vào quá trình: Kế hoạch đặt ra hướng đến mục đích cuối cùng. Nhưng để đạt được mục đích cuối cùng đó thì cần phải có quá trình thực hiện – đây là yếu tố quyết định kế hoạch có thành công hay không. 

– Không có phương án dự phòng: Với một bản kế hoạch dài hạn, việc gặp những khó khăn hay tác động bên ngoài là điều không thể tránh khỏi. Do đó, hãy luôn đề ra một vài phương án dự phòng để kịp thời thay thế và không làm trì hoãn công việc.

VI. Cách cải thiện kỹ năng lập kế hoạch

– Ưu tiên các nhiệm vụ cấp thiết, quan trọng: Khi bạn sắp xếp, phân loại được tính chất và mức độ quan trọng của công việc tức là bạn giải mã được gần hết được bản kế hoạch. Và dựa vào những phân tích đó, tập trung thực hiện những công việc nào mà bạn cho là cấp thiết, quan trọng nhất.

– Xây dựng kế hoạch mang tính khách quan: Dựa vào khả năng của bản thân, mà bạn nên lập một bản kế hoạch cao hơn khả năng một chút nhằm phát huy năng lực cá nhân hết mức có thể. Những bước đi vững chắc, từ tốn và không đặt quá nhiều mục tiêu tham lam sẽ góp phần mang đến thành công cho bản kế hoạch.

– Đảm bảo tính dân chủ khi lập kế hoạch: Khi lập kế hoạch là lúc cần rất nhiều ý kiến góp ý của mọi người để có bản kế hoạch hoàn chỉnh. Do đó, hãy tiếp nhận ý kiến mọi người và có sự chắt lọc phù hợp. Tuyệt đối cần tránh tình trạng chỉ tập trung ý kiến vào một người. 

– Hướng mọi người theo đuổi cùng một mục tiêu: Để bản kế hoạch diễn ra theo đúng dự định, bạn hoặc người lãnh đạo cần phải theo dõi sát sao mọi người làm việc. Vạch ra mục tiêu cho mỗi cá thể và kết quả mà họ sẽ nhận được sau khi hoàn thành. Điều này giúp mọi người có động lực làm việc và cống hiến hơn.

– Tạo danh sách công việc hàng ngày, hàng tuần: Quá trình liệt kê chi tiết công việc sẽ bao gồm công việc cho mỗi ngày và mục tiêu cần phải hoàn thành cho mỗi tuần. Như thế người giám sát dễ dàng theo dõi và chỉnh sửa nếu có sai sót.

– Đặt ra các câu hỏi cụ thể: Khi tự đặt và trả lời được những câu hỏi cụ thể, bạn sẽ dễ dàng giải quyết được những khó khăn nếu có vô tình gặp phải. Vì bạn đã chuẩn bị sẵn tâm lý và biết được những gì mình cần phải làm.

Xem thêm:

– Cách viết mục tiêu nghề nghiệp bán hàng trong CV thu hút nhất

– Web Developer là gì? Mô tả công việc của một Web Developer

– Cách viết mục tiêu nghề nghiệp giao dịch viên giúp CV ấn tượng, thu hút

Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu hơn về tầm quan trọng và một số phương pháp cho việc lập kế hoạch. Đừng quên để lại bình luận và chia sẻ bài viết này nhé.