Mô tả công việc trợ lý giám đốc chi tiết, đầy đủ nhất

Cùng tìm hiểu về các yêu cầu, nhiệm vụ, trách nhiệm và kỹ năng chính cần có trong bản mô tả công việc trợ lý giám đốc trong bài viết này, bạn nhé!

I. Công việc trợ lý giám đốc là gì?

Một trợ lý giám đốc sẽ chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp, nhận cuộc gọi và giải quyết các công việc quản trị riêng cho vị trí giám đốc hàng ngày. Các trợ lý này thường được ví như một cánh tay phải đắc lực. Họ là “tai mắt” của giám đốc và là người giải quyết vấn đề trong toàn doanh nghiệp. 

Nhìn chung thì trợ lý giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo của tổ chức, đảm bảo rằng công ty hoạt động hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra.

II. Mô tả chi tiết công việc trợ lý giám đốc

Sau đây là một số công việc mà trợ lý giám đốc thường đảm nhận:

– Lên kế hoạch cho các sự kiện hàng năm và nộp các tài liệu quan trọng như báo cáo của giám đốc, báo cáo của kiểm toán viên và báo cáo chiến lược.

– Cập nhật thông tin nhân sự trong công ty, bao gồm số lượng nhân viên nam và nữ, báo cáo về chiến lược và các vấn đề khác cho . Họ cũng phải xác nhận tính chính xác của thông tin mà Companies House nắm giữ về công ty.

– Sắp xếp các cuộc họp hội đồng quản trị, thông báo đến các quản lý cấp cao khác và lập biên bản chính thức để gửi họ nội bộ.

– Xử lý đăng ký VAT, PAYE, bảng lương, bảo hiểm và quản lý cơ sở,…

Một JD cơ bản của trợ lý giám đốc có thể được liệt kê như sau:

– Đảm bảo các chính sách của công ty được phổ biến và tuân thủ theo quy định.

– Tối ưu hóa lợi nhuận bằng cách kiểm soát chi phí.

– Duy trì một phong cách quản lý tổng thể tuân theo các thông lệ tốt nhất của công ty.

– Phối hợp chặt chẽ với bộ phận nhân sự để lãnh đạo nhân viên.

– Sắp xếp lịch làm việc của quản lý cấp cao, giám đốc chuyên môn.

– Đảm bảo rằng các quy tắc về sức khỏe, an toàn và an ninh được tuân thủ.

– Xử lý kỷ luật khi cần thiết.

– Hoàn thành các nhiệm vụ do tổng giám đốc giao một cách chính xác và hiệu quả.

Tìm việc làm, tuyển dụng công việc Admin/ Thư ký/ Trợ lý:

– Nhân viên Admin Nhập Khẩu Bách Hóa Xanh 

– Admin ngành hàng Bách Hóa Xanh

– Trợ Lý Giám Đốc Ngành Hàng Bách Hóa Xanh

III. Lý do nên chọn công việc trợ lý giám đốc

1. Được trao trọng trách lớn

Bất kỳ ai cũng mong có được công việc có chức vị và có danh tiếng tốt. Vì vai trò trợ lý giám đốc là người chịu trách nhiệm đến hoạt động chung của công ty, nên đây sẽ là cơ hội để bạn nắm quyền điều hành và thực hiện các nhiệm vụ giúp tổ chức vận hành trơn tru.

Trợ lý giám đốc sẽ lên lịch trình cho cấp trên, duyệt trước các thỏa thuận hoặc hợp đồng mới được ký kết trong văn phòng của bạn hoặc thậm chí để điều chỉnh các thủ tục mới của văn phòng.

2. Mang đến nhiều sự hài lòng trong công việc

Sự hài lòng trong công việc rất quan trọng đối với bất kỳ công việc nào. Khi nói đến công việc trợ lý, bạn cần có kỹ năng ra quyết định tốt. Và do vai trò công việc này sẽ có một vị trí có thẩm quyền hơn, mang lại cho bạn không gian và cơ hội để trực tiếp thực hiện ý tưởng và đưa ý kiến ​​của bạn lên cấp quản lý dễ dàng.

Công việc này đi kèm với cơ hội gặp gỡ và tương tác với quản lý cấp cao từ khá sớm trong sự nghiệp. Do đó nó mang lại sự hài lòng trong công việc và đem đến công nhận của mọi người đối với bạn trong doanh nghiệp.

3. Mở rộng mối quan hệ

Được tương tác với các quan chức cấp cao là một trong những lợi thế khi làm trợ lý giám đốc. Bạn sẽ nhận được sự tôn trọng giữa các đồng nghiệp khác và tăng thêm giá trị cho danh tiếng của bạn. 

Có nhiều cấp độ khác nhau của vai trò và trách nhiệm của trợ lý. Ví dụ, thư ký điều hành sẽ chủ yếu làm việc với các giám đốc điều hành, họ sẽ làm việc chủ yếu với các cửa hàng trưởng, do đó bạn sẽ có mở rộng network của mình thông qua quá trình làm việc. 

4. Cơ hội học hỏi

Khi bạn làm việc nhiều với các cấp trên và những chuyên gia trong ngành, bạn cũng có lợi thế trong việc tìm hiểu nhiều kiến thức hơn, mang lại nhiều cơ hội học hỏi, phát triển bản thân, cũng như đóng góp cho lợi ích của công ty.

IV. Để trở thành một trợ lý giám đốc chuyên nghiệp

Sau đây là một số kỹ năng mềm mà hầu hết các trợ lý chuyên nghiệp đều cần:

1. Trình độ chuyên môn

Đa số các vị trí trợ lý giám đốc đều cần bằng cử nhân đại học. Có thể là cử nhân các ngành như quản trị kinh doanh, quản trị nhân lực, quản trị văn phòng, hoặc các lĩnh vực liên quan khác. 

Một số công ty cũng yêu cầu trợ lý giám đốc phải có kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương tự. Một số trình độ chuyên môn bạn có thể tham khảo cho nghề này như: tổ chức và quản lý hồ sơ, sổ sách, phân tích dữ liệu, quản trị nhân sự,…

2. Kỹ năng giao tiếp

Trợ lý giám đốc phải giao tiếp với nhiều người, bao gồm cả nhân viên và các cấp lãnh đạo, quản lý. Điều này có nghĩa là có kỹ năng giao tiếp xuất sắc là điều cần thiết và là điều kiện tiên quyết nếu bạn muốn trở thành trợ lý. Hơn hết, kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói đều rất quan trọng để truyền đạt thông tin đến người nhận.

3. Khả năng xử lý vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp trợ lý giám đốc xác định nguồn gốc và tìm ra các giải pháp hiệu quả xử lý triệt để vấn đề. Trợ lý giám đốc có thể phát triển kỹ năng này bằng cách liên tục phát triển và cập nhật các kỹ năng cứng và kỹ năng mềm của họ. Việc đặt câu hỏi cũng được xem là một hướng suy nghĩ logic giúp họ nhìn nhận một góc nhìn khác và phù hợp hơn với vấn đề họ đang gặp phải.

4. Khả năng làm việc “multitasking”

Trong một ngày, trợ lý giám đốc phải phụ trách nhiều công việc khác nhau, thường là chúng sẽ được hoàn thành chung deadline. Có khả năng đa nhiệm (multitasking) và quản lý thời gian là điều bắt buộc đối với một trợ lý giám đốc. Khả năng đa nhiệm này sẽ đảm bảo rằng mọi mục tiêu đề ra sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch, và mọi người trong doanh nghiệp đều có thể hoàn thành đúng thời gian dự kiến.

5. Tỉ mỉ và cẩn trọng

Chú ý đến chi tiết là một kỹ năng cho phép trợ lý giám đốc xác định từng thông tin nhỏ nhưng quan trọng. Quan sát các chi tiết chính và nhỏ có thể giúp các giám đốc chuyên môn đảm bảo chất lượng công việc cũng như đầu ra công việc được chỉn chu, hoàn thiện. Trợ lý giám đốc có thể cải thiện sự chú ý của họ đến từng chi tiết bằng cách đảm bảo sự tập trung tối ưu trong khi thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào.

V. Địa chỉ tìm việc trợ lý giám đốc uy tín

Các bạn có thể tìm các công việc về trợ lý giám đốc ở các website tuyển dụng uy tín, ví dụ như CareerBuilder, Vietnamworks,…. Trong lúc đọc JD, hãy tìm hiểu thật kỹ thông tin công ty, các mục về yêu cầu công việc, quyền lợi được nhận,… để nộp đơn ứng tuyển nhé!

Tại Vieclam.thegioididong, bạn hoàn toàn có thể yên tâm vì các thông tin luôn được trình bày rõ ràng và chi tiết. Công việc trợ lý giám đốc ở “ngôi nhà chung” MWG phù hợp với nhiều trình độ, cơ hội làm việc hấp dẫn tại nhiều địa phương, cũng như có lộ trình thăng tiến rõ ràng cho nhân viên. 

Xem thêm:

– Admin là gì? Vai trò và công việc của Admin Facebook, website

– 11 mẹo xóa tan áp lực công việc văn phòng hiệu quả 

– Rủi ro nhân sự: cách nhận biết và hướng giải quyết kịp thời

Hy vọng bài viết đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về thông tin cũng như các kỹ năng, kinh nghiệm cho công việc của trợ lý giám đốc. Đừng quên chia sẻ cho những người xung quanh nếu bạn thấy nội dung trên bổ ích. Hẹn gặp lại bạn ở các bài viết tiếp theo nhé.