Vai trò và chi tiết công việc của nhân viên kế toán kho phải làm

Trong ngành kế toán, nhân viên sẽ được phân chia đảm nhiệm một vị trí và công việc riêng. Chẳng hạn như có nhân viên kế toán tổng hợp, kế toán công nợ, kế toán thuế,… Trong bài viết này, chúng mình sẽ cùng tìm hiểu về vị trí kế toán kho là gì, cùng với nhiệm vụ và công việc chính phải phụ trách nhé!

I. Kế toán kho là gì? Vai trò trong công ty

Định nghĩa kế toán kho trong kế toán là gì? Kế toán kho (hay Warehouse Accountant) là người thường xuyên làm việc trong kho hàng, phụ trách theo dõi, kiểm tra quá trình xuất và nhập hàng hóa, cũng như kiểm soát hàng tồn tại kho. Bên cạnh đó, kế toán kho còn chịu trách nhiệm trong việc xuất giấy tờ, chứng từ cho hàng hóa, đảm bảo về số lượng và chất lượng nhằm hạn chế việc thất thoát hàng của doanh nghiệp. 

Có thể bạn muốn biết: Kế toán là gì?

II. Nhiệm vụ của kế toán kho

Trong quá trình xuất và nhập hàng từ kho, kế toán kho sẽ là người trực tiếp quản lý hoạt động và ghi chép lại những số liệu, chứng từ hàng hóa để giao nộp lại cho cấp trên. Tiếp đến, kế toán kho sẽ tiến hành thống kê lại số lượng, phân loại và kiểm tra để đảm bảo chất lượng hàng hóa tại kho. Họ sẽ ghi lại thời hạn sử dụng của hàng hóa để kịp thời xử lý hàng tồn trước khi hết hạn, tránh gây tổn thất cho doanh nghiệp. Sau đó, kế toán kho sẽ chia sẻ dữ liệu về hàng hóa cho cấp trên và những phòng ban khác nhằm xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp nhất.

III. Công việc nhân viên kế toán kho

1. Công việc chung

– Kiểm soát và kiểm kê hàng hóa: Công việc chính yếu của kế toán kho là thường xuyên cập nhật tình hình hàng hóa. Để có được dữ liệu thống kê, kế toán kho phải kiểm soát được số lượng hàng nhập – xuất tại kho. Đồng thời, cập nhật thời hạn sử dụng của hàng hóa để lên chiến lược tiêu thụ kịp thời.

– Lập các chứng từ xuất – nhập kho: Trong quá trình nhập và xuất, cần phải lưu trữ lại hóa đơn hàng hóa để cung cấp cho việc đối chứng sau này. Do đó, kế toán kho phải ghi chép từng số liệu liên quan, kiểm tra và lưu giữ những chứng từ của việc xuất – nhập hàng hóa,…

– Hạch toán kế toán và kê khai thuế: Tương tự công việc của kế toán, mỗi hoạt động liên quan đến hàng hóa, doanh thu, chi phí tại kho đều cần được kế toán kho ghi chép và hạch toán cẩn thận. Bên cạnh đó, thuế đầu vào và đầu ra cũng cần được kế toán kho kê khai cho doanh nghiệp để tổng hợp đóng thuế cho Nhà nước theo quy định. 

– Một số công việc khác: Ngoài những công việc trên, kế toán kho sẽ thực hiện lập báo cáo thống kê những hàng hóa còn tồn đọng. Từ đó đưa ra hướng giải quyết với các phòng ban nhằm giảm thiểu những hao hụt cho doanh nghiệp. Đồng thời, nhân viên kế toán kho còn đề ra những kiến nghị nâng cấp kho hàng hóa nhằm tạo thuận tiện cho công việc và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

2. Chi tiết công việc phải làm

Công việc mỗi ngày

– Đối với hàng hóa: Kế toán kho sẽ theo dõi và thực hiện việc xuất nhập hàng hóa tại kho để thường xuyên cập nhật số lượng và phân loại. Dựa vào đó, kế toán kho có thể thống kê, đề xuất các phương án tích trữ hàng hóa nhằm tránh tình trạng thiếu hụt hàng. Những sổ sách và hóa đơn của hàng hóa sẽ được kế toán kho kiểm kê và nộp về phòng kế toán.

– Đối với chứng từ: Kế toán kho chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi cho phép xuất hay nhập hàng. Đồng thời nhập thông tin, số liệu hóa đơn, chứng từ vào hệ thống của công ty mỗi ngày để tránh việc thất lạc giấy tờ. Trong tình trạng có công nợ, kế toán kho cũng cần lưu ý để kịp thời lập biên bản xác minh.

– Quản lý kho: Là người quản lý toàn bộ kho hàng của doanh nghiệp, kế toán kho cần phải tự thiết lập và sắp xếp công việc cũng như hàng hóa một cách hợp lý. Đưa ra đề xuất về kho hàng nhằm để tăng hiệu quả công việc. Kế toán kho cũng là người chịu trách nhiệm toàn bộ về những chênh lệch trong sổ sách với hiện trạng thực tế.

Công việc mỗi tháng

– Theo dõi việc xuất nhập, cập nhật hàng hóa mỗi ngày và thực hiện thống kê, lập báo cáo vào cuối tháng. Điều này giúp cho kế toán kho và cả cấp trên sẽ nắm được tình hình và số lượng hàng hóa.

– Hạch toán và đối chiếu lại những hóa đơn, chứng từ đã có trong tháng. Những số liệu, chi phí sẽ được tính toán kỹ càng để doanh nghiệp nắm được thu chi.

– Hoàn thành những chứng từ ghi chép, sổ sách, thực hiện chứng nhận giấy tờ để báo cáo với cấp trên theo quy định. Đồng thời đối chiếu lại hàng hóa giữa sổ ghi chép và thực tế cho báo cáo cuối tháng.

Tuyển dụng nhân viên kho siêu thị có thể bạn quan tâm tại Thế Giới Di Động:

– Tuyển trưởng kho, tuyển nhân viên kho

– Tuyển dụng nhân viên kho Thế Giới Di Động

– Tuyển dụng nhân viên kho dược

IV. Kỹ năng của nhân viên kế toán kho

1. Nắm vững kiến thức và nghiệp vụ chuyên môn

Để có thể trở thành một nhân viên kế toán kho, điều cần nhất đó là kiến thức và nghiệp vụ chuyên môn. Như đã biết, kế toán kho sẽ không chỉ giám sát hàng hóa tại kho, mà còn phải thường xuyên ghi chép chứng từ và hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa, thu chi,… Thế nên đòi hỏi rất nhiều trình độ và kỹ năng chuyên môn, vì vậy mà việc chưa nắm vững kiến thức sẽ rất khó để thích nghi và không mang lại hiệu quả cao cho công việc.

2. Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng

Ngày nay, công nghệ thông tin được phát triển và ứng dụng vào trong các ngành nghề giúp ích rất nhiều cho việc quản lý và tăng hiệu suất làm việc. Đối với kế toán kho cũng thế, công việc kiểm tra và thống kê hàng hóa, chứng từ được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng hơn khi thao tác với máy tính. Vì thế mà hiện nay, các doanh nghiệp khi tuyển dụng nhân viên kế toán đều yêu cầu trình độ tin học văn phòng cơ bản.

3. Sử dụng tốt các phần mềm kế toán

Để hoàn thành công việc thống kê, lập báo cáo cũng như thực hiện những công việc liên quan khác, phần mềm kế toán sẽ là công cụ vô cùng hữu ích đối với nhân viên kế toán kho. Sử dụng các phần mềm này sẽ giúp mang lại nhiều lợi ích, tiết kiệm thời gian và công việc giữa kế toán kho với doanh nghiệp diễn ra trôi chảy hơn. Thế nên ngay từ bây giờ, bạn cần bỏ một ít thời gian để tìm hiểu và làm quen các phần mềm kế toán phổ biến nếu có mong muốn trở thành một kế toán kho trong tương lai nhé!

4. Có kỹ năng sắp xếp và tổ chức công việc

Đối với cả hàng hóa lẫn giấy tờ, khi kế toán kho được đào tạo kỹ năng sắp xếp và tổ chức hợp lý, khoa học thì khâu quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bên cạnh đó, việc biết cách tổ chức và quản lý công việc sẽ góp phần mang lại cho công việc hiệu quả cao. Từ đấy, bạn cũng có thể ghi điểm trong mắt nhà lãnh đạo và có cơ hội thăng tiến sự nghiệp. 

5. Bồi dưỡng kỹ năng quản lý thời gian

Kế toán kho phải làm việc từ theo dõi đến đối chứng, báo cáo với những con số, hàng hóa và chứng từ mỗi ngày. Do đó, để quản lý được lượng công việc nhiều như thế thì yêu cầu đặt ra đối với nhân viên kế toán kho phải có khả năng quản lý thời gian một cách hợp lý. Tránh để công việc bị tồn động, không kịp xử lý và gây ra các thiệt hại không đáng có cả về hàng hóa lẫn chứng từ.

6. Trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ

Nhân viên kế toán nói chung, và là một kế toán kho nói riêng thì việc mỗi ngày phải tiếp nhận cùng lúc nhiều số liệu, chứng từ, giấy tờ,… đòi hỏi sự tập trung và tính chính xác cao độ. Chỉ cần bạn mắc phải một lỗi nhỏ dễ dẫn đến có sai sót trong những quá trình sau. Để tránh được những điều đó, bạn cần phải thật cẩn thận, tỉ mỉ với những con số. Không những thế, bạn còn phải trung thực, nghiêm túc trong công việc. Có như thế mới xứng đáng nhận được sự tín nhiệm từ cấp trên và đồng nghiệp.

V. Kinh nghiệm làm kế toán kho hiệu quả

Kế toán kho phải đảm nhiệm rất nhiều công việc tại kho hàng. Do đó, để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả và đúng thời hạn, kế toán kho cần có những biện pháp làm việc hợp lý. Chẳng hạn như phân loại từng loại hàng hóa dựa vào tính năng của sản phẩm. Sử dụng phần mềm để tăng độ hiệu quả của công việc. Hoặc mô phỏng hoặc đơn giản là lập sơ đồ về các vị trí hàng hóa, chứng từ trong kho sẽ giúp kế toán kho và cấp trên dễ dàng thực hiện những nghiệp vụ.

– Khi xuất nhập hàng: Thực hiện kiểm tra các chứng từ, hóa đơn cho mỗi lần xuất hay nhập hàng một cách kỹ càng, đảm bảo độ chính xác. Nhận chứng từ, yêu cầu xuất hay nhập hàng. Và chú ý, phải chuyển giấy tờ cho các bộ phận liên quan như bộ phận mua hàng hoặc kế toán.

– Theo dõi hàng xuất nhập tồn: Thường xuyên theo dõi lượng hàng hóa xuất nhập và còn tồn tại kho để nắm rõ số lượng, tránh hao hụt. Việc này nên cần được nhập lên phần mềm kế toán để tăng độ chính xác. Tại khu vực chứa hàng, cần phải có giấy ghi chú về ngày tháng xuất nhập hàng cho từng loại, việc này tiết kiệm được nhiều thời gian cho kế toán kho. 

– Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu: Kế toán kho nên thường xuyên theo dõi số liệu nhằm nắm bắt, cập nhật được tình hình hàng hóa còn tồn trong kho. Để từ đó đưa ra đề xuất thay đổi mức tồn kho tối thiểu với cấp trên và ban lãnh đạo công ty, nếu cần thiết.

– Thực hiện thủ tục mua/ đặt hàng: Kế toán kho phải là người trực tiếp theo dõi quá trình nhập hàng hóa tại kho và làm thủ tục cho hàng hóa. Trước khi xác nhận với người bán, nhân viên kế toán kho phải đảm bảo được thông tin trên chứng từ là chính xác để không xảy ra tình trạng sau này. 

– Sắp xếp hàng hóa trong kho: Là một người quản lý tại kho hàng, kế toán kho phải biết cách sắp xếp và bảo quản hàng hóa một cách hợp lý. Đảm bảo được nơi để hàng hóa và không gian dự trù cho những loại hàng hóa phát sinh.

– Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho: Kế toán kho sẽ thực hiện thao tác sắp xếp hàng hóa theo như sự hướng dẫn của nhà sản xuất để đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Đồng thời phải nắm rõ được tình hình và hạn sử dụng hàng hóa để thực hiện chiến lược FIFO.

– Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC): Việc kiểm tra cơ sở vật chất cần thực hiện theo định kỳ để tránh việc tổn thất lớn cho hàng hóa. Đồng thời, có thể nói kho hàng hóa là tài sản lớn của công ty cho nên cần phải tuân thủ được quy định về phòng cháy chữa cháy PCCC.

VI. Sai lầm thường gặp phải của kế toán kho

1. Không xác định định mức tồn kho định kỳ:

Mức tồn kho tức là số lượng hàng hóa được yêu cầu dự trữ tối thiểu trong kho nhằm để kịp thời cung cấp cho trường hợp nguồn cung thiếu. Với trường hợp kế toán kho không xác định được định mức tồn kho sẽ dẫn đến việc không kịp thời bổ sung hàng hóa và làm trì hoãn quá trình kinh doanh của công ty. Ngược lại, nếu kế toán kho tích trữ lượng lớn hàng hóa thì dễ gây ra tình trạng dư thừa, hay hàng quá thời hạn sử dụng, hàng lỗi thời,… cũng như làm mất đi diện tích lưu trữ dành cho hàng hóa mới của doanh nghiệp.

2. Không sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học

Việc sắp xếp hàng hóa một cách gọn gàng và chi tiết giúp cho quá trình tìm kiếm, kiểm tra, nhập và xuất hàng sẽ diễn ra nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, sắp xếp hợp lý sẽ giúp tiết kiệm được thời gian, nhân lực và diện tích kho bãi. Vì vậy, việc nhân viên kế toán kho không biết cách hoặc vô tình không sắp xếp hàng hóa, vật tư khoa học sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy không đáng có, gây thiệt hại về hàng hóa lẫn thời gian, công sức.

3. Không thường xuyên kiểm tra hàng hóa vật tư

Công việc kiểm tra hàng hóa thường xuyên là việc cần thiết, kế toán kho sẽ cập nhật được số lượng hàng trữ tại kho, hàng hỏng, hay hạn sử dụng của hàng hóa,… Đồng thời, nhân viên kế toán kho sẽ dễ dàng cho việc đối soát lượng hàng thực tế với giấy tờ. Vì vậy mà việc không thường xuyên kiểm tra hàng hóa, vật tư dễ dẫn đến kế toán kho mất nhiều thời gian cho việc kiểm kê, không theo dõi được sát sao số lượng và chất lượng hàng hóa.

4. Không chú trọng đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ

Doanh nghiệp nào cũng chấp nhận bỏ một khoản tiền đầu tư vào những công cụ và cơ sở vật chất tạo nên môi trường làm việc tốt. Tuy nhiên, nó sẽ không mang lại kết quả lâu dài nếu như nhân viên không có nghiệp vụ. Thế nên một biện pháp khác để nâng cao hiệu quả công việc là chú trọng và đầu tư vào đào tạo trình độ nghiệp vụ cho nhân viên kế toán kho nói riêng và toàn bộ nhân viên nói chung.

5. Một số sai lầm thường gặp khác

Ngoài ra một số sai lầm mà nhân viên kế toán kho hay gặp phải như thường xuyên xảy ra tình trạng mua hàng bị lầm giá do không quản lý quá trình mua hàng một cách sát sao, làm giảm lợi nhuận cho công ty. Hoặc một số lỗi nhỏ dễ mắc phải trong quá trình làm chứng từ, giấy tờ như thiếu chữ ký các bên nhập và xuất, quên ghi thời gian nhập và xuất hàng,…

VII. Cơ hội nghề nghiệp kế toán kho

Bất kỳ công việc nào cũng có khó khăn riêng. Tuy nhiên, nếu so sánh kế toán kho với những vị trí kế toán khác thì đây vẫn là một vị trí công việc cơ bản, không có nhiều đòi hỏi nghiệp vụ kế toán, tương đối phù hợp với các bạn sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp mong muốn tích lũy kinh nghiệm.

Mức lương tùy vào quy mô mỗi doanh nghiệp, dao động trung bình từ 6 – 9 triệu. Tại thị trường Việt Nam, ngày càng xuất hiện nhiều doanh nghiệp với đa dạng quy mô sản xuất. Thế nên nhu cầu tuyển dụng nhân viên kế toán kho là rất cao, tạo nên cơ hội việc làm kho dành cho nhiều bạn trẻ. Điển hình là tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thế Giới Di Động (MWG) – một môi trường làm việc chuyên nghiệp luôn sẵn sàng chào đón những bạn sinh viên ngành kế toán góp sức cho sự phát triển chung của cả bạn lẫn doanh nghiệp.

Xem thêm:

– Thủ kho là gì? Chi tiết quy trình làm việc của nhân viên thủ kho

– Tổng hợp bài test nhân viên thủ kho mới nhất và cách trả lời

– Cách viết CV xin việc thủ kho chuẩn và thu hút nhà tuyển dụng

Hy vọng bài viết có thể cung cấp cho bạn một cách đề đủ về “Vai trò và chi tiết công việc của nhân viên kế toán kho phải làm”. Đừng quên đóng góp ý kiến và chia sẻ bài viết đến mọi người bạn nhé!