Tầm quan trọng của giám sát trong kiểm soát nội bộ công ty

Người giám sát đóng vai trò thiết yếu trong quy trình vận hành và quản lý của công ty. Các giám sát viên sẽ đảm bảo rằng hoạt động sản xuất, bán hàng,… diễn ra suôn sẻ, họ sẽ thay mặt cho những trường hợp có hoặc không có người quản lý tại từng bộ phận nhất định. Do đó, người giám sát trong kiểm soát nội bộ đóng vai trò thiết yếu trong mỗi phòng ban khác nhau tại công ty.

I. Giám sát viên là gì?

Người giám sát là một cá nhân hỗ trợ người quản lý chính, chịu trách nhiệm giám sát và nhắc nhở nhân viên thực hiện các nhiệm vụ được giao. Đặc biệt, họ giám sát hoạt động hàng ngày của một nhóm nhỏ, đội hoặc bộ phận. Người giám sát có quyền đề xuất hoặc thực hiện kỷ luật, thăng chức, khen thưởng và tuyển dụng, đồng thời họ thực hiện nhiều chức năng giúp cải thiện năng suất của công ty. Vì lý do này, vai trò của người giám sát rất phổ biến trong các cơ sở hành chính và công nghiệp.

Người giám sát là người liên kết giữa các giám đốc điều hành công ty và các đội riêng lẻ. Do đó, họ có rất quan trọng trong việc hỗ trợ quản lý cấp cao giám sát các nhân viên bên dưới.

Nếu không có một người giám sát có đầy đủ kỹ năng và làm việc hiệu quả một người giám sát có kỹ năng và hiệu quả, sẽ làm mất sự kết nối giữa các nhóm từng bộ phận và quản lý cấp trên, dẫn đến việc giảm năng suất tổng thể của cả công ty.

Tìm việc làm, tuyển dụng QC có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên Kiểm Soát Vận Hành Siêu Thị BHX

– Nhân viên QC Bách Hóa Xanh

– Cộng tác viên QC Bách Hóa Xanh

II. Tầm quan trọng của giám sát trong kiểm soát nội bộ công ty

1. Quản lý quy trình làm việc

Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của người giám sát là quản lý một nhóm nhân viên. Thông thường, người giám sát tạo và trực tiếp theo dõi, giám sát quy trình làm việc của nhóm này hoặc các nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành công việc. Người giám sát phải xác định rõ mục tiêu, truyền đạt nó rõ ràng, từ đó, hoạt động giám sát của họ sẽ tăng động lực cho các nhóm và hối thúc họ làm đúng theo thời gian đã đề ra.

2. Đào tạo nhân viên mới

Khi có nhân sự mới, người giám sát của họ nên giúp nhân viên mới hiểu được vị trí này cần làm gì và hỗ trợ người này trong quá trình chuyển đổi. Điều này có thể bao gồm việc định hướng công việc và giải thích các chính sách của công ty. Người giám sát nên chỉ dẫn nhân viên mới phối hợp với bộ phận nhân sự để đảm bảo họ đã nhận được sự hướng dẫn và thông tin cần thiết.

3. Tạo và quản lý lịch trình của nhóm

Nếu như các công ty đã lên lịch trình cho toàn bộ lực lượng lao động của họ thì lúc này người giám sát sẽ không cần sắp xếp, lên kế hoạch điều chỉnh. Tuy nhiên, khi các thành viên trong nhóm làm việc theo ca, người giám sát thường sẽ nhận trách nhiệm tạo lịch trình, chia ca và sắp xếp nhân viên làm việc theo lịch trình của tuần/tháng/năm.

Ví dụ: nếu bạn là người giám sát nhân viên bán hàng, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn có đủ số lượng nhân viên vừa tư vấn và thu ngân cũng như hỗ trợ khách, thì bạn phải  lên lịch cho mỗi ca làm việc cho từng nhân viên. Quản lý lịch làm việc của nhân viên cũng có nghĩa là phải linh hoạt và chuẩn bị sẵn sàng khi nhân viên có việc gấp không đi làm được, chẳng hạn như yêu cầu nghỉ một ngày, gọi điện báo ốm hoặc xử lý trường hợp khẩn cấp cho gia đình.

4. Báo cáo cho bộ phận nhân sự và quản lý cấp cao

Người giám sát thường chịu trách nhiệm báo cáo hiệu suất của từng nhóm và từng cá nhân cho bộ phận nhân sự và quản lý cấp cao. Họ cũng có thể cần phải đánh giá từng thành viên trong nhóm và ghi nhận sự nỗ lực của nhân viên, hiệu suất theo mục tiêu, tính chuyên nghiệp, các vấn đề kỷ luật, tuân thủ các chính sách của công ty,… Thỉnh thoảng, họ cũng phải đề ra yêu cầu, giải pháp phát triển và quản lý các kế hoạch tăng hiệu suất hoạt động của công ty.

5. Đánh giá hiệu suất và gửi phản hồi

Người giám sát thường được giao nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu, phát triển hoặc thực hiện các ý kiến phản hồi và ghi nhận của nhân viên. Trách nhiệm này có thể bao gồm việc thiết lập các mục tiêu của nhân viên và nhóm và lựa chọn phần thưởng thích hợp cho các thành tích. 

Ví dụ: nếu một nhân viên bán hàng đủ chỉ tiêu và vượt KPI, họ đủ điều kiện để nhận tiền thưởng của công ty. Thời gian này cũng nên được sử dụng để gửi các phản hồi tích cực (qua trò chuyện trực tiếp hoặc gửi mail), liên tục động viên, khích lệ họ giữ vững phong độ trong thời gian làm việc tiếp theo.

Xem thêm: KPI là gì? Phân loại và các bước xây dựng chỉ số KPI hiệu quả

6. Quyết định cơ hội thăng tiến của nhân viên

Bởi vì người giám sát luôn đồng hành trong các công đoạn công việc với nhân viên, nên họ sẽ quan sát kỹ và có các tiêu chí đánh giá nhân sự đủ điều kiện để được thăng chức. Trong một số trường hợp, người giám sát có thể trực tiếp trao các chương trình khuyến mãi. Tuy nhiên, ngay cả khi người giám sát không có quyền trực tiếp thăng chức cho nhân viên, các chuyên gia quản lý cấp cao thường tham khảo ý kiến ​​của người giám sát trong quá trình thăng chức.

7. Giải quyết các mâu thuẫn của nhân viên

Khi nhân viên không hài lòng với nơi làm việc, họ phải gặp cấp trên trực tiếp của bộ phận chuyên môn trước khi trình bày ý kiến với phòng Nhân sự. Người giám sát phải có kỹ năng lắng nghe, thông cảm để hiểu được phàn nàn, sự bức bối của nhân viên và từ đó, hợp tác với họ để tìm kiếm được giải pháp.

Nếu cấp dưới phàn nàn rằng một nhân viên hoặc thành viên quản lý khác đã vi phạm chính sách của công ty, người giám sát sẽ cần phải báo cáo vấn đề với phòng Nhân sự để điều tra làm rõ vấn đề. Trong trường hợp có những bất đồng nhỏ giữa các nhân viên, giám sát viên có thể đứng ra hòa giải, hàn gắn và khôi phục mối quan hệ của hai bên.

III. Yêu cầu đối với giám sát viên

Kiến thức chuyên môn

Tuỳ vào từng đặc điểm ngành nghề mà người giám sát sẽ có trình độ và kiến thức chuyên ngành lĩnh vực của họ. Do tính chất mỗi ngành đều vận hành theo một quy trình khác nhau, giám sát viên phải thực sự hiểu rõ ngọn ngành mới có thể lãnh đạo được nhân viên hoàn thành đúng nhiệm vụ.

Lập kế hoạch rõ ràng 

Để các nhân viên đạt năng suất cao nhất, người giám sát nên quan sát, theo dõi, đánh giá sau đó cần có kỹ năng lập kế hoạch chi tiết trong từng giai đoạn sản xuất, bán hàng,… tùy theo bộ phận đó nhằm nắm rõ thời gian, kinh phí và nhân lực cần hỗ trợ cho việc vận hành của công ty đạt doanh thu cao và hạn chế rủi ro xảy ra.

Xem thêm: Doanh thu là gì? Cách tính doanh thu chuẩn cho bán hàng

Khả năng giao tiếp tốt 

Đây là một kỹ năng thiết kế của bất kỳ tổ chức thành công nào và là khía cạnh quan trọng trong công việc của mọi giám sát viên. Người giám sát có trách nhiệm cung cấp cho nhân viên những phản hồi mang tính xây dựng về hiệu suất và hành vi tại nơi làm việc. Kỹ năng giao tiếp rất quan trọng vì cách người giám sát tương tác với nhân viên ảnh hưởng đến mức độ nhân viên tiếp nhận phản hồi của cấp trên.

Phát triển năng lực nhân viên 

Một yêu cầu lớn của người giám sát là họ phải biết phát triển năng lực nhân viên. Phát triển nhân viên một cách kỹ lưỡng và có chiến lược là điều cần thiết để nhân viên hài lòng và có nhiều động lực đi làm. Do đó, người giám sát nên biết điểm mạnh và tham vọng của cấp dưới để có thể giúp họ phát triển thành nguồn lực chủ lực trong công ty. Người giám sát nên có một kế hoạch cho sự phát triển của nhân viên và đặt ra các mục tiêu về cách họ có thể khắc phục những điểm yếu và luôn đề cử họ đóng góp vào các dự án có tỉ lệ thành công cao.

Xem thêm: Gợi ý cách viết điểm mạnh, điểm yếu trong CV ngân hàng chuẩn nhất

Kỹ năng giải quyết xung đột 

Mâu thuẫn luôn có thể xảy ra trong bất kỳ môi trường làm việc. Một người giám sát giỏi sẽ nhận ra điều này đầu tiên và nghĩ ra các phương pháp hiệu quả để giảm thiểu xích mích và giải quyết xung đột trước khi nó diễn ra làm lục đục các mối quan hệ của đồng nghiệp. Trở thành một người giám sát có kỹ năng lắng nghe và hòa giải là thiết yếu trong những tình huống khó xử này.

Quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian là điều cần thiết trong một doanh nghiệp có thời hạn và sản phẩm được giao. Có thể sắp xếp các mốc thời gian và đáp ứng các mục tiêu thì người giám sát phải nắm rõ khi nào mọi thứ cần được hoàn thành và cần bao nhiêu thời gian để thực hiện chúng, sau đó phân công công việc dựa trên timeline đã đề ra theo kế hoạch.

Xem thêm: Timeline là gì? Cách xây dựng timeline công việc hiệu quả

Công tư phân minh

Làm việc cho một người giám sát thiên vị có thể ảnh hưởng đến lòng tự trọng, động lực và năng suất của nhân viên. Chính vì vậy, là một giám sát viên chuyên nghiệp, bạn phải luôn thể hiện sự trung lập và thiện chí nếu có lục đục nội bộ để họ thấy được sự chuyên nghiệp của một người chỉ huy.

IV. Cơ hội việc làm và mức lương của giám sát viên

Hầu hết tất cả các công ty trong mọi lĩnh vực ngành nghề, từ tiếp thị, sản xuất đều cần sự đóng góp lớn của đội ngũ giám sát viên. Thế nên, ngành nghề này luôn có rất nhiều doanh nghiệp luôn tuyển dụng và cơ hội phát triển trong ngành cũng rất nhiều để bạn có thể theo đuổi. Đa phần, các giám sát viên sẽ được trọng dụng trong các doanh nghiệp sản xuất, vận chuyển logistic, nhà hàng, cửa hàng, công xưởng, và đặc biệt là chuỗi cửa hàng bán lẻ của Tập đoàn Thế Giới Di Động (Bách Hóa Xanh, Điện Máy Xanh, AVAKids,…). Do đó, bạn không cần phải lo về cơ hội việc làm của ngành này.

Từ trước đến nay, việc làm giám sát viên luôn được đánh giá là ngành tiềm năng và nhiều cơ hội phát triển. Bạn có thể làm giám sát tại nhà hàng, giám sát tại các công xưởng, giám sát thi công hoặc giám sát một bộ phận nào đó nhằm đảm bảo mọi quy trình sản xuất, bán hàng, quản lý,… luôn được vận hành trơn tru và đạt hiệu quả cao.

Nhìn chung thì yêu cầu của các NTD cho vị trí này rất cao vì giám sát viên là một cầu nối để doanh nghiệp vận hành trơn tru. Do đó, bộ phận Nhân sự thường sẽ phỏng vấn rất kỹ để lựa chọn chính xác nhân lực chủ chốt này. Họ thường đánh giá ứng viên phải là người thích nghi nhanh với môi trường làm việc, óc quan sát nhạy bén, có tố chất lãnh đạo và sẽ ưu tiên cho người đã có kinh nghiệm làm giám sát viên. Tuy vậy, nếu bạn thể hiện rõ những năng lực mà bạn có để cho NTD thấy được bạn có tố chất làm chỉ huy thì bạn hoàn toàn có cơ hội để ứng tuyển vào các tập đoàn, nhà máy lớn có tiếng tăm trong các tất cả các ngành nghề nói chung và ngành sản xuất nói riêng.

Mức lương tham khảo cho vị trí giám sát này sẽ tùy thuộc vào kinh nghiệm làm việc; chuyên môn, trình độ kiến thức; quy mô kinh doanh công ty; số lượng đầu việc đảm nhận,… nên sau đây chỉ là mức lương tham khảo của giám sát viên. Với những người giám sát có từ 0-2 năm kinh nghiệm sẽ trong tầm mức từ 8-15 triệu/tháng và cao nhất có thể lên đến 30 triệu/tháng. Mức lương trên không có quá nhiều chênh lệch với các giám sát viên của nhiều ngành nghề khác nhau. Tuy nhiên, với mức lương hậu hĩnh này cũng đánh đổi bằng với trách nhiệm và áp lực công việc khá nặng nề, nhưng đây sẽ là cơ hội phát triển rất tốt với những người có tố chất lãnh đạo để trở thành các nhà quản lý sáng giá trong tương lai. 

Xem thêm:

– Mô tả công việc của nhân viên kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

– Thủ tục kiểm soát là gì? Các loại thủ tục kiểm soát nội bộ

– Chức năng, nhiệm vụ của ban kiểm soát nội bộ trong công ty

Hy vọng bài viết trên đã mang lại những kiến thức bổ ích cho các bạn đang có mục tiêu lựa chọn ngành nghề liên quan đến công việc giám sát trong kiểm soát nội bộ công ty. Hãy cùng để lại bình luận bên dưới và chia sẻ bài viết để mọi người cùng biết những thông tin hữu ích này nhé!