Rèn luyện kỹ năng đàm phán – Quy trình và phương pháp hiệu quả

Kỹ năng đàm phán rất quan trọng không chỉ trong kinh doanh mà còn trong cuộc sống. Những người có kỹ năng này tốt sẽ dễ dàng đạt được thành công hơn so với người khác. Vậy kỹ năng đàm phán là gì, có những loại đàm phán nào và tầm quan trọng trong cuộc sống ra sao? Cùng mình theo dõi bài viết để biết chi tiết nhé!

I. Tìm hiểu về kỹ năng đàm phán

1. Kỹ năng đàm phán là gì?

Kỹ năng đàm phán là quá trình trao đổi và thảo luận giữa nhiều người để đem đến một thỏa thuận chung. Kỹ năng này là một loại kỹ năng mềm kết hợp bao gồm nhiều khả năng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng lập kế hoạch,…

Tin tuyển dụng có thể bạn quan tâm – việc làm tìm mặt bằng:

– Nhân viên Tìm Kiếm và Phát triển mặt bằng Bách Hóa Xanh

– Nhân viên Tìm Kiếm và Phát triển mặt bằng TGDĐ/ĐMX

2. Phân loại đàm phán

– Đàm phán có nguyên tắc: Là loại thương lượng sử dụng các nguyên tắc và lợi ích của các bên nhằm đạt được thỏa thuận, chủ yếu tập trung vào giải quyết xung đột. Đây là loại đàm phán phục vụ lợi ích của cả hai bên. Có bốn yếu tố đối với đàm phán có nguyên tắc bao gồm đôi bên cùng có lợi, tập trung vào lợi ích, tách biệt cảm xúc với các vấn đề, tính khách quan. 

– Đàm phán nhóm: Là loại đàm phán thường xảy ra trong các giao dịch kinh doanh, nhiều người thỏa thuận để đạt được mục tiêu của từng bên. Trong đàm phán nhóm có một số vai trò phổ biến thường thấy như người lãnh đạo, người quan sát, relater, máy ghi âm, nhà phê bình, người xây dựng. 

– Đàm phán nhiều bên: Đây là loại thương thượng có nhiều hơn 2 bên cùng với mong muốn đạt được một thỏa thuận. Ví dụ như ban lãnh đạo các bộ phận của một công ty lớn họp với nhau gọi là đàm phán nhiều bên. Tuy nhiên, việc đàm phán nhiều bên rất dễ xảy ra việc một số bên thành lập liên minh và các liên minh này làm tăng thêm sự phức tạp khi đàm phán.

– Đàm phán đối đầu: Là một cách tiếp cận mang tính phân phối, có một bên đạt được thỏa thuận mong muốn. Một vài ví dụ chiến lược trong đàm phán đối đầu như thương lượng cứng rắn một bên từ chối thỏa thuận, chiến thuật hứa hẹn lợi ích trong tương lai để đổi lấy sự nhượng bộ hiện tại, hay chiến thuật mấy hứng thú giả vờ không còn hào hứng theo đuổi thoả thuận.

II. Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán có thể đem về cho công ty hợp đồng vài tỷ đến vài nghìn tỷ, ký kết được hợp đồng có mức giá bán hợp lý. Một số người sử dụng kỹ năng đàm phán để giải quyết những mâu thuẫn với đối tác trong kinh doanh. Và cũng có trường hợp kỹ năng này đã giúp cho các doanh nghiệp kết nối với doanh nghiệp hay doanh nghiệp kết nối với khách hàng.

III. Các phương pháp đàm phán

1. Đàm phán phân tán

Đàm phán phân tán hay còn gọi là đàm phán cùng thua, đây là phương pháp mà chỉ có một người thắng thoả thuận còn người còn lại không đạt được thỏa thuận như mong muốn. Những cuộc đàm phán phân tán chỉ tập trung thảo luận một chủ đề duy nhất.

Để có thể dành được phần thắng trong đàm phán phân tán bạn cần kiên trì, quyết liệt và quyết đoán. Bạn cũng có thể đưa ra đề nghị trước để chủ động hơn trong cuộc đàm phán. Một mẹo nhỏ để thành công trong đàm phán phân tán là không thông báo kết quả thuận lợi tối thiểu của bạn. Mục tiêu có thể đặt cao, tuy nhiên mức tối thiểu mà bạn sẵn sàng chấp nhận thì nên được bảo mật.

2. Đàm phán tích hợp

Đàm phán tích hợp hay còn gọi là đàm phán cùng thắng, đàm phán hợp tác là cách đàm phán mà các bên cố gắng đưa ra giải pháp đôi bên cùng có lợi. Đồng thời, đàm phán tích hợp cho phép thảo luận nhiều vấn đề, nhiều nội dung.

Lưu ý, khi đàm phán cần tiếp cận vấn đề một cách có nguyên tắc, mục đích là để xây dựng lòng tin bên đối diện. Trong một cuộc đàm phán tích hợp, để thúc đầy sự minh bạch, tạo dựng một mối quan hệ tích cực bạn nên thảo luận, trao đổi mục tiêu cuộc đàm phán mộc các cởi mở.

IV. Những điều cần phải nhớ trước khi đàm phán

– Đàm phán là hoạt động tự nguyện: Không ai có thể bắt ép, hay ép buộc một người đàm phán với mình. Đàm phán chỉ được diễn ra khi cả hai bên đều đồng ý đàm phán.

– Không ai cho không ai một cái gì: Mục tiêu khi đàm phán là cả hai bên đạt được thứ mình muốn sau cuộc đàm phán. Chính vì vậy, không nên có suy nghĩ mình chịu thiệt để cho không thứ người ta muốn. Như vậy ở cuộc đàm phán sau, bạn vẫn sẽ tiếp tục chịu thiệt.

– Không tìm cách áp đảo đối tác/khách hàng: Ai cũng mong muốn đạt được mục đích khi đàm phán, thế nhưng bạn không nên tìm cách áp đảo đối tác hay khách hàng của mình. Bởi vì, khi khách hàng cảm thấy không thoải mái trong quá trình đàm phán thì họ sẵn sàng từ chối những lần đàm phán sau với bạn.

– Không đàm phán dựa vào trực giác: Để một cuộc đàm phán được diễn ra thành công bạn nên dựa vào những kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm thực tế chứ không đàm phán dựa vào trực giác của bản thân.

– Nhìn mình từ quan điểm của phía đối tác: Đàm phán được diễn ra khi nhiều bên đồng ý, chính vì vậy bạn nên đặt bản thân vào đối tác và nhìn từ quan điểm của họ. Khi đã hiểu đối tác muốn gì, có suy nghĩ như thế nào thì việc đàm phán của bạn cũng trở nên đơn giản hơn.

– Nhìn đối tác từ quan điểm của chính họ: Khi đối tác muốn là một người khó thuyết phục trong đàm phán thì bạn có thể nhấn mạnh vào điều đó. Đồng thời, nâng cao vị thế của mình trong buổi đàm phán, như vậy gây được ấn tượng với đối tác và bạn dễ đạt được mục đích đàm phán hơn.

– Không đạt được thỏa thuận chung chưa chắc đã là kết quả xấu: Việc không đạt được thỏa thuận chung có thể là may mắn của bạn. Cũng như không phải cuộc đàm phán nào cũng đem đến kết quả hài lòng cho cả hai bên.

– Thời gian ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình và kết quả đàm phán: Có một số thời điểm vàng trong cuộc đàm phán, vì vậy khi thời gian ảnh hưởng ít nhiều đến kết quả. Tuỳ vào nội dung, tính chất, phương pháp và loại đàm phán mà đem thời gian của buổi đàm phán sẽ khác nhau.

– Kết quả đàm phán có thể bị ảnh hưởng bởi người đại diện của các bên: Người đại diện trong buổi đàm phán rất quan trọng. Không chỉ riêng kỹ năng, chuyên môn của họ, mà bạn còn cần lưu ý xem người đại diện của mình đã từng khiến đối tác phật lòng hay chưa. Ngược lại nếu như người đại diện là người thân quen, có mối quan hệ tích cực với đối tác thì có thể kết quả của buổi đàm phán sẽ vượt qua khỏi sự mong đợi của bạn.

V. Các giai đoạn trong quá trình đàm phán

1. Nghiên cứu và có chuẩn bị trước khi đàm phán

– Tìm hiểu đối tác: Một buổi đàm phán cần có sự góp mặt ít nhất là hai bên, vì vậy bạn cần phải chuẩn bị cho mình ít nhất một đối tác và tìm hiểu về ho. Để buổi đàm phán được diễn ra suôn sẻ, bạn hãy nghiên cứu cẩn thận các thông tin liên quan đến đối tác của mình.

– Xác định rõ vấn đề: Khi đàm phán, bạn và đối tác, khách hàng cần phải xác định những vấn đề còn đang thiếu sót trong hợp đồng. Từ đó tìm ra hướng giải quyết trước và trong quá trình đàm phán, thương lượng.

– Xác định mục tiêu đàm phán: Đàm phán là để các bên cùng đạt được mục đích mà mình mong muốn. Vì vậy, trước khi đàm phán cần phải xác định mục tiêu đàm phán rõ ràng.

– Xây dựng các phương án thay thế phù hợp: Không phải cuộc đàm phán nào cũng thành công. Vì vậy, bạn nên chuẩn bị cho mình hướng xử lý cho các tình huống phát sinh và những phương án thay thế phù hợp.

2. Tạo ấn tượng ban đầu tốt với đối tác 

Ấn tượng ban đầu rất quan trọng, do đó, bạn nên tạo ấn tượng thật tốt với đối tác của mình để buổi đàm phán được diễn ra suôn sẻ. Chẳng hạn như, bạn cần thể hiện cho đối tác thấy mình là người biết lắng nghe, dành cho đối tác cơ hội trình bày nhiều hơn để tìm hiểu thêm về họ.

Nếu bạn là một người có khiếu hài hước đừng ngại thể hiện nó ra bởi vì nó cũng là cách khiến cho khách hàng cảm thấy thú vị hơn. Tuy nhiên, tùy đối tượng đó là ai, để không bị đánh giá là thiếu tôn trọng và thiếu chuyên nghiệp. Trình bày lưu loát, tự tin và chuẩn bị trang phục, diện mạ gọn gàng cũng là cách để tạo ấn tượng với người đối diện.

3. Trao đổi thông tin về buổi đàm phán

Ngoài kỹ năng đàm phán khi trao đổi thông tin thì những kỹ năng như đặt câu hỏi, lắng nghe, phân tích, xử lý thông tin,… cũng vô cùng quan trọng. Những kỹ năng này sẽ bổ trợ, giúp buổi đàm phán được diễn ra tốt và hiệu quả nhất.

4. Đưa ra lựa chọn hướng tới đôi bên cùng có lợi

Không phải cuộc đàm phán nào cũng đem đến kết quả đôi bên cùng có lợi, nhưng việc cân nhắc để đưa ra lựa chọn hướng tới các bên là nên làm. Hành động này thể hiện việc quan điểm của hai bên trong buổi đàm phán đề được cân nhắc. 

– Học cách lắng nghe đối tác/khách hàng: Việc lắng nghe trong kinh doanh rất quan trọng. Nó thể hiện việc bạn tôn trọng đối tác, tôn trọng cuộc đàm phán đang diễn ra. Ngoài ra thì việc lắng nghe đối tác, khách hàng còn giúp bạn biết và hiểu mục đích mà đối phương muốn khi đàm phán.

– Không là người đưa ra lời đề nghị trước: Khi để đối tác đưa ra lời đề nghị trước bạn sẽ có cơ hội để thảo luận lại chọn ra phương án tốt hơn. Do đó, đừng vội đồng ý ngay với phương án mà đối tác đưa ra đầu tiên, kể cả khi nó là phương án bạn mong muốn. Hãy cùng thảo luận để xem có phương án tốt hơn hay không, rồi quyết định chọn phương án cuối cùng.

– Không vội chấp nhận lời đề nghị ban đầu: Thông thường, khi đưa ra lời đề nghị ban đầu thì họ sẽ chọn những điều có lợi nhất, lời đề nghị thứ hai có thể tốt hơn cho cả hai bên. Vậy nên khi đàm phán đừng vội vàng chấp nhận lời đề nghị đầu tiên.

– Không thương lượng quá nhiều: Việc thương lượng quá nhiều sẽ mất rất nhiều thời gian cho cả hai bên, nhưng không chắc rằng sẽ có kết quả tốt hơn trước đó. Vậy nên, hãy hiểu rõ sản phẩm của mình, lắng nghe đối tác, thương lượng vừa đủ sẽ đem đến kết quả tốt nhất.

– Sử dụng sự im lặng tạo lợi thế: Im lặng là một kỹ năng quan trọng khi đàm phán. Khi biết im lặng đúng lúc, bạn sẽ có cơ hội nhận được kết quả như mà mình mong muốn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết sử dụng sự im lặng để tạo lợi thế, vì vậy, hãy nắm bắt thời điểm và chỉ dùng khi thật sự cần thiết.

5. Đi đến thỏa thuận chung cho buổi đàm phán

– Nắm bắt thời điểm ra quyết định: Tất cả các buổi đàm phán đều có thời điểm vàng để ra quyết định, kể cả là quyết định không tiếp tục tham gia đàm phán. Việc chọn thời điểm để ra quyết định rất quan trọng khi đàm phán. Ngay khi nhận ra kết quả của cuộc đàm phán khó chấp nhận và phần thiệt nghiêng nhiều sang phía mình, thì tốt nhất bạn nên dừng thỏa thuận.

– Không được để bản thân hối hận: Đàm phán là để đạt được mục tiêu mà mình mong muốn. Thế nên, đừng đồng ý bất kỳ thỏa thuận hay kết thúc cuộc đàm phán có thể khiến bạn cảm thấy hối hận vì lựa chọn của mình. Thay vì gắng ép bản thân chấp nhận và hối tiếc thì bạn nên tìm giải pháp khác để bản thân không thấy hối hận.

VI. Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

1. Biết người biết ta trăm trận trăm thắng

Khi biết được đối tác của mình muốn gì trong cuộc đàm phán bạn sẽ biết cách để thỏa thuận và có phương pháp xử lý thích hợp. Để hiểu được khách hàng bạn cần biết cách lắng nghe và thấu hiểu khách hàng.

2. Kiểm soát cảm xúc, không để bị chi phối

Trong đàm phán, cảm xúc quyết định một phần lớn đến kết quả cuối cùng. Những nhà đàm phán thành công là những người biết cách kiểm soát cảm xúc của mình. Đặc biệt, với những vấn đề nhạy cảm, việc không để cảm xúc chi phối là rất cần thiết. Bởi một vài sắc thái biểu cảm cũng có thể dẫn đến những kết quả tiêu cực.

3. Thương trường không phải chiến trường

Khi đã xác định kinh doanh lâu dài, bạn nên hiểu rằng thương trường không còn là chiến trường. Một cuộc đàm phán mà cả hai bên đều nhận được những gì mà mình mong muốn mới là một cuộc đàm phán thành công. Hãy tập trung vào việc đưa ra kết quả hai bên cùng có lợi, hơn là thành công trên sự thất bại của đối tác. Điều đó vô tình có thể khiến cho doanh nghiệp của bạn đánh mất một mối quan hệ kinh doanh lâu dài.

4. Hãy trở thành người chèo thuyền

Khi bạn làm chủ cuộc thương lượng, hướng nó đi theo ý bản thân sẽ giúp bạn chủ động hơn khi đàm phán. Thế nhưng, đây là việc không dễ dàng, là một người chèo thuyền trong cuộc đàm phán cần sở hữu những kỹ năng khác như lắng nghe, thấu hiểu, giao tiếp, thuyết phục, giải quyết vấn đề,… Để có thể trở thành người chèo thuyền thì bạn nên rèn luyện bản thân và tích lũy kinh nghiệm.

5. Không thành công cũng phải thành bạn

Nếu cuộc đàm phán thất bại thì hãy tiếp tục duy trì mối quan hệ tốt đẹp cùng với đối tác của mình. Khi đàm phán có thể xảy ra những xung đột, những bất hòa nhưng nếu có thể thì hãy trở thành bạn với đối tác, khách hàng, Biết đâu rằng, trong tương lai, doanh nghiệp của bạn vẫn sẽ có thể hợp tác với họ.

Xem thêm:

– 22 kỹ năng cần có trong CV giúp bạn chinh phục nhà tuyển dụng

– 31 điều bạn nên làm cho ngày đầu tiên đi làm ấn tượng, suôn sẻ

– Mẹo ghi sở thích trong CV gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Hy vọng bài viết này đã đem đến cho bạn những thông tin hữu ích về kỹ năng đàm phán. Cảm ơn các bạn đã đón đọc, và đừng quên chia sẻ bài viết nếu thấy thú vị nhé!

Nguồn tham khảo: https://www.indeed.com/career-advice/types-of-negotiation