Workshop là gì? Quy trình tổ chức buổi Workshop thành công, hiệu quả

Thuật ngữ workshop đang dần trở nên rất phổ biến và có lẽ không ít lần các bạn được nghe “buổi workshop” từ mọi người xung quanh. Tuy nhiên, định nghĩa workshop đến nay vẫn chưa được thống nhất và có rất nhiều cách hiểu khác nhau. Trong bài viết sau đây, mình sẽ giới thiệu đến bạn thông tin tổng quát nhất về khái niệm “workshop”. Vậy nên, đừng bỏ lỡ bài viết này nhé!

I. Workshop là gì?

Đến nay, workshop vẫn chưa có một định nghĩa chính xác. Tuy nhiên tại Việt Nam, workshop được hiểu là mô hình một buổi hội thảo, thảo luận, trao đổi kiến thức, phương pháp và kỹ năng có tính mở dành cho mọi ngành nghề và đối tượng. Phần đầu buổi sẽ là phần trình bày của diễn giả hoặc những người có chuyên môn, phần còn lại là hỏi đáp tự do dành cho người tham dự.

Tìm việc làm, tuyển dụng pháp lý có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên Điều phối bảo hành

– Nhân viên Bán hàng doanh nghiệp B2B

– Tuyển dụng bảo trì

II. Lợi ích của việc tổ chức workshop

1. Phát huy khả năng làm việc nhóm

Những buổi workshop diễn ra vô cùng sôi nổi, không chỉ ngồi nghe mà còn phần thực hành. Chính vì thế, bạn phải tiếp cận và làm việc nhóm với những người chưa từng quen biết, cùng họ thực hiện thật tốt những hoạt động trong buổi workshop. Đây được xem là hình thức giao lưu một cách chủ động, không ép buộc.

2. Thúc đẩy khả năng tư duy, sáng tạo

Hoạt động chỉ gói gọn trong thời gian cho phép trong buổi workshop cũng như không gian chỉ thu gọn trong một khán phòng giúp kích thích khả năng tư duy của mọi người. Trong trường hợp hạn chế về mọi mặt, mọi người cần tập trung cao độ, nghiêm túc để phát huy khả năng là việc dưới áp lực trong khoảng thời gian ngắn.

3. Kênh quảng bá thương hiệu tiết kiệm mà hiệu quả

Nếu so với chiến lược Marketing, workshop sẽ tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều. Một buổi workshop có rất nhiều người có nhu cầu và thật sự quan tâm đến cùng lĩnh vực tham gia, do đó khả năng tiếp cận đến đúng mục tiêu thị trường là rất cao. Qua đó, cho thấy hiệu quả mang lại của workshop cao hơn nhiều nếu so với Marketing truyền thống.

III. Hoạt động workshop tại Việt Nam

Mặc dù workshop chưa thật sự phổ biến tại Việt Nam nhưng có thể thấy những buổi workshop ngày càng đa dạng. Bạn dễ dàng tìm thấy các buổi workshop về mọi lĩnh vực: giải trí, Marketing,… Mỗi khi có xuất hiện những sản phẩm mới, những vấn đề nổi bật, buổi workshop sẽ diễn ra với mục đích trao đổi và thử nghiệm cũng như thu nhập ý kiến mọi người.

IV. Các hình thức workshop phổ biến

1. Workshop chia sẻ kiến thức

Hình thức chia sẻ kiến thức khá phổ biến và dễ dàng tổ chức. Quy mô thường vài chục đến vài trăm người diễn ra 3 – 4 tiếng tùy người tổ chức. Đối với workshop chia sẻ kiến thức được tổ chức dưới dạng một chuyên gia hay diễn giả sẽ chia sẻ những kinh nghiệm kiến thức chuyên môn trong ngành.

Sau đó, 1 phần 3 khoảng thời gian còn lại của chương trình được dùng cho khán giả hỏi và chuyên gia giải đáp những thắc mắc. Những buổi workshop như thế, người tham dự có thể học hỏi được rất nhiều kiến thức mới và tích lũy kinh nghiệm.

2. Workshop thiên về thực hành

Buổi workshop này thường được tổ chức trong nội bộ công ty, được xem như buổi đào tạo, nâng cao trình độ nhân viên. Tại buổi workshop, người tham dự được lắng nghe chia sẻ kinh nghiệm từ những diễn giả và đồng thời được thực hành công việc trong buổi workshop nhằm đảm bảo buổi workshop được diễn ra hiệu quả. Người tham gia thường là những người mong muốn nâng cao chuyên môn.

3. Workshop với mục đích Marketing

Buổi workshop này diễn ra với mục đích quảng bá thương hiệu hoặc sản phẩm mới, thường có quy mô lớn lên đến hàng trăm người. Mọi thứ được chuẩn bị rất chi tiết và chu đáo với mong muốn người tham gia hiểu rõ nhất về sản phẩm. Buổi workshop thường có sự tham dự của đại diện nhãn hàng và những chuyên gia được mời đến để tư vấn rõ nhất về sản phẩm. Những buổi workshop với mục đích Marketing mong muốn truyền tải thông tin từ nhãn hàng đến người tham dự một cách hiệu quả nhất.

V. Các bước tổ chức workshop thành công

1. Chuẩn bị trước buổi workshop

Trước hết cần xác định được mục tiêu rõ ràng và kết quả cuối cùng cho buổi workshop để đề ra chiến lược cụ thể, kế hoạch của chương trình, thời gian và những hoạt động diễn ra. Trong trường hợp có khách mời tham dự, cần chuẩn bị một kịch bản chương trình gửi đến họ. Điều này giúp những khách mời nắm rõ được chương trình cụ thể mà còn giúp chương trình đi đúng hướng kế hoạch.

Khi đã có được mục tiêu cho buổi workshop, người tổ chức sẽ lập ra được danh sách đối tượng tham gia để có thể tiếp cận được đúng đối tượng. Bên cạnh đó một số yếu tố bên ngoài cần phải sắp xếp như chọn địa điểm tổ chức – cần đề xuất cụ thể số lượng người tham gia, máy chiếu, các trang thiết bị phục vụ cho buổi workshop. 

2. Xác định vai trò của những người tham dự

Trong quá trình diễn ra buổi workshop, mỗi vị trí ban tổ chức đều có vai trò, trách nhiệm riêng. Việc phân công nhiệm vụ giúp cho mỗi cá nhân nắm rõ thông tin chương trình và có thể tổng kết lại kết quả của buổi workshop, tăng hiệu quả công việc đồng thời cho thấy tính chuyên nghiệp của chương trình.

– Người điều phối (Facilitator): Người này có trách nhiệm theo dõi và chỉ đạo mọi thứ nhằm đảm bảo buổi workshop diễn ra theo đúng kế hoạch. Họ cũng là người quan sát và hỗ trợ các bộ phận xung quanh và tạo điều kiện cho những ý kiến của khán giả đến diễn giả nhanh chóng và kịp thời.

– Người ghi chép (Note-taker): Nhiệm vụ của người ghi chép là viết lại những nội dung, hoạt động được diễn ra trong suốt buổi workshop. Những ý kiến từ khán giả, những vấn đề được giải đáp từ chuyên gia hay những mục tiêu chưa được thực hiện cũng cần được liệt kê và sẽ được tổng kết sau khi kết thúc chương trình.

– Người giám sát thời gian (Timekeeper): Công việc của Timekeeper chỉ liên quan đến các vấn đề thời gian bao gồm theo dõi các hạng mục để đảm bảo đúng tiến độ chương trình đã được đề ra trong kế hoạch. Đồng thời nếu có những thay đổi trong suốt chương trình, Timekeeper phải phân bổ các mục của chương trình kịp thời hợp lý.

– Người tham dự (Participant): Họ là những người trực tiếp tham dự toàn bộ buổi workshop, là người lắng nghe những chia sẻ và đưa ra những quan điểm cá nhân. Họ là những người góp phần giúp cho sự thành công của buổi workshop. Và mục đích của người tham dự là thu thập những thông tin, kinh nghiệm và kiến thức từ diễn giả.

3. Tiến hành buổi workshop theo dự kiến

Người điều phối sẽ mở màn buổi workshop bằng những lời chào, giới thiệu để dẫn dắt vào chủ đề chính. Sau đó là phần liệt kê khung thời gian sẽ diễn ra những hoạt động trong suốt buổi workshop đồng thời nêu lên mục đích và mong muốn sau chương trình. Đối với vị trí người tham dự, nên lắng nghe và tôn trọng những chia sẻ của chuyên gia, tích cực đưa ra những ý kiến đóng góp để buổi workshop trở nên thành công hơn.

4. Tổng kết và rút kinh nghiệm sau workshop

Cuối buổi, người điều phối sẽ tổng kết lại chương trình. Hoàn thành những hạng mục giải đáp thắc mắc và các thông tin ghi nhận trong workshop, kiểm tra các tài liệu và gửi đến người tham dự.

5. Những quy tắc cần phải tuân thủ

– Tôn trọng quan điểm, ý kiến của nhau: Buổi workshop là nơi để mọi người cùng nhau chia sẻ, do đó, mỗi người một quan điểm và không có sự nhận định đúng và sai. Do đó, tất cả mọi ý kiến đều cần được tôn trọng.

– Thảo luận trên tinh thần chia sẻ, học hỏi: Buổi workshop được tổ chức dựa trên nền tảng chia sẻ kinh nghiệm của mọi người trong cùng lĩnh vực, vì thế mọi người đến tham dự là những người học hỏi những cái mới không những từ diễn giả mà còn từ những người xung quanh. 

– Tập trung trao đổi về vấn đề chính: Do buổi workshop chỉ diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định. Vì vậy, bạn không nên để phí thời gian học hỏi ấy cho những vấn đề ngoài lề. 

– Thảo luận trong khung thời gian cho phép: Trong buổi workshop có rất nhiều hạng mục được đề cập, được chia sẻ từ những nhân vật khách mời. Thế nên, bạn cần lắng nghe và chỉ nên thảo luận với những người xung quanh trong khoảng thời gian cho phép.

– Không đả kích, miệt thị hay bày tỏ thái độ tiêu cực: Dựa trên tinh thần học hỏi và chắt lọc thông tin, do đó, có rất nhiều kiến thức chuyên sâu được đề cập đến. Bạn hãy tích lũy cho mình những kiến thức cần thiết và phù hợp, đừng bày tỏ thái độ với những kiến thức không phù hợp với bản thân.

– Cần có sự tổng kết và đưa ra đồng thuận cuối cùng: Để đạt được buổi workshop thành công tốt đẹp, mọi người cần được giải đáp mọi thắc mắc liên quan để chủ đề. Trước khi kết thúc chương trình, cần phải có sự thống nhất về kiến thức giữa các bên để đạt được mục đích đề ra.

Xem thêm:

– Product Owner là gì? Vai trò của Product Owner trong dự án

– Tổng hợp công việc của kế toán cần phải làm tại doanh nghiệp chi tiết

– Cộng tác viên (CTV) là gì? Các công việc và kỹ năng cần có của CTV

Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu thêm về mô hình workshop. Chúc bạn sẽ tổ chức một buổi workshop thành công tốt đẹp. Đừng quên để lại bình luận và chia sẻ đến mọi người bài viết này nhé!

Nguồn tham khảo: https://en.wikipedia.org/wiki/Workshop