Mẫu KPI cho nhân viên IT: cách xây dựng và quản lý

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang phân vân không biết bắt đầu xây dựng chỉ số hiệu suất (KPI) cho nhân viên công nghệ thông tin (IT) như thế nào để đo lường độ hiệu quả, năng suất làm việc của từng nhân viên, đánh giá họ có đạt yêu cầu cơ bản của công ty hay không. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có tầm nhìn bao quát hơn và tham khảo mẫu KPI cho nhân viên IT. 

I. KPI nhân viên IT là gì?

Mức lương ngành công nghệ thông tin đang đứng top đầu trên thị trường hiện nay và thu nhập cao phải đi đôi với hiệu suất tốt. Vì thế, doanh nghiệp đã dần áp dụng KPI cho nhân viên IT. Vậy KPI là gì? Đây là một giá trị có thể đo lường được để chứng minh mức độ hiệu quả của một công ty hoặc một cá nhân có đang đạt được các mục tiêu kinh doanh chính hay không.

KPI IT hoặc chỉ số hiệu suất chính giúp theo dõi tất cả các khía cạnh liên quan của chất lượng liên quan đến một dự án CNTT (Công nghệ thông tin) dành riêng cho nhân viên IT. Chỉ số KPI giúp cung cấp chi tiết nội dung về ngân sách và thời gian bằng cách phân tích và tối ưu hóa việc quản lý, giải quyết vấn đề và quản lý chi phí CNTT.

Biết KPI nào cần theo dõi là một bước thiết yếu để xác định cách bạn sẽ xác định sự thành công của các dự án CNTT và mục tiêu kinh doanh tổng thể của từng nhân viên IT. Với KPI cụ thể, nhân viên có thể hiểu rõ hơn về thông tin của dự án và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa hiệu suất cho kế hoạch đang thực thi.

Tìm việc làm, Tuyển dụng công nghệ thông tin có thể bạn quan tâm: 

– Nhân viên IT Siêu thị (IT helpdesk)

– Nhân viên IT Phân tích nghiệp vụ (BA)

– Web Developer (ASP.NET MVC/.NET/ VueJS)

II. Tại sao lại cần có mẫu đánh giá KPI nhân viên IT?

Không chỉ với riêng nhân viên IT, mẫu đánh giá KPI rất quan trọng và được nhiều ngành nghề áp dụng như: mẫu KPI cho nhân viên bán hàng, mẫu KPI cho nhân viên giao hàng,… KPI cung cấp cho một nhân viên giá trị chuẩn để so sánh với hiệu suất hiện tại của họ. KPI cũng là chỉ số để minh họa rõ ràng việc người này có đạt được mục tiêu hay không. Việc triển khai KPI có nghĩa là nhân viên này đã đặt mục tiêu cụ thể, đưa ra chiến lược ngắn hoặc dài hạn và đề ra các giải pháp đánh giá hiệu suất của mình trong suốt quá trình.

Dưới đây là vài nguyên nhân mà nhân viên IT cần mẫu đánh giá KPI:

1. Giúp đo lường mục tiêu

KPI thường được sử dụng để cho biết liệu bạn có đạt được các yêu cầu của nhân viên IT do lãnh đạo đặt ra hay không. Khi đặt các mục tiêu cụ thể mà từng nhóm nhỏ hoặc toàn bộ phận IT, KPI sẽ giúp các cấp quản lý, nhân viên theo dõi được tiến độ làm việc đang tiến hành đến giai đoạn nào, hoàn thành được bao nhiêu phần trăm công việc, có thể hoàn thành đúng thời hạn đã đề ra,…

Nhờ đó mà nhân viên và các lãnh đạo sẽ đo lường được mục tiêu này có phù hợp với dự án CNTT hay không và đưa ra các giải pháp tốt nhất hoàn thành đúng yêu cầu của dự án. 

2. Khích lệ tinh thần của nhân viên

Các cấp quản lý và ban lãnh đạo có thể theo dõi sát sao các hoạt động của nhân viên thông qua việc xây dựng KPI cho từng cấp nhân viên để biết họ đang trong trạng thái làm việc có động lực hay không. Từ đó thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc đúng hạn, hỗ trợ họ kịp thời khi gặp sự cố trong công việc. Bên cạnh đó, KPI tạo động lực cho nhân viên hoàn thành mục tiêu đúng hoặc trước thời hạn và luôn thúc đẩy họ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.  

3. Là cơ sở để thưởng, tăng lương cho nhân viên

Đây cũng là một trong những yếu tố giúp nhân viên có thể cống hiến hết mực cho công việc. Nhìn vào chỉ số KPI trong từng thời kỳ, quản lý sẽ có cơ sở để đánh giá sự chăm chỉ, nỗ lực của nhân viên trong việc hoàn thành chỉ tiêu được giao. Hơn nữa, vượt KPI sẽ đem lại lợi nhuận, doanh thu cao và cả danh tiếng tốt đến doanh nghiệp. Khi nhân viên làm việc và đem lại kết quả vượt mong đợi thì đây sẽ là cơ sở để tăng lương, tăng cơ hội thăng tiến và cả đem lại nguồn tiền thưởng cho nhân viên.

4. Quản lý hoạt động của tập thể

KPI cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về hoạt động của tổ chức. KPI cung cấp đầy đủ các thông tin về hiệu suất tài chính phổ biến, họ cũng làm sáng tỏ các yếu tố rủi ro tiềm ẩn như tình trạng thiếu vốn, đối thủ cạnh tranh mới hoặc sự thiếu hụt kinh nghiệm làm việc của nhân viên khiến cho hoạt động của công ty đang gặp tình trạng khó khăn.

5. Giúp nhân viên dễ sắp xếp công việc

Nhân viên sẽ biết được các đầu việc cụ thể mà mình cần làm theo kế hoạch dài hạn và ngắn hạn nhờ vào chỉ số hiệu quả này. Nhờ đó, họ có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên từng việc để hoàn thành đúng và đủ các danh mục nhiệm vụ họ đảm nhận.

III. Một số tiêu chí đánh giá trong KPI nhân viên IT

Sau đây là một số tiêu chí chính để đánh giá trong KPI nhân viên IT:

1. Tỷ lệ hoàn thành đúng deadline:

Đây là chỉ số hàng đầu về mức độ hoàn thành công việc của nhân viên IT đối với sự tham gia của bạn. Tỷ lệ hoàn thành thấp có cũng có nghĩa là bạn tham gia vào rất nhiều dự án CNTT nhưng rất ít dự án được hoàn thành đúng deadline. Điều này sẽ thể hiện bạn chưa đủ năng lực, kinh nghiệm để hoàn thành KPI tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đã đặt ra. Hãy dành một chút thời gian để trau dồi thêm quy trình lập kế hoạch chi tiết cho dự án trước khi thiết lập các mục tiêu chính dành riêng cho bạn.

2. Bugs Closed:

KPI này tính số lượng các sự cố nghiêm trọng trong hệ thống hoặc chương trình mà bạn đã giải quyết vấn đề trong quá trình làm việc. Một công ty sẽ cần phải có các tiêu chuẩn nội bộ của riêng mình cho những gì tạo thành một lỗi nhỏ so với lỗi lớn.

3. Tổng thời gian ngừng hoạt động của hệ thống (System Downtime):

KPI này đo lượng thời gian các hệ thống khác nhau phải được thực hiện ngoại tuyến để cập nhật hoặc sửa chữa hệ thống. Nếu chỉ số này càng thấp và giữ cho chúng ở mức thấp nhất hoặc đạt được chỉ số như doanh nghiệp yêu cầu thì bạn là một nhân viên IT chuyên nghiệp có thể giải quyết các vấn đề gây nguy cơ đến việc trì hoãn hoạt động CNTT của công ty.

IV. Một số mẫu KPI nhân viên IT

Dưới đây là các nội dung quan trọng trong mẫu KPI cho nhân viên IT:

Điểm bảo mật thông tin: đánh giá bảo mật thường xuyên có thể được thực hiện trên các nền tảng, dịch vụ, quy trình và ứng dụng. An ninh mạng càng mạnh thì các dữ liệu (database), thông tin mật của công ty càng khó bị đánh cắp và không tốn thời gian giải quyết các rủi ro khi chuyện không may này xảy ra.

Chi phí CNTT: tổng chi tiêu CNTT trong một khoảng thời gian được biểu thị bằng phần trăm doanh thu. Hữu ích cho việc đánh giá điểm chuẩn so với một ngành hoặc đối thủ cạnh tranh.

Điểm rủi ro CNTT: đánh giá quản lý rủi ro CNTT thường được tính bằng điểm tác động nhân với xác suất xảy ra các sự cố.

Tỷ lệ đào tạo về bảo mật CNTT: các sự cố về an toàn thông tin thường do yếu tố con người ảnh hưởng. Do đó, đào tạo nâng cao nhận thức về an toàn thông tin là một hoạt động phổ biến được theo dõi theo tỷ lệ phần trăm nhân viên đã hoàn thành khóa đào tạo trong năm qua.

Số lượng đơn khiếu nại của công ty: KPI này tương tự như KPI của bộ phận dịch vụ, chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, các phiếu và nghị quyết này liên quan đến các yêu cầu nội bộ của nhân viên như thay thế, sửa chữa phần cứng, phần mềm, sự cố thiết bị mạng Internet hoặc các vấn đề phát sinh công nghệ nội bộ khác.

Số lượng các tính năng đã phát triển: KPI này đo lường sự phát triển sản phẩm nội bộ bằng cách định lượng số lần thay đổi sản phẩm.

Tham khảo mẫu KPI cho nhân viên IT chi tiết.

V. Lưu ý khi xây dựng mẫu KPI nhân viên IT

Xây dựng KPI mang lại rất nhiều kết quả tốt đẹp mà nhiều doanh nghiệp mong muốn. Tuy nhiên, để có được một hệ thống KPI chuẩn thì sau đây là một số lưu ý mà bạn nên tránh khi xây dựng mẫu KPI cho nhân viên IT:

1. Hệ thống KPI phải đi liền với chiến lược

Có hai yếu tố chính để quản lý KPI ​​đúng đắn. Thứ nhất, bạn phải chọn đúng KPI đi với từng chiến lược cụ thể của từng dự án để hướng các nhân viên triển khai đúng kế hoạch đã định. Nếu KPI hoà hợp với chiến lược, cả phòng ban sẽ tối đa hóa kết quả đầu ra và năng suất của chính họ. Bên cạnh đó, chiến lược phải sử dụng hoặc tận dụng tài nguyên, chi phí và nguồn lực của tổ chức là dấu hiệu thành công của phòng IT.

Nếu KPI không có sự liên kết chặt chẽ với chiến lược sẽ dẫn đến kết quả đi sai kế hoạch và nghiêm trọng hơn là lãng phí nguồn lực và tài nguyên, tiền của, thời gian của công ty.

2. Hệ thống KPI có thể không hoạt động tốt thời gian đầu

Trong thời gian mới bắt đầu thực thi và triển khai hệ thống KPI thì có thể sẽ rất khó khăn cho cả sếp và nhân viên. Đây là giai đoạn để cả phòng ban IT có thể cùng họp lại, đưa ra danh sách các vấn đề đang gặp và hướng giải quyết cho từng tình huống nhằm mục đích chung là đưa việc triển khai dự án vào đúng kế hoạch đã đề ra vào các giai đoạn sau.

3. Đơn giản hóa bộ chỉ tiêu KPI

Làm đơn giản hóa KPI theo cách kết nối với nhân viên trong các nhiệm vụ hàng ngày của họ sẽ làm rõ kỳ vọng, trao quyền cho nhân viên và tăng cường sự tham gia, đóng góp của họ. Kết quả của đơn giản hoá KPI sẽ cải thiện hiệu suất và sự hài lòng trong công việc của nhân viên. Từ đó, công ty luôn duy trì hoạt động ổn định và hướng tới sự phát triển bền vững trong lĩnh vực kinh doanh của mình.

4. Không quá lạm dụng KPI trong quản lý

Nhiều doanh nghiệp hiện nay quá coi trọng chỉ tiêu KPI mà xây dựng hệ thống này trong hầu hết các phòng ban và các vị trí không cần thiết. Đây là hiện trạng mà nhiều công ty đang đối mặt với việc lãng phí nguồn lực, tài nguyên và nhân lực, công sức để tạo ra và nghiên cứu các chỉ số này nhưng kết quả không đem lại kết quả không tích cực và không tạo giá trị hiệu quả trong công tác quản lý. 

5. Kết hợp hình thức lương, thưởng cho hệ thống KPI

Như đã đề cập ở trên thì KPI là một trong những động lực thúc đẩy nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, chỉ tiêu mà họ cần đạt được trong từng thời kỳ hoặc từng dự án của doanh nghiệp. Do đó, xây dựng hệ thống KPI cần đi đôi với một chế độ lương thưởng, chế độ đãi ngộ cho nhân viên hấp dẫn để tăng năng suất và tạo động lực cho quá trình làm việc tại công ty.

Xem thêm:

– Cách viết CV xin việc ngành IT, CNTT đơn giản mà chuẩn nhất

– Cách viết CV xin việc IT Helpdesk cực chất và chuyên nghiệp

– Tổng hợp 20 chứng chỉ IT quan trọng nhất trong ngành CNTT

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn tự xây dựng một mẫu KPI cho nhân viên IT cực kỳ chuyên nghiệp và đạt được hiệu suất cao xuyên suốt quá trình triển khai dự án CNTT. Hãy để lại bình luận bên dưới và chia sẻ bài viết này đến mọi người nhé!