Tổng hợp mẫu lời chào tổng đài hotline điện thoại hay nhất

Bộ phận chăm sóc khách hàng của các công ty hiện nay đều có sử dụng chào tổng đài hotline điện thoại để tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Vì thế, việc thiết lập một  mẫu lời chào tổng đài một cách hoàn chỉnh, ấn tượng là vô cùng quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ thông tin về cách xây dựng và quản lý mẫu lời chào tổng đài.

I. Lời chào tổng đài là gì?

Trong chương trình marketing của mỗi doanh nghiệp, nhạc chờ doanh nghiệp hay còn được gọi với cái tên lời chào tổng đài là một phần không thể thiếu, rất thực tế và hữu ích cho khách hàng. Mỗi lần liên hệ với công ty, lời chào tổng đài đều giúp để lại ấn tượng tốt cho khách hàng. Ngày nay, hầu hết các công ty đều sử dụng lời chào tổng đài (nhạc chờ doanh nghiệp) thay cho tiếng tút tút khô khan của điện thoại.

II. Lợi ích của lời chào tổng đài

Không chỉ với lĩnh vực chăm sóc khách hàng, lời chào tổng đài đều mang lại rất nhiều lợi ích cho mỗi công ty. Những ưu điểm của lời chào tổng đài hay nhạc chờ doanh nghiệp có thể kể đến như việc tạo ấn tượng sâu sắc trong tâm trí khách hàng ngay lần đầu tiên mà khách hàng tìm tới doanh nghiệp. Những mẫu lời chào chăm sóc khách hàng sẽ khiến khách hàng cảm thấy họ được tiếp đón một cách nhanh chóng, nồng nhiệt khác hẳn với những tiếng tút tút nhàm chán, khô khan. Ngoài ra, sự chuyên nghiệp của công ty còn được thể hiện trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.

Tiếp đến, khách hàng sẽ biết rằng họ đã liên hệ đến đúng địa nếu nhận được lời chào khách hàng. Bên cạnh đó, nhạc chờ doanh nghiệp còn thông báo một số thông tin, dịch vụ mà doanh nghiệp bạn đang kinh doanh cho khách hàng biết. Do đó, câu đầu tiên của lời chào thường xuất hiện tên công ty hoặc dịch vụ. 

Cuối cùng, lời chào tổng đài còn góp phần hướng dẫn khách hàng thực hiện các thao tác để có thể giải quyết được những nhu cầu hay những vấn đề mà khách hàng đang gặp phải. Việc xây dựng những mẫu lời chào này sẽ giúp giải quyết một số vấn đề và làm cho khách hàng hài lòng. Ngoài ra, nhạc chờ tổng đài còn giúp quảng cáo thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm mà doanh nghiệp đang cung cấp. Đây chính là cách marketing hiệu quả mà không tốn quá nhiều chi phí.

III. Cách tính thời gian cho lời chào tổng đài

Thời gian của lời chào tổng đài hiện nay tại Việt Nam hầu hết đều không giới hạn. Tuy nhiên, thời gian của lời chào thường bị giới hạn (khoảng dưới 40s) nếu sử dụng dịch vụ của các nhà mạng như: Viettel, Mobifone, Vinaphone,… Ngoài ra ở đầu đoạn nhạc chờ, cần trừ ra 1 khoảng thời gian để khách hàng bốc máy, thường từ 2-3s. Thời gian của lời chào tổng đài hotline phổ biến hiện nay thường rơi vào khoảng 40s với số chữ tối đa là 100 chữ.

IV. Mẫu lời chào tổng đài phổ biến hiện nay

1. Lời chào trong giờ hành chính

Mẫu 1: Cảm ơn quý khách đã liên hệ đến tổng đài 1900…. của công ty…. Cuộc gọi của quý khách được tính cước phí là … đồng/phút. Xin quý khách vui lòng chờ trong giây lát để nhân viên của tổng đài có thể hỗ trợ.

Mẫu 2: Chào mừng quý khách đã gọi đến tổng đài chăm sóc khách hàng của Công ty…. Xin vui lòng làm theo hướng dẫn để được nhân viên tư vấn hỗ trợ. Để giải quyết các vấn đề có liên quan đến … vui lòng ấn phím 1. Để giải quyết các vấn đề có liên quan đến … vui lòng ấn phím 2. Để giải quyết các vấn đề có liên quan đến … vui lòng ấn phím 3. Xin trân trọng cảm ơn!

2. Thông báo bận máy

Mẫu 1: Hiện tại tất cả các điện thoại viên đều đang bận, quý khách vui lòng chờ trong giây lại hoặc gọi lại sau. Xin cảm ơn.

Mẫu 2: Các đường dây hotline của công ty hiện tại đều đang bận. Quý khách vui lòng gọi lại sau ít phút hoặc để lại lời nhắn sau tiếng bíp. Xin chân thành cảm ơn.

3. Lời chào ngoài giờ làm việc

Mẫu 1: Cảm ơn quý khách đã liên hệ đến đường dây hotline của công ty … Giờ làm việc chính thức của công ty bắt đầu từ … đến các ngày từ thứ … đến … Quý khách hàng vui lòng gọi lại trong thời gian làm việc. Trong trường hợp khẩn cấp vui lòng nhấn phím …

Mẫu 2: Chào mừng quý khách đã gọi đến tổng đài chăm sóc khách hàng của Công ty…. Hiện tại, công ty đang không trong thời gian làm việc. Chúng tôi sẽ tiếp nhận cuộc gọi của quý khách bắt đầu từ … đến các ngày từ thứ … đến … Trong trường hợp khẩn cấp vui lòng nhấn phím …

4. Thông báo nghỉ lễ

Mẫu 1: Chào mừng quý khách đã gọi đến tổng đài chăm sóc khách hàng của Công ty…. Hiện tại, công ty đang trong thời gian nghỉ lễ … . Chúng tôi sẽ tiếp nhận cuộc gọi của quý khách bắt đầu từ ngày  … Trong trường hợp khẩn cấp vui lòng nhấn phím …

Mẫu 2: Chào mừng quý khách đã liên hệ đến công ty… Công ty chúng tôi tiến hành nghỉ (lễ, tết) từ ngày… đến hết ngày… quý khách vui lòng liên hệ lại sau. Chúc quý khách có một ngày nghỉ (lễ, tết) thật vui vẻ và hạnh phúc.

V. Mẫu lời chào tổng đài tiếng Anh chuẩn mực

1. Introduction – Giới thiệu

Mẫu 1: Thank you for calling … Company. Your call is important to us. Please hold while we connect your call.

Mẫu 2: Thank you for calling  … Company. For contact with the business department, please press 1. For technical support, please press 2. For Other information, please press 0

2. Call is being recorded – Ghi âm cuộc gọi

Mẫu 1: Thank you for calling … Company. Please be aware that in the interest of quality, your call may be recorded.

Mẫu 2: Thank you for calling  … Company. Dear customers, please note that all calls to the center are recorded for monitoring purposes.

3. Menu – Bộ phận

Mẫu 1: Thank you for calling  … Company. For contact with the business department, please press 1. For technical support, please press 2. For Other information, please press 0

Mẫu 2: Thank you for calling  … Company. For Language…, press Key… To repeat this menu at any time, press …

4. Busy – Đường dây bận

Mẫu 1: Thank you for calling  … Company. The extension you have dialed is busy. Please try again later.

Mẫu 2: Thank you for calling  … Company. Sorry, currently all lines are busy, please leave a message after the beep . Thank you.

5. On Hold – Giữ máy

Mẫu 1: Thank you for calling  … Company. All our representatives are currently busy with other calls. Please stay on the line, and one of our representatives will answer you as soon as possible.

Mẫu 2: Thank you for calling  … Company. All our representatives are still busy, please continue to hold for the next available representative.

6. Overtime – Ngoài giờ làm việc

Mẫu 1: The … Company  call center is closed now. We will be happy to assist you during our operating hours: Weekday through Weekday, between Hour and Hour AM/PM. Thank you and goodbye.

Mẫu 2: Our centers of  The … Company is currently closed. We will be happy to assist you during our operating hours: from 10:00 am to 07:30 pm on Monday to Friday,, and 8:30 am to 5:00 pm on Saturday & Sunday. “To leave a message in our general voice mailbox, press 0. A representative will contact you within a business day.

7. Voicemail – Hòm mail tự động

Mẫu 1: Hello. You have reached the voicemail of … Company. Please leave a message after the tone. 

Mẫu 2: Thank you for calling  … Company. To leave a message, press Key … Your call is very important to us. Please leave a message and we will get back to you as soon as possible.

VI. Những lưu ý khi xây dựng lời chào tổng đài

– Không nên trang trọng hóa lời chào: bất cứ khách hàng nào thì cũng muốn được nghe những lời chào ngắn gọn, dễ hiểu và đi trực tiếp vào vấn đề chính khi họ liên hệ với doanh nghiệp thông qua tổng đài. Do đó, để khách hàng không thể hiểu rõ và tốn nhiều thời gian trong việc thao tác, doanh nghiệp nên lựa chọn những từ ngữ thông dụng, dễ hiểu với mọi tầng lớp, đứng trang trọng hóa lời chào khi xây dựng mẫu lời chào tổng đài chăm sóc khách hàng. 

– Bắt đầu với lời chúc tốt lành: khi liên hệ đến tổng đài của doanh nghiệp, để khách hàng cảm thấy thật thoải mái, các tổng đài viên và giọng nói trong lời chào tổng đài cần thể hiện thái độ thân thiện và cung cấp những thông tin chính xác, có tính xác thực cao. Mỗi khi kết thúc dịch vụ bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt trong tâm thức của khách hàng nếu sử dụng những lời chúc buổi sáng hoặc buổi chiều tốt lành. Dịch vụ mà các công ty cung cấp chắc chắn sẽ thành công và có chất lượng tốt nếu họ để lại ấn tượng tốt cho khách hàng.

Tìm việc làm nhân viên trực tổng đài có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên Tổng Đài Bảo Hành Điện Máy Xanh

– Đừng quên giới thiệu bản thân: việc giới thiệu tên của tổng đài viên là vô cùng cần thiết khi xây dựng những mẫu lời chào tổng đài chăm sóc khách hàng. Khách hàng có thể thoải mái hơn khi nhận sự tư vấn nếu họ nhớ được tên của tổng đài viên.

Xem thêm:

– Bộ câu hỏi phỏng vấn chăm sóc khách hàng và cách trả lời chi tiết

– Kỹ năng mềm là gì? Cách rèn luyện và phát triển kỹ năng mềm

– Tổng hợp kỹ năng mà tổng đài viên trong Call Center cần trang bị

Hy vọng bài viết đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về mẫu lời chào tổng đài hotline điện thoại. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, đừng quên chia sẻ cho những người xung quanh nếu bạn thấy nội dung bổ ích. Hẹn gặp lại ở những bài viết tiếp theo