Nhân viên mua hàng là gì? Mô tả công việc, mức lương Purchasing Officer

Trong thời buổi kinh tế cạnh tranh, việc mua hàng càng trở nên quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi công ty. Bởi vậy, nhu cầu tuyển dụng nhân viên mua hàng sẽ đang ngày một tăng cao. Bài viết dưới đây giúp bạn có thêm những thông tin về nhân viên mua hàng, mô tả công việc và mức lương. Hãy cùng đón đọc nhé!

I. Nhân viên mua hàng là gì?

Nhân viên mua hàng (Purchasing Officer) là người chịu trách nhiệm tìm nguồn cung ứng và đảm bảo nguồn nguyên liệu của công ty luôn ở tình trạng đầy đủ và sẵn sàng cho sản xuất.

Có thể nói, tìm được nguồn cung tốt, giá tốt, đúng hạn, đủ số lượng, đặc biệt là uy tín, tin cậy là tiêu chí mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn nhân viên thu mua của mình phải thực hiện. Nhân viên mua hàng có vai trò đảm bảo chất lượng mua hàng, những vấn đề liên quan đến thủ tục pháp lý, ký kết hợp đồng, đàm phán giá thành… Họ trực tiếp đảm nhận những vai trò này hoặc cùng tham gia với đội ngũ mua hàng của doanh nghiệp.

Tuyển dụng, việc làm kế toán bạn có thể quan tâm tại:

– Chuyên Viên Mua Hàng Nội Bộ

– Nhân viên Kế Toán Chi Nhánh Bách Hóa Xanh

II. Mô tả công việc nhân viên mua hàng chi tiết

1. Đặt ra quy tắc lựa chọn nhà cung cấp và sản phẩm

Đặt ra quy tắc lựa chọn nhà cung cấp và sản phẩm là một điều cần thiết trong quản lý mua hàng của một công ty. Việc này giúp đảm bảo rằng các sản phẩm được mua đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn chất lượng, cùng với giá cả hợp lý và phù hợp với ngân sách của công ty. Ngoài ra, quy tắc này còn giúp cho nhân viên mua hàng hiểu rõ hơn về quy trình mua sắm của công ty và có thể đưa ra những quyết định chính xác hơn khi chọn lựa nhà cung cấp.

2. Tìm hiểu mức giá của thị trường

Điều này giúp cho nhân viên mua hàng có thể đưa ra quyết định mua sắm hợp lý về mặt giá cả, tránh mua sản phẩm với giá cao hơn so với giá thị trường hoặc mua sản phẩm chất lượng kém với giá quá rẻ. Việc tìm hiểu giá thị trường cũng giúp bạn có thể đàm phán giá với nhà cung cấp một cách hiệu quả hơn, đảm bảo rằng công ty sẽ mua được sản phẩm với giá cả và ngân sách phù hợp. Ngoài ra, việc tìm hiểu giá thị trường cũng giúp cho nhân viên mua hàng hiểu rõ hơn về thị trường và có thể đưa ra những quyết định chính xác hơn khi lựa chọn nhà cung cấp. Để có thể tìm hiểu giá thị trường, bạn cần:

– Thường xuyên phối hợp với bộ phận nghiên cứu thị trường của phòng Marketing để nghiên cứu giá cả hàng hóa/vật tư

– Cập nhật biến động về giá và báo cáo cho trưởng phòng mua hàng (Purchasing Manager).

– Liên hệ với nhà cung cấp để cập nhật tình hình giá cả thực tế.

– So sánh giá mà nhà cung cấp với giá thị trường dựa trên khảo sát.

– Cân nhắc, tính toán và đưa ra các phương án: tiếp tục mua hàng của nhà cung cấp cũ, hoặc đàm phán với nhà cung cấp mới.

3. Tìm kiếm nguồn cung cho sản phẩm

Đây là công việc quan trọng đối với nhân viên mua hàng. Để công việc tìm kiếm được hiệu quả, bạn có thể:

– Tạo danh sách các nhà cung cấp uy tín.

– Lập các chủ đề tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung cấp dựa trên tiêu chuẩn của công ty.

– Đệ trình thông tin nhà cung cấp để cấp trên xem xét và phê duyệt.

– Lưu trữ đầy đủ thông tin về nhà cung cấp theo quy định của doanh nghiệp.

– Thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp.

4. Liên hệ, đàm phán mua nguyên vật liệu, thành phẩm

Liên hệ, đàm phán mua nguyên vật liệu, thành phẩm giúp cho nhân viên mua hàng tìm được sản phẩm với giá cả hợp lý và phù hợp với ngân sách của công ty. Hơn thế, việc này giúp cho công ty có thể tạo ra mối quan hệ đối tác lâu dài với các nhà cung cấp, từ đó đảm bảo rằng nguồn cung đáp ứng các yêu cầu sản xuất. 

5. Kiểm tra, đánh giá nhà cung cấp trong quá trình cung ứng

Việc này là cần thiết bởi nó giúp bạn đánh giá được chất lượng dịch vụ và sản phẩm của nhà cung cấp, từ đó đưa ra quyết định có nên tiếp tục hợp tác với họ hay không. Bên cạnh đó, kiểm tra và đánh giá cũng giúp cho công ty có thể phát hiện các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ và đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời, đảm bảo sản phẩm đáp ứng được yêu cầu.

III. Những kỹ năng và tố chất không thể thiếu của nhân viên mua hàng

1. Kỹ năng nghiên cứu thị trường

Kỹ năng phân tích thị trường sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về xu hướng và thị trường hiện tại. Khi có kiến thức về các sản phẩm, dịch vụ, giá cả, đối thủ cạnh tranh và yêu cầu của khách hàng, nhân viên mua hàng có thể đưa ra quyết định mua sắm chính xác hơn và tối ưu hóa được quy trình mua hàng của công ty. Kỹ năng này cũng giúp cho nhân viên mua hàng đàm phán giá cả một cách hiệu quả hơn và đảm bảo rằng công ty sẽ mua được sản phẩm phù hợp với ngân sách của công ty. Nhờ đó, nhân viên mua hàng có thể tìm kiếm được những nguồn cung cấp uy tín và chất lượng cao.

2. Kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán giúp cho nhân viên mua hàng có thể đưa ra những đề nghị, điều kiện một cách rõ ràng và thuyết phục. Nó cũng giúp bạn đề xuất các giải pháp đàm phán linh hoạt, giúp tối ưu hóa quá trình mua hàng của công ty. Nhân viên mua hàng cũng có thể xây dựng được mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, giúp tạo ra sự tín nhiệm và sự hợp tác lâu dài nhờ vào việc sở hữu kỹ năng này. 

3. Kỹ năng ra quyết định

Sở hữu kỹ năng đưa ra quyết định sẽ giúp bạn trở thành một nhân viên thu mua chuyên nghiệp. Khi đứng trước nhiều sự lựa chọn về nhà cung cấp, bạn cần phải chọn ra được một đơn vị cung ứng phù hợp với công ty. Bạn cần đưa ra quyết định dựa trên sự cân nhắc tối ưu các quyền lợi về giá, thời gian giao, số lượng,… để đem lại lợi nhuận nhiều nhất cho công ty. Trong trường hợp này, nếu không có khả năng đưa ra quyết định thì bạn sẽ rất dễ mắc sai lầm trong việc lựa chọn nhà cung cấp.

4. Khả năng lập kế hoạch

Việc sở hữu kỹ năng này sẽ giúp bạn có thể lên lịch trình công việc, đảm bảo rằng sản phẩm được mua đúng thời điểm và đáp ứng được các yêu cầu của công ty. Ngoài ra, việc lập kế hoạch mua hàng cũng giúp bạn đưa ra dự báo kinh phí chính xác và đảm bảo ngân sách của công ty được sử dụng một cách hiệu quả nhất. Bạn cũng có thể lên kế hoạch về việc tìm kiếm những nguồn cung cấp uy tín và đáp ứng được yêu cầu sản xuất của công ty. Tóm lại, lập kế hoạch là kỹ năng quan trọng để nhân viên mua hàng có thể quản lý mua hàng của công ty một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

5. Năng lực tạo dựng và duy trì mối quan hệ

Bạn là người trực tiếp làm việc với bên cung ứng nên việc tạo dựng và duy trì mối quan hệ là điều cần thiết. Năng lực này giúp bạn xây dựng được mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp. Từ đó, công ty có thể nhận được các ưu đãi từ các nhà cung cấp như giảm giá, hỗ trợ kỹ thuật, hoặc các dịch vụ hậu đãi. Hơn thế, nhân viên mua hàng sẽ có được sự tin tưởng, tôn trọng từ đối tác và tạo ra sự hợp tác lâu dài. Khi có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, nhân viên mua hàng cũng có thể đưa ra các yêu cầu hoặc đề xuất mới, giúp cho công ty có thể cải tiến sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. 

IV. Mức lương nhân viên mua hàng hiện nay

1. Cơ hội việc làm nhân viên mua hàng

Hiện nay, cơ hội việc làm vị trí nhân viên mua hàng rất rộng mở. Bạn sẽ có cơ hội làm việc không chỉ tại các doanh nghiệp trong nước mà còn có các doanh nghiệp nước ngoài. Các công ty lớn, những doanh nghiệp, các trung tâm thương mại, cửa hàng bán lẻ,… đều có nhu cầu tuyển dụng nhân viên mua hàng. Bạn có thể tham khảo các vị trí công việc trong lĩnh vực mua hàng như: Cộng Tác Viên Thu Mua, Giám Sát Thu Mua, Nhân Viên Định Mức,… 

2. Mức lương nhân viên mua hàng

Do ảnh hưởng của đại dịch, nền kinh tế trở nên suy thoái và có nhiều biến đổi, vị trí nhân viên thu mua ngày càng quan trọng hơn. Bởi vậy, mức lương dành cho công việc khá hấp dẫn, mức lương trung bình sẽ dao động từ 8 triệu – 20 triệu. Tuy nhiên, đây cũng chỉ là con số tham khảo, mức cụ thể sẽ còn phụ thuộc vào quy mô công ty và năng suất làm việc, kinh nghiệm, bằng cấp,… của bạn. 

3. Mẹo thăng tiến cho nhân viên mua hàng

Bổ sung bằng cấp chuyên ngành: việc bổ sung bằng cấp chuyên ngành sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức, kỹ năng chuyên môn và thực hiện công việc mua hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Bằng cấp chuyên ngành cung cấp cho nhân viên mua hàng kiến thức về quản lý chuỗi cung ứng, quản lý nguồn lực, hoặc quản lý mua hàng,… Bạn sẽ có cơ hội việc làm tốt hơn và có thu nhập cao hơn. Tuy nhiên, các trường đại học chưa có chuyên ngành đào tạo riêng cho nghề mua hàng nên bạn chỉ có thể học các ngành có liên quan.

Thành tạo công việc, tích lũy kinh nghiệm: khi thành thạo công việc, nhân viên mua hàng có thể nắm bắt được xu hướng và thay đổi trong thị trường cung ứng, tạo dựng và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp, kiểm soát chi phí và quản lý tài chính một cách chặt chẽ, sử dụng các công nghệ hiện đại để tối ưu hóa quá trình mua hàng và học hỏi từ các đồng nghiệp và chuyên gia trong lĩnh vực mua hàng. Tích lũy kinh nghiệm giúp cho nhân viên mua hàng có thể đưa ra quyết định mua hàng thông minh và linh hoạt, đồng thời cải thiện hiệu quả làm việc của mình và tạo ra giá trị cho công ty.

Luôn dự trù nhiều nhà cung cấp: điều này sẽ đảm bảo quá trình mua hàng diễn ra thuận lợi và tránh được những rủi ro khó lường. Nếu chỉ có một nhà cung cấp duy nhất và xảy ra sự cố trong quá trình mua hàng thì công việc mua hàng sẽ bị gián đoạn và có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Hơn thế, việc dự trù nhiều nhà cung cấp còn giúp cho nhân viên mua hàng có nhiều sự lựa chọn hơn để tìm kiếm giá cả và chất lượng tốt nhất, đồng thời có thể đàm phán để đạt được các ưu đãi và hỗ trợ từ các nhà cung cấp khác nhau. 

Xem thêm: 

– 12 câu hỏi phỏng vấn nhân viên mua hàng, cách trả lời khéo léo 

– Mẫu KPI cho nhân viên mua hàng: Cách xây dựng và quản lý 

– Cách deal lương khi phỏng vấn với nhà tuyển dụng khéo léo, hiệu quả 

Bài viết trên đã cung cấp cho bạn các thông tin quan trọng cần biết về công việc nhân viên mua hàng. Rất mong bài viết sẽ giải đáp được những thắc mắc của bạn về ngành nghề mua hàng, nếu có góp ý hoặc câu hỏi hãy để lại chúng ở phần bình luận và hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết sau!