Tổng hợp 10 mẫu mail chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, mới nhất 2023

Trong thời buổi kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, việc chăm sóc khách hàng trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo thành công của doanh nghiệp. Để gia tăng sự cạnh tranh cho doanh nghiệp, bài viết này sẽ giúp bạn tổng hợp 10 mẫu email chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, mới nhất 2023. Hãy cùng đón đọc nhé!

I. Những lợi ích từ mail chăm sóc khách hàng

– Tiết kiệm và liệt kê chi tiết được chi phí bỏ ra

Gửi mail chăm sóc khách hàng là một cách hiệu quả để duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại. Không chỉ giúp công ty tiết kiệm chi phí so với việc gọi điện hay gặp trực tiếp, việc gửi mail cũng giúp bạn dễ dàng theo dõi các thông tin chi tiết về chi phí bỏ ra cho mỗi lần gửi. Bạn có thể sử dụng các công cụ phân tích để đo lường tốc độ mở và tỷ lệ phản hồi của khách hàng, từ đó tối ưu hoá chiến lược chăm sóc khách hàng của mình một cách chính xác và hiệu quả.

– Đơn giản, tiện dụng, phong phú về nội dung

Bên cạnh lợi ích tiết kiệm chi phí so với các hình thức truyền thông truyền thống, bạn chỉ cần vài cú click chuột là đã có thể gửi thông điệp đến hàng ngàn khách hàng của mình. Nội dung mail cũng rất đa dạng, từ thông tin mới nhất về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn đến những chương trình khuyến mãi đặc biệt và những lời cảm ơn đến khách hàng đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm của bạn. Với những lợi ích này, mail chăm sóc khách hàng sẽ giúp bạn tiếp cận được nhiều khách hàng hơn và tăng cơ hội bán hàng.

– Tốc độ tiếp cận khách hàng cao

Mail còn giúp doanh nghiệp có thể gửi thông điệp đến khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác, chỉ trong vài giây. Khách hàng cũng dễ dàng tiếp nhận thông tin và phản hồi lại cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng, giúp tăng tốc độ giải quyết các vấn đề và cải thiện chất lượng dịch vụ.

– Khoanh vùng được khách hàng mục tiêu

Việc chăm sóc khách hàng qua email còn giúp khoanh vùng được khách hàng mục tiêu. Bằng cách phân tích và đánh giá thông tin khách hàng, doanh nghiệp có thể tạo ra các chiến dịch email chăm sóc khách hàng dựa trên các đặc tính khách hàng, như độ tuổi, giới tính, sở thích và nhu cầu của họ. Điều này giúp cho các thông điệp chăm sóc khách hàng được chuyên biệt hóa và gửi đến khách hàng mục tiêu một cách hiệu quả hơn. Kết quả là tăng khả năng tiếp cận được các khách hàng tiềm năng và cải thiện tỷ lệ phản hồi và mức độ tương tác của khách hàng với doanh nghiệp.

– Hỗ trợ xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng

Mail còn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Doanh nghiệp có thể gửi các thông điệp chăm sóc khách hàng định kỳ, cập nhật về sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi, hay những thông tin hữu ích khác cho khách hàng. Điều này giúp khách hàng cảm thấy được quan tâm và coi doanh nghiệp là một đối tác đáng tin cậy. Điều này cũng giúp cho doanh nghiệp tạo ra được lòng tin và tăng khả năng giữ chân khách hàng, tạo ra sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường.

– Tăng độ phủ sóng của doanh nghiệp

Với khả năng gửi mail cho hàng ngàn, thậm chí hàng triệu khách hàng chỉ trong vài phút, doanh nghiệp có thể dễ dàng giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình đến với đối tượng khách hàng rộng lớn và đa dạng. Điều này giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn, tăng độ phủ sóng và nâng cao khả năng tiếp cận thị trường.

Tìm việc làm, tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng có thể bạn quan tâm:

– Cộng tác viên Tổng Đài Chăm Sóc Khách Hàng Tận Tâm

– Nhân viên Tổng Đài Chăm Sóc Khách Hàng

II. 4 bước tạo mail chăm sóc khách hàng cơ bản

– Bước 1: Sử dụng tên đầy đủ của khách hàng

Đây là bước rất quan trọng để tạo ra ấn tượng tốt đầu tiên với khách hàng. Việc bạn sử dụng tên đầy đủ của họ trong mail sẽ khiến họ cảm thấy được tôn trọng và quan tâm. Từ đó, khách hàng sẽ có thiện cảm và hình thành mối liên kết tốt hơn với doanh nghiệp

– Bước 2: Tìm hiểu lịch sử trò chuyện để có cách tiếp cận khách hàng phù hợp

Khi phản hồi email hoặc giải quyết khiếu nại của khách hàng, điều quan trọng nhất là hiểu được lý do tại sao họ liên hệ với doanh nghiệp của bạn. Họ đã trải qua vấn đề tương tự trước đây hay đây là lần đầu tiên? Họ là khách hàng tiềm năng dài hạn hay chỉ là khách hàng ngắn hạn? Những thông tin này có thể giúp bạn lựa chọn phong cách phù hợp cho email của mình.

– Bước 3: Tìm hiểu những thông tin quan trọng về người mua

Việc thu thập thông tin quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ hơn về khách hàng, từ đó tạo ra các nội dung phù hợp và có giá trị hơn cho khách hàng. Thông tin về sở thích, lối sống hay nhu cầu của khách hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể tư vấn và cung cấp sản phẩm, dịch vụ phù hợp, tăng sự hài lòng và trung thành của khách hàng với doanh nghiệp

– Bước 4: Tìm hiểu những vấn đề mà khách hàng đang đối mặt

Trước khi đưa ra câu trả lời, bạn nên dành thời gian đọc kỹ email và tìm hiểu vấn đề của khách hàng. Nếu cần, bạn có thể yêu cầu khách hàng cung cấp thêm thông tin để giải quyết vấn đề. Quan trọng là bạn phải truyền tải sự đồng cảm và thấu hiểu đến khách hàng thông qua email của mình, ngay cả khi họ đang cảm thấy tức giận.

III. Những lưu ý khi sử dụng mail chăm sóc khách hàng

– Hình thức, nội dung và thời gian gửi mail cần phù hợp với từng khách hàng

Để đạt được hiệu quả tối đa trong việc sử dụng email chăm sóc khách hàng, rất quan trọng để tùy chỉnh hình thức, nội dung và thời gian gửi email sao cho phù hợp với từng khách hàng. Bạn cần phải xác định đối tượng khách hàng của mình và hiểu được thị trường mà mình đang hoạt động. Từ đó, bạn có thể tạo ra nội dung email chăm sóc khách hàng phù hợp với sở thích, nhu cầu và mục đích của từng khách hàng.

Ngoài ra, bạn cũng cần phải lên kế hoạch cho thời gian gửi email sao cho nó phù hợp với lịch trình của khách hàng, tránh gửi quá nhiều email trong một ngày hoặc vào thời điểm không phù hợp. Sử dụng email chăm sóc khách hàng một cách thông minh và hiệu quả sẽ giúp bạn tạo được mối quan hệ tốt với khách hàng và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững hơn.

– Tiêu đề mail có chứa thông tin

Sẽ không ai quan tâm đến một email không có tiêu đề. Do đó, việc tạo tiêu đề email là một vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần quan tâm. Tiêu đề của email sẽ phản ánh nội dung tóm tắt của email và giúp khách hàng dễ dàng nhận biết xem email này có phù hợp với sở thích và nhu cầu của họ hay không. Dựa vào tiêu đề, khách hàng quyết định có đọc email hay không.

– Mở đầu mail bằng câu chào

Khách hàng luôn mong muốn được đối xử tôn trọng, do đó một email chăm sóc khách hàng cần phải mở đầu bằng lời chào. Chỉ với một câu chào đơn giản nhưng khách hàng có thể đánh giá chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Điều này để lại ấn tượng sâu sắc với khách hàng và nếu ấn tượng đó tích cực, thì chiến lược email marketing của doanh nghiệp đã thành công.

– Thông tin trong nội dung mail cần rõ ràng

Khi sử dụng email chăm sóc khách hàng, cần chú ý đến nội dung của email để đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng và dễ hiểu cho khách hàng. Nếu email chứa thông tin mập mờ hoặc không rõ ràng, khách hàng có thể bị nhầm lẫn hoặc không hiểu ý của doanh nghiệp. Điều này có thể gây ra sự khó chịu và làm giảm độ tin cậy của doanh nghiệp. Vì vậy, khi tạo email chăm sóc khách hàng, hãy đảm bảo rằng nội dung của email là rõ ràng và dễ hiểu để khách hàng có thể hiểu rõ hơn về thông tin mà doanh nghiệp muốn truyền đạt.

– Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, dễ hiểu

Ngôn ngữ lịch sự sẽ giúp đem lại sự tôn trọng và tạo dựng niềm tin cho khách hàng. Bên cạnh đó, nội dung email cần được sắp xếp theo từng đoạn, dễ hiểu và dễ nhìn để khách hàng có thể dễ dàng tiếp nhận thông tin. Nếu bạn sử dụng ngôn ngữ quá phức tạp hoặc không đúng ngữ cảnh, khách hàng có thể cảm thấy khó hiểu và không chú ý đến email của bạn.

– Hạn chế tối đa các lỗi ngữ pháp, câu cú

Nếu email chăm sóc khách hàng của bạn chứa lỗi chính tả, ngữ pháp thì khách hàng có thể sẽ không tin tưởng vào độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Vì vậy, quá trình viết email cần chú ý đến lỗi ngữ pháp và đảm bảo nội dung được truyền tải một cách rõ ràng.

– Phản hồi khách hàng có tâm trạng không tốt một cách tinh tế 

Khi phải đối mặt với khách hàng có tâm trạng không tốt qua email, việc phản hồi một cách tinh tế và chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng. Hãy thể hiện sự quan tâm và lắng nghe khách hàng, tìm cách giải quyết vấn đề một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng những từ ngữ khó nghe, vô lịch sự hay tư vấn một cách thiếu chuyên môn. Nếu xử lý một cách tinh tế và kịp thời, chắc chắn khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng và tin tưởng vào chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp bạn.

IV. 10 mẫu mail chăm sóc khách hàng được sử dụng nhiều nhất

– Mẫu mail chào mừng khách hàng

Xin chào quý khách,

Chúc mừng quý khách đã đăng ký thành công dịch vụ…. của chúng tôi. Đây là dịch vụ chất lượng cao nhất và có nhiều tính năng hấp dẫn nhất trên thị trường hiện nay.

Khi đăng ký, quý khách sẽ được trải nghiệm và tận hưởng những lợi ích tuyệt vời như sau: ….

Để biết thêm chi tiết về dịch vụ của chúng tôi và những thông tin khác liên quan đến doanh nghiệp, quý khách vui lòng truy cập trang web của chúng tôi tại địa chỉ:… hoặc liên hệ trực tiếp qua số điện thoại Hotline:…

Chúng tôi rất mong được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của quý khách.

Xin chân thành cảm ơn.

– Mẫu mail cập nhật tin tức sản phẩm/ dịch vụ mới

Kính gửi quý khách,

Công ty chúng tôi vừa cho ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ mới này, quý khách sẽ được hưởng…

Chúng tôi muốn gửi đến quý khách phiên bản dùng thử miễn phí để quý khách có thể trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ trước khi quyết định mua hàng.

Nếu quý khách có bất kỳ thắc mắc nào về sản phẩm/dịch vụ, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline:…

Cảm ơn quý khách đã dành thời gian để đọc email của chúng tôi.

– Mẫu mail thông báo về sự thay đổi đặc tính của sản phẩm/ dịch vụ hiện có

Chào bạn,

Công ty của chúng tôi xin gửi đến bạn thông báo quan trọng về sự thay đổi đặc tính của sản phẩm/dịch vụ mà bạn đang sử dụng. Chúng tôi đã cập nhật cách tính phí/cước cho sản phẩm/dịch vụ này. Thông tin chi tiết về thay đổi này được cập nhật trên trang web của chúng tôi. Vui lòng truy cập vào đường link dưới đây để có thêm thông tin:

[link]

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về sự thay đổi này, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ email hoặc số điện thoại được cung cấp trên trang web của chúng tôi.

Xin chân thành cảm ơn bạn đã sử dụng sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi.

– Mẫu mail quảng cáo về sản phẩm/ dịch vụ

Kính gửi quý khách,

Chúng tôi hiểu rằng trong thời điểm khó khăn của đại dịch COVID-19, việc tiết kiệm chi phí trở nên vô cùng quan trọng. Vì vậy, công ty chúng tôi muốn giới thiệu đến quý khách chương trình…

Chương trình áp dụng cho sản phẩm…

Thời gian đăng ký áp dụng đến ngày…

Để đăng ký và biết thêm chi tiết, vui lòng truy cập đường link sau: [link đăng ký]

Chân thành cảm ơn quý khách!

– Mẫu mail thu hút khách hàng ít tương tác

Xin chào quý khách,

Gần đây chúng tôi nhận thấy rằng quý khách không tiếp nhận thông tin mà chúng tôi gửi đến. Chúng tôi muốn được lắng nghe phản hồi của quý khách để có thể cải thiện chất lượng dịch vụ của chúng tôi.

Nếu có bất kỳ vấn đề gì mà quý khách không hài lòng, xin vui lòng cho chúng tôi biết để chúng tôi có thể cải thiện và đáp ứng nhu cầu của quý khách tốt hơn.

Nếu quý khách vẫn muốn tiếp tục nhận email từ chúng tôi, xin vui lòng click vào đây.

Xin chân thành cảm ơn quý khách!

Trân trọng,

[Doanh nghiệp của bạn]

– Mẫu mail thông báo đơn hàng đã được xác nhận

Kính chào Quý khách,

Chúng tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Quý khách vì đã sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty chúng tôi.

Chúng tôi xin gửi thông tin chi tiết về hóa đơn của Quý khách:

Địa chỉ nhận hàng: …

Số điện thoại liên lạc: …

Chi tiết đơn hàng: …

Cước phí vận chuyển: …

Tổng số tiền thanh toán: …

Hình thức thanh toán: …

Thời gian giao hàng dự kiến: …

Nếu Quý khách có bất kỳ thắc mắc hoặc yêu cầu hỗ trợ, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp và hỗ trợ kịp thời.

Một lần nữa, chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự tin tưởng và ủng hộ của Quý khách.

Trân trọng,

[Doanh nghiệp của bạn]

– Mẫu mail thông báo giỏ hàng đang bị bỏ quên

Chào [Tên],

Chúng tôi nhận thấy rằng bạn đã để lại giỏ hàng trên trang web của chúng tôi trong một thời gian dài mà chưa hoàn tất quá trình thanh toán. Chỉ cần một cú nhấp chuột đơn giản và nó sẽ thuộc về bạn.

[Chi tiết giỏ hàng]

Chúng tôi cũng muốn đề xuất cho bạn một số sản phẩm phù hợp với sở thích của bạn:

[Các sản phẩm được đề xuất]

Nếu bạn gặp khó khăn khi thanh toán hoặc cần hỗ trợ bất kỳ, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ email [địa chỉ email] hoặc gọi điện thoại đến số [số điện thoại].

Chúng tôi rất mong muốn được phục vụ bạn.

Trân trọng, 

[Tên của công ty]

– Mẫu mail cảm ơn với những khách đã mua hàng

Xin chào,

Cảm ơn bạn đã sử dụng sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi.

Nếu bạn có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến sản phẩm/dịch vụ, xin vui lòng liên hệ với tổng đài của chúng tôi. Xin chân thành cảm ơn.

– Mẫu mail tri ân khách hàng

Chào bạn,

Để bày tỏ lòng tri ân vì sự tin tưởng và ủng hộ sản phẩm của bạn đối với doanh nghiệp chúng tôi, chúng tôi muốn tặng bạn mã khuyến mãi cho các đơn hàng sắp tới mà bạn đặt. Mã khuyến mãi cũng áp dụng cho tất cả các chi nhánh của chúng tôi.

Cảm ơn bạn rất nhiều

– Mẫu mail hỗ trợ khách hàng

Chào bạn,

Chúng tôi vừa nhận được yêu cầu tư vấn hỗ trợ từ bạn và xin gửi đến bạn thông tin và giải pháp cụ thể để giải quyết vấn đề của bạn.

…

Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi hay cần hỗ trợ thêm, vui lòng liên hệ trực tiếp với tổng đài thông qua số hotline: …

Cảm ơn bạn.

Xem thêm:

– Mẫu thư, content cảm ơn khách hàng và đối tác hay, ý nghĩa nhất 

– Xây dựng sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn, hiệu quả 

– Kỹ năng chăm sóc khách hàng sau bán hàng hiệu quả 

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn các mẫu mail chăm sóc khách hàng tốt nhất. Cảm ơn đã theo dõi bài viết, và đừng quên chia sẻ cho những người xung quanh nếu bạn thấy nội dung thú vị nhé. Hẹn gặp lại ở những bài viết tiếp theo!