Thủ kho là gì? Chi tiết quy trình làm việc của nhân viên thủ kho

Thủ kho là một nghề nghiệp đang có số lượng tuyển dụng khá lớn và được nhiều ứng viên quan tâm. Vậy bạn đã biết thủ kho là gì chưa? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để hiểu thêm về nghề thủ kho và chi tiết quy trình làm việc của một nhân viên thủ kho nhé!

I. Thủ kho là gì? Trách nhiệm đối với công ty

1. Thủ kho là gì?

Thủ kho là người đảm nhận trách nhiệm quản lý hàng trong kho, bao gồm tình trạng, số lượng của tất cả hàng hóa trong kho cũng như nắm được tất cả các công đoạn từ lúc hàng được chuyển vào kho, xuất hàng ra khỏi kho và thống kê tồn kho.

2. Vai trò của thủ kho

Mọi công ty, cơ sở sản xuất, kinh doanh dịch vụ đều có nhu cần quản lý và cân đối các nguyên vật liệu cần thiết, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được diễn ra trơn tru, hiệu quả, vậy nên vai trò của thủ kho là vô cùng quan trọng. Cũng vì thế mà tất cả các lĩnh vực kinh doanh, đặc biệt là lĩnh vực logistics hay quản lý chuỗi cũng ứng đều rất cần các nhân viên thủ kho có nghiệp vụ và kỹ năng tốt.

3. Công việc chính của thủ kho

Thủ kho là một vị trí khá phức tạp với nhiều công việc cần thực hiện hàng ngày, đòi hỏi nhân sự của ngành này cần thông thạo kỹ năng cứng và các nghiệp vụ cần thiết, nhạy bén với công nghệ, thành thạo tin học văn phòng và biết sử dụng các phần mềm quản lý hiện đại, cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực,… cùng nhiều kỹ năng mềm khác.

Công việc của thu kho cũng rất đa dạng như thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng hóa, sắp xếp hàng hóa trong kho, theo dõi tình trạng hàng tồn, quản lý hồ sơ và quản lý hàng hóa. Và cụ thể từng công việc sẽ có những nhiệm vụ như sau:

– Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng hóa:

+ Nắm bắt chính xác số lượng hàng hóa xuất, nhập kho.

+ Thực hiện việc nhập và xuất hàng hóa.

+ Xác nhận các yêu cầu xuất hàng, chứng từ giao hàng là hợp lệ và lưu chuyển các hồ sơ này cho các bộ phận khác theo quy định.

+ Ghi phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.

+ Nắm được số lượng hàng tồn và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.

– Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu:

+ Đảm bảo định mức tồn kho tối thiểu của tất cả các loại hàng hóa trong kho.

+ Đề xuất với các cấp quản lý cao hơn thay đổi định mức tồn kho tối thiểu khi cần thiết nếu xuất hiện sự biến động bất thường trong việc xuất/ nhập hàng.

+ Theo dõi sát sao mức tồn kho hàng ngày.

– Đặt hàng cho kho:

+ Giám sát, đốc thúc hoạt động nhập, mua hàng.

+ Lập phiếu mua hàng hoặc đơn hàng nhập khẩu theo định kỳ của công ty.

– Sắp xếp hàng hóa:

+ Nắm được sơ đồ kho và cập nhật khi có sự thay đổi.

+ Sắp xếp hàng hóa khoa học, hợp lý, thuận tiện cho công tác kiểm kê và vận chuyển.

+ Giám sát quy trình nhập hàng vào kho, đảm bảo hàng được đặt đúng vị trí.

+ Đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng, xây xát hay rơi vỡ trong quá trình đưa vào và bảo quản trong kho.

– Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa:

+ Đảm bảo hàng hóa trong kho được sắp xếp theo đúng yêu cầu và quy định của công ty.

+ Quản lý theo nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước) với các loại hàng hóa dễ hư hỏng.

– Thực hiện đúng quy định về phòng cháy chữa cháy và các quy định về an toàn trong kho:

+ Tuyệt đối đảm bảo quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho hàng.

+ Kiểm kê hàng hóa định kỳ để đảm bảo không có hàng bị hư hỏng, gãy đổ.

II. Yêu cầu cơ bản đối với một thủ kho

1. KPI công việc

Mỗi công việc đều có một cách tính KPI riêng. Với nhân viên thủ kho, KPI được tính dựa trên những tiêu chí sau:  

– Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn.

– Tỷ lệ giao hàng đúng chất lượng và số lượng.

– Thời gian hàng hóa chuyển từ nơi khởi hành đến kho và ngược lại.

– Hóa đơn, chứng từ chính xác.

– Hiệu suất hoạt động của kho.

– Xác định tỷ lệ hàng hóa bị hư hỏng và phương pháp khắc phục.

– Báo cáo định kỳ.

2. Yêu cầu khi tuyển dụng

Bên cạnh KPI, các doanh nghiệp cũng có một vài yêu cầu chung khi thực hiện công tác tuyển dụng cho vị trí thủ kho. Chẳng hạn như:

– Tốt nghiệp Trung cấp trở lên với chuyên ngành Kinh tế, Ngoại thương, Thương mại hoặc Kế toán.

– Là lao động từ 22 tuổi trở lên.

– Có kỹ năng, nghiệp vụ ở lĩnh vực quản lý kho.

– Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm quản trị, quản lý kho bãi.

– Có khả năng quản lý, kỹ năng giao tiếp, năng động và có trách nhiệm với công việc.

– Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực.

Tùy theo môi trường làm việc và yêu cầu công việc mà các nhà tuyển dụng có thể thêm hoặc bớt các tiêu chí để lựa chọn các ứng viên phù hợp. Tuy nhiên, với các ứng viên đang tìm việc làm nhân viên kho nhưng lại chưa đáp ứng đủ những tiêu chí trên thì cũng đừng quá lo lắng. Bạn có thể thể hiện tinh thần ham học hỏi, nhiệt huyết khi làm việc cũng như thái độ cầu tiến để gây điểm với nhà tuyển dụng nhé!

Tuyển dụng, tuyển nhân viên kho tại Thế Giới Di Động có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên Kho siêu thị Thế Giới Di Động

– Nhân viên Thủ Kho 4K Farm

– Tuyển trưởng kho

III. Mức lương và quyền lợi thủ kho được hưởng

Mức lương của thu kho cũng tùy thuộc vào vị trí làm việc và nhiều yếu tố khác như quy mô của doanh nghiệp, số lượng hàng hóa cần quản lý hay trình độ năng lực, kinh nghiệm làm việc của thủ kho. Theo kết quả tham khảo từ nhiều website việc làm, mức lương của thủ kho sẽ nằm vào khoảng như sau:

– Mức thấp nhất vào khoảng từ 5 – 7 triệu.

– Mức trung bình khoảng 7 – 10 triệu.

– Mức cao khoảng 10 – 15 triệu.

Ngoài ra, tùy theo từng doanh nghiệp mà các nhân viên thủ kho cũng được hưởng nhiều quyền lợi khác như:

– Thưởng tháng và thưởng năm.

– Cơ hội thăng tiến lên cấp bậc quản lý.

– Được hướng dẫn, đào tạo các kỹ năng chuyên môn.

– Được hưởng các phúc lợi như BHYT, BHXH, nghỉ thai sản, ốm đau,… theo quy định.

IV. Cơ hội việc làm dành cho nhân viên thủ kho

Mọi loại hình doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ trong hay ngoài nước đều cần có nhân viên thủ kho để quản lý vật tư và các nguồn nguyên liệu. Cho nên cơ hội việc làm trong ngành này tương đối nhiều. Hiện nay không chỉ các công ty, xí nghiệp lớn mà cả những công ty vừa và nhỏ cũng có nhu cầu việc tuyển dụng nhân viên thủ kho rất lớn. Vì vậy mà vị trí này được tuyển dụng liên tục, cơ hội việc làm cũng như thăng tiến được đánh giá cao. 

Bạn có thể làm việc tại các công ty chuyển phát nhanh, nhân viên kho của các sàn thương mại điện tử hay các công ty sản xuất. Ngoài ra, bạn cũng có thể làm nhân viên kho siêu thị tại các cửa hàng như Điện Máy Xanh, Bách Hóa Xanh, An Khang,… và các tạp hóa, cửa hàng bán giày dép, quần áo,…

Nếu bạn có năng lực chuyên môn cao, có thái độ làm việc tích cực, tinh thần cầu tiến, ham học hỏi và biết phấn đấu trong công việc thì sẽ có cơ hội thăng tiến lên cấp bậc quản lý cao hơn với mức lương và phúc lợi cao hơn. 

IV. Cách trở thành một thủ kho xuất sắc, chuyên nghiệp

1. Những kỹ năng cần có của thủ kho giỏi

– Kỹ năng quản trị rủi ro: Bạn cần có khả năng phân tích, nhận định được các rủi ro có thể xảy ra với hàng hóa hoặc kho bãi. Đánh giá toàn diện và đề ra được những phương án để phản ứng lại các rủi ro một cách hiệu quả và hạn chế tối đa những ảnh hưởng xấu tới kho hàng.

– Kỹ năng khi giải trình: Bạn cần nắm được thủ tục giải trình theo quy định của doanh nghiệp, có khả năng giải thích rõ ràng, thuyết phục bằng lời nói và văn bản. Ngoài ra, để việc giải trình của mình được khách quan và chính xác, bạn cần lưu trữ và cung cấp các giấy tờ, chứng từ cần thiết.

– Kỹ năng giao tiếp: Bất kỳ ngành nghề nào cũng cần kỹ năng giao tiếp và nhân viên thủ kho cũng không ngoại lệ. Bạn cần giao tiếp tốt với khách hàng, với quản lý và các đồng nghiệp trong kho để đảm bảo đạt được các mục tiêu KPI đã đề ra. 

– Kỹ năng làm việc nhóm: Trong kho sẽ có rất nhiều nhân viên khác đảm nhiệm các công việc khác nhau. Bạn cần biết cách làm việc chung và phối hợp nhịp nhàng với họ để đảm bảo dòng hàng hóa, thông tin được lưu thông trơn tru, mạch lạc.

– Kỹ năng bảo quản hàng hóa: Kho hàng chính là nơi lưu trữ một lượng rất lớn hàng hóa, nếu không biết cách bảo quản sẽ rất dễ xảy ra thất thoát, rơi vỡ, hư hỏng gấy thiệt hại cho doanh nghiệp và khách hàng. Vì vậy, kỹ năng bảo quản hàng hóa là vô cùng cần thiết của một thủ kho.

– Kỹ năng tổ chức, sắp xếp khoa học: Trong kho có rất nhiều hàng hóa nên cần sắp xếp khoa học và logic, để lưu trữ được nhiều hơn, bảo quản được an toàn hơn và dễ dàng tìm kiếm hơn.

– Kỹ năng hệ thống hoá sổ sách, thông tin: Hiện nay, công nghệ thông tin đã đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong lĩnh vực quản trị kho hàng. Do đó, các thủ kho cần có khả năng sử dụng các hệ thống quản lý tự động, các giấy tờ, sổ sách online.

– Kỹ năng kiểm tra và lập phiếu nhập xuất kho: Đây là một kỹ năng rất quan trọng mà thủ kho luôn phải làm hàng ngày. Bạn cần đảm bảo các loại phiếu, giấy tờ xuất nhập kho chính xác và đúng quy định để tránh các rủi ro về sau.

– Chú trọng công tác bảo trì, PCCC: Phải luôn chú trọng công tác PCCC, tránh xảy ra cháy nổ gây thiệt hại hàng hóa và con người.

2. Những phẩm chất cần rèn luyện của thủ kho giỏi

Một thủ kho giỏi cần rất nhiều phẩm chất cá nhân. Bạn cần rèn luyện khả năng tổ chức, sắp xếp và lãnh đạo để kho hàng hoạt động thật khoa học, trật tự. Đặc biệt, do yêu cầu đặc trưng của công việc, một nhân viên thủ kho cần rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ và trung thực.

Tư duy phê phán cũng là một phẩm chất cần được rèn luyện thường xuyên. Tư duy phê phán kết hợp với khả năng quan sát, tổng hợp sẽ giúp bạn phân tích, đánh giá sự việc, đưa ra những dự đoán chính xác và có được những phương án giải quyết hiệu quả nhất.

Xem thêm:

– Nhân viên kho làm những gì? Mô tả công việc và mức lương hiện nay

– Vai trò và chi tiết công việc của nhân viên kế toán kho phải làm

– Giám sát kho là gì và những tố chất cần có của giám sát kho

Bài viết đã giới thiệu về nghề thủ kho và quy trình làm việc chi tiết của nhân viên thủ kho. Rất mong có thể mang tới những thông tin hữu ích cho bạn. Cảm ơn bạn vì đã theo dõi và hẹn gặp lại ở những bài viết sau!