Trong ngành công nghiệp khách sạn phát triển như hiện nay thì việc sở hữu một phần mềm quản lý khách sạn là một điều cực kỳ cần thiết. Trong đó lợi ích của phần mềm PMS trong quản lý khách sạn lại được nhiều chủ quản lý lựa chọn cho việc quản lý khách sạn của mình.
Phần mềm quản lý khách sạn PMS giúp cho những nhà quản lý có thể vận hành và quản lý khách sạn của mình một cách nhanh, gọn, chính xác, tiết kiệm nhất. Vậy PMS là gì? Lợi ích của phần mềm PMS trong quản lý khách sạn ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có thêm thông tin hữu ích về phần mềm này.
Phần mềm PMS là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn PMS là viết tắt của các từ Property Management System trong tiếng Anh. Thông qua hệ thống quản lý của PMS mà các bộ phận trong khách sạn có thể tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của khách sạn theo từng nhu cầu quản lý để khách sạn dễ dàng hoạt động.
Vì sao nên sử dụng phần mềm PMS?
PMS giúp quản lý chúng sao cho hiệu quả nhất và tiết kiệm chi phí nhất. PMS có sự tích hợp của nhiều chức năng để phục vụ cho nhiều loại hình công việc như việc quản lý nhân viên, đặt phòng khách sạn, kế toán, tính toán ngân sách thu chi… giúp nhà quản lý khách sạn có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình hoạt động kinh doanh.
PMS còn giúp khách sạn tiêu hao tài sản, giúp đơn giản hơn trong việc quản lý các bộ phận trong khách sạn trên cùng một hệ thống. PMS còn giúp các nhà quản lý khách sạn kinh doanh hiệu quả khi tích hợp với nhiều hệ thống quản lý khác nhau.
Phân loại PMS
Hiện nay nhiều nhà quản lý khách sạn đã áp dụng phần mềm quản lý khách sạn PMS cho các cấp hệ thống quản lý của mình. Có hai loại phần mềm PMS phổ biến hiện nay:
Phần mềm quản lý khách sạn truyền thống: PMS truyền thống lưu trữ dữ liệu cục bộ tại khách sạn. Tuy nhiên để vận hành và bảo trì hệ thống một cách tốt nhất thì mỗi khách sạn cần phải duy trì một đội ngũ IT để làm việc đó.
Phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: So với PMS truyền thống thì PMS ứng dụng điện toán đám mây là một giải pháp nhanh chóng, tiện lợi và giúp nhà quản lý tiết kiệm được chi phí vận hành vì họ không cần phải đầu tư phần cứng và đội ngũ nhân viên IT mà chỉ cần trả tiền theo gói dịch vụ đã chọn.
Một điểm cộng của PMS loại này đó chính là nhà quản lý khách sạn từ xa vì họ có thể truy cập bằng bất cứ thiết bị nào, ở bất cứ đâu chỉ cần có kết nối internet.
Lợi ích của phần mềm PMS trong quản lý khách sạn
Quản lý từ xa, dễ dàng, hiệu quả
Các nhà quản lý với công việc bận rộn thì việc quản lý chặt chẽ, sát sao từng khách sạn là điều họ muốn. PMS giúp các nhà quản lý quản lý khách sạn của mình chặt chẽ hơn. Phần mềm này còn cho phép họ có thể quản lý khách sạn từ xa.
Dù không có mặt trực tiếp ở khách sạn nhưng bạn vẫn có thể nắm bắt được mọi hoạt động diễn ra hàng ngày tại khách sạn.
Độ chính xác cao
Với phần mềm quản lý khách sạn PMS sẽ giúp các nhà quản lý quản lý tính toán một cách chính xác và cụ thể về doanh thu, lợi nhuận, số lượng khách ra vào khách sạn mà không lo nhân viên làm thâm hụt doanh thu, lợi nhuận của khách sạn.
Tiết kiệm thời gian, rút ngắn ngân sách
Thay vì phải tính toán, ghi chép sổ sách bằng tay, nhập liệu trên Excel theo cách truyền thống thì PMS giúp nhà quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức và nguồn nhân lực. Khi có PMS thì việc tính toán đều trở nên dễ dàng và tối ưu hơn.
Dữ liệu được đồng bộ
Các dữ liệu của khách sạn sẽ được PMS lưu trữ trực tiếp trên hệ thống của phần mềm. Khi các nhà quản lý có nhu cầu xuất dữ liệu thì phần mềm sẽ đáp ứng một cách đầy đủ, chính xác.
Giao diện bắt mắt, dễ dàng sử dụng
Thiết kế bắt mắt, dễ dàng sử dụng, thao tác trên nhiều các thiết bị thông minh như điện thoại, laptop… chỉ cần bạn có kết nối internet hay wifi, 3G.
Chức năng của PMS cho từng bộ phận
Sale và Marketing
– Quản lý khách hàng từ website
– Quản lý việc đặt phòng cho khách
– Chăm sóc và tạo ra ưu đãi cho khách hàng
– Quản lý bộ phận nhân viên một cách hiệu quả
– Lập báo cáo chiến lược, phân tích thị trường
Bộ phận buồng phòng
– Xử lý, kiểm tra đồ đạc bị thất lạc
– Cập nhật tình trạng buồng phòng
– Bố trí đổi phòng cho khách hàng khi họ có yêu cầu đổi
– Hỗ trợ quản lý, tính phí dịch vụ khi khách sử dụng
Bộ phận nhà hàng
– Quản lý điểm bán hàng trong khách sạn
– Quản lý tồn kho
– Thống kê nhu cầu dự trữ thực phẩm và đồ uống theo nhu cầu của khách hàng đưa ra
Bộ phận nhân sự
– Xử lý và lưu thông tin về ca làm việc
– Phân bố nhân sự
-Chấm công và đánh giá chất lượng công việc
Bộ phận kế toán
– Quản lý doanh thu, công nợ
– Quản lý tiền lương
– Xây dựng báo cáo tổng hợp cho từng bộ phận
– Kiểm toán và khai thuế
Một số lưu ý khi sử dụng PMS
Nếu bạn là một nhà quản lý khách sạn, hãy nên lưu ý những điều sau đây để lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp nhé.
Chi phí
Không nên vì sợ tốn kém mà lựa chọn những phần mềm ít chức năng, kém linh hoạt điều này chỉ gây tốn kém chi phí cho khách sạn. Hãy lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô, loại hình khách sạn và nguồn ngân sách mà khách sạn hiện có.
Giao diện
Giao diện của PMS khi cài đặt phải tương thích với trình duyệt, nó phải được thiết kế trên cùng một nền tảng hoặc là một nền tảng ứng dụng độc lập.
Ngôn ngữ
Bạn phải đảm bảo chúng có tối đa 2 ngôn ngữ để giúp khách hàng có những trải nghiệm chuyên nghiệp, dễ dàng và hiện đại.
Dễ sử dụng
Phần mềm phải dễ dàng cài đặt, dễ hoạt động và còn phải dễ sử dụng để giúp nhân viên và các nhà quản lý sẽ quản lý hiệu quả và năng suất hơn.
Tính năng
Việc lựa chọn PMS có nhiều tính năng sẽ giúp cho việc quản lý và vận hành nên dễ dàng và đạt hiệu quả cao.
Nhà cung cấp
Việc chọn nhà cung cấp có tên tuổi, vị trí cao trên thị trường, được nhiều khách sạn sử dụng sẽ được đánh giá là một phần mềm tốt hơn và tối ưu nhất.
Thcshoanghiep.edu.vn hy vọng rằng những chia sẻ trong bài viết trên sẽ giúp cho những chủ khách sạn có thêm thông tin rõ nét nhất về phần mềm quản lý khách sạn PMS. Hi vọng các nhà quản lý sẽ lựa chọn cho khách sạn của mình phần mềm quản lý phù hợp và hiệu quả.
Xem thêm:
>> Nên ăn gì để hạn chế bức xạ từ máy tính, điện thoại?
>> Diệt khuẩn tay cũng đừng quên làm sạch, diệt khuẩn chiếc máy tính của mình
>> Spam là gì? Cách chặn spam trên facebook, zalo, messenger
Kinh nghiệm hay Thcshoanghiep.edu.vn
