Tinh tế trong cách viết email từ chối nhận việc

Thông báo trúng tuyển không phải lúc nào cũng đem lại niềm vui. Đôi khi vì một lý do nào đó, bạn không muốn nhận công việc và cần viết thư từ chối nhận việc. Vậy cách viết email từ chối nhận việc nào nhẹ nhàng, tránh mất lòng nhà tuyển dụng nhất?

Có nên từ chối nhận việc?

Việc tìm việc không phải lúc nào cũng dễ dàng khiến đôi lúc bạn muốn “nhận bừa” một công việc nhưng hãy nhớ rằng bạn gắn bó với công việc 8 tiếng/ ngày, hơn một nửa khoảng thời gian khi tỉnh của bạn dành cho công việc. Vì vậy, nếu như bạn vẫn băn khoăn việc có nên làm công việc mình không thích không hoặc có những lựa chọn tốt hơn thì bạn có thể suy nghĩ đến việc từ chối nhận việc và tìm hiểu cách viết email từ chối nhận việc.

Vì sao phải viết email từ chối nhận việc?

Có không ít người chọn cách im lặng để từ chối một công việc. Cách làm này chưa thực sự khôn khéo và lịch sự. Việc bạn im lặng khiến công ty không biết liệu rằng bạn đã nhận được email chưa, trong thời gian chờ đợi bạn, họ đã bỏ qua những ứng viên thích hợp. Vì vậy, để tránh mất thời gian đôi bên cũng như thể hiện cách làm việc chuyên nghiệp, bạn cần viết thư từ chối nhận việc nếu như nhận được lời mời từ nhà tuyển dụng nhưng không muốn bắt đầu công việc.

Cách viết email từ chối nhận việc

1. Dàn ý “chuẩn” cho thư từ chối nhận việc

1.1. Tiêu đề email 

Một email chuyên nghiệp luôn có phần tiêu đề. Với tiêu đề của một email từ chối nhận việc, bạn chỉ cần nêu Tên và Vị trí ứng tuyển là đủ bạn không nên viết rõ ràng “Thư từ chối công việc” hay “Thư không nhận việc”, cách viết này chưa được tinh tế và uyển chuyển.

1.2. Nội dung thư:

• Giới thiệu bản thân ngắn gọn để nhà tuyển dụng chắc chắn bạn là ai, tránh nhầm lẫn bạn với các ứng viên khác
• Lời cảm ơn: Hãy cảm ơn chân thành nhà tuyển dụng vì đã đề nghị một vị trí làm việc dành cho bạn cho dù công việc đó có chưa phù hợp với bạn
• Lời từ chối nhận việc: cách viết email từ chối nhận việc khéo léo nhất thể hiện ở phần này. Bạn chỉ cần nêu lý do rất ngắn gọn hoặc nói rằng bạn chưa phù hợp với công việc, không nhất thiết phải nói rằng bạn đã nhận việc ở nơi khác. Ở phần này, hãy bày tỏ sự tiếc nuối vì chưa có cơ hội trở thành một phần của công ty và hy vọng vào sự hợp tác trong tương lai.
• Lời kết: Cảm ơn một lần nữa, bày tỏ hy vọng tương lai có cơ hội hợp tác và để lại thông tin liên lạc

2. Những lưu ý khi viết email từ chối nhận việc

2.1. Lý do từ chối nhận việc

Nhiều người sẽ cảm thấy đây là phần khó nhất khi viết email từ chối nhận việc. Bạn không nên suy nghĩ quá phức tạp, nếu là lý do khó nói và bạn không muốn chia sẻ, bạn chỉ cần viết đơn giản rằng bạn cảm thấy bản thân chưa thực sự phù hợp với công việc.

2.2. Thời gian gửi email

Bạn nên gửi email từ chối nhận việc càng sớm càng tốt để công ty có thời gian tuyển dụng người phù hợp. Hãy cố gắng gửi email trong vòng 24 giờ sau khi nhận được email từ nhà tuyển dụng.

2.3. Thể hiện thiện chí bằng cách giới thiệu ứng viên thích hợp

Nếu bạn biết người phù hợp với vị trí ứng tuyển, bạn hoàn toàn có thể tiến cử với nhà tuyển dụng. Việc này không chỉ tạo cơ hội cho các mối quan hệ của bạn mà còn thể hiện bạn là người có trách nhiệm. Từ đó, bạn có thể tạo mối quan hệ tốt với các nhà tuyển dụng.

2.4. Đừng bỏ lỡ bất cứ mối quan hệ nào với nhà tuyển dụng

Có một số người nghĩ rằng nếu bạn không làm việc cho một công ty nào đó thì không cần thiết phải giữ quan hệ với nhà tuyển dụng. Điều này về lâu dài không có lợi cho con đường sự nghiệp của bạn. Các nhà tuyển dụng hôm nay bạn từ chối trong tương lai có thể trở thành đối tác, khách hàng của bạn vì các bạn hoạt động trong cùng một lĩnh vực. Hơn nữa, việc bạn một lần nữa ứng tuyển vào công ty họ ở một vị trí khác là điều có thể xảy ra. Vì vậy, hãy giữ mối quan hệ tốt với các nhà tuyển dụng ngay cả khi bạn không làm việc cùng họ. 

2.5. Nếu bạn từ chối nhận việc vì lương thấp, đừng vội từ bỏ

Nếu bạn viết thư từ chối nhận việc vì lương thấp, hãy bày tỏ hứng thú của bạn đối với công việc và thẳng thắn bày tỏ vấn đề nằm ở mức lương. Trường hợp này khá nhạy cảm và bạn không nên nói chung chung rằng bạn chưa phù hợp với công việc. Nếu nhà tuyển dụng đủ thiện chí, họ có thể sẽ tăng mức lương để phù hợp với yêu cầu của bạn. 

3. Cách viết email từ chối nhận việc: Ví dụ cụ thể

Tiêu đề: Nguyễn Văn A _ Vị trí (tên vị trí)

Kính gửi ông/bà (tên nhà tuyển dụng),

Tôi là Nguyễn Văn A, tôi đã được quý công ty thông báo trúng tuyển vị trí… Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty đã đề nghị vị trí công việc này cho tôi.

Tuy vậy, xét thấy bản thân chưa thực sự phù hợp với công việc tại quý công ty. Dù rất lấy làm tiếc nhưng tôi viết email này xin thông báo tôi chưa thể tiếp nhận công việc… tại công ty.

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn và xin lỗi vì đã làm ảnh hưởng tới việc tuyển dụng của quý công ty. Qua tìm hiểu và trao đổi về công việc, tôi xin tiến cử anh/chị… (tên người giới thiệu). Anh/Chị… có những yếu tố phù hợp với yêu cầu của công việc. Ông/Bà có thể xem xét liên hệ thông qua… (thông tin liên hệ)

Tôi rất mong chúng ta có cơ hội hợp tác trong tương lai.

Trân trọng

Ký tên

Từ chối nhận việc là một tình huống khá nhạy cảm và khó xử nhưng nếu biết cách viết email từ chối nhận việc, bạn vẫn có thể giữ mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Việc này sẽ giúp ích cho con đường sự nghiệp của bạn sau này. Hãy hành xử khéo léo và khôn ngoan để có thể tiến xa hơn trong công việc.

Nguồn bài viết: TopCV