Xây dựng quy trình bán hàng của doanh nghiệp chuyên nghiệp

Đối với một doanh nghiệp, việc có được một quy trình bán hàng hoàn chỉnh và chi tiết sẽ giúp hỗ trợ quá trình bán hàng của nhân viên kinh doanh trở nên đồng bộ và chuyên nghiệp hơn. Do đó, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn xây dựng quy trình bán hàng cho doanh nghiệp, đồng thời là các cách để cải thiện nó để tối ưu hóa lợi nhuận cho công ty.

I. Quy trình bán hàng là gì?

1. Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình có thể được hiểu là thứ tự một chuỗi các bước cần phải thực hiện để đạt được một mục đích nhất định, và quy trình sẽ mang tính đồng bộ và bắt buộc giữa nhân sự với nhau. Bán hàng là quá trình mà bạn tìm kiếm, tiếp cận, tư vấn và thương lượng với khách hàng để khuyến khích khách hàng chi tiền cho sản phẩm/ dịch vụ của công ty.

Vậy có thể hiểu là quy trình bán hàng là chuỗi các bước được doanh nghiệp đề ra, và các nhân viên kinh doanh bắt buộc phải thực hiện theo để đạt được mục tiêu là đưa được sản phẩm/ dịch vụ đến tay của người tiêu dùng.

Tìm việc làm, tuyển dụng nhân viên bán hàng có thể bạn quan tâm:

– Nhân viên Tư vấn bán hàng Điện Máy Xanh

– Nhân viên Tư vấn bán hàng Thế Giới Di Động

2. Tổng quan về quy trình bán hàng chung

Tuỳ vào đặc thù văn hóa của công ty hay là sản phẩm mà doanh nghiệp đang kinh doanh mà quy trình bán hàng có thể khác nhau. Do đó, bạn nên xem quy trình bán hàng dưới đây là một quy trình tham khảo, và có thể tinh chỉnh đề phù hợp với doanh nghiệp bạn nhé!

Một quy trình bán hàng chung sẽ có 7 bước, lần lượt cụ thể sẽ chuẩn bị kế hoạch cụ thể, tìm kiếm khách hàng cho doanh nghiệp, lọc và tiếp cận khách hàng tiềm năng, giới thiệu về sản phẩm/ dịch vụ, báo giá và thuyết phục khách mua hàng của doanh nghiệp, trả lời thắc mắc của khách hàng và chốt đơn, hỗ trợ khách hàng sau khi bán hàng.

II. Tại sao lại cần xây dựng quy trình bán hàng?

– Hiểu sắc thái bán hàng: Nếu như một doanh nghiệp có một quy trình bán hàng đồng nhất và rõ ràng, nhân viên có thể dựa vào đó để nhận thức được sắc thái bán hàng của bản thân, từ đó đưa ra đánh giá hiệu quả công việc của mình trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.

– Dễ dàng cải thiện chiến lược bán hàng: Khi tập hợp các nhân viên kinh doanh của doanh nghiệp thực hiện cùng một quy trình bán hàng, công ty có thể dễ dàng nhìn nhận đâu là bước gây ra nhiều khó khăn trong lúc làm việc, đâu là bước đạt hiệu quả kém và đâu là bước mang lại nhiều giá trị nhất cho công ty. Với dữ liệu thu thập lại từ nhân viên, công ty có thể điều chỉnh được chiến lược bán hàng của doanh nghiệp trong tương lai.

– Cải thiện hiệu quả bán hàng: Thông qua việc tối ưu hóa các bước có trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp, hiệu suất bán hàng của nhân viên sẽ được kiểm soát và bền vững, nhờ vậy mà hiệu quả của quá trình bán hàng từ đó cũng được nâng cao theo. Ngoài ra, với một hệ quy trình bán hàng chung, doanh nghiệp có thể đánh giá được đâu là nhân tố xuất sắc, và đâu là nhân tố yếu kém trong công ty, từ đó đưa ra sự điều chỉnh nhân sự phù hợp.

– Gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp: Như đã đề cập thì việc xây dựng quy trình bán hàng sẽ cải thiện hiệu suất bán hàng của nhân viên kinh doanh. Do đó, số lượng sản phẩm/ dịch vụ mà doanh nghiệp bán ra được sẽ gia tăng, tương đồng với lợi nhuận thu được của công ty. 

– Dễ dàng phổ cập nhờ tính rõ ràng: Việc giữ cho quy trình bán hàng được rõ ràng, đồng nhất sẽ giúp quá trình phổ cập quy trình đến với nhân viên kinh doanh diễn ra đơn giản hơn, đồng thời từ phía nhân viên kinh doanh cũng dễ dàng tiếp thu các bước có trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp.

– Giảm thiểu các thách thức khi bán hàng: Trong quá trình thực hiện theo các bước có trong quy trình bán hàng do doanh nghiệp đề ra, các nhân viên bậc cao hơn trong công ty sẽ kiểm tra, thu thập lại phản hồi của nhân viên bán hàng để hiểu hơn về các khó khăn mà họ gặp phải trong quá trình thực hiện theo quy trình bán hàng của công ty. Khi tổng hợp được chúng, công ty có thể đưa ra các điều chỉnh để giảm thiểu các thách thức này cho nhân viên, từ đó thúc đẩy tinh thần của nhân viên.

– Nâng cao trải nghiệm của khách hàng: Thông thường, việc xây dựng quy trình bán hàng của doanh nghiệp ngoài phải dựa vào yếu tố hiệu suất làm việc, còn phải dựa vào trải nghiệm sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của khách hàng. Việc thu thập các đánh giá của khách hàng cũng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng để làm hài lòng được nhiều khách hàng nhất có thể. Ngoài ra, họ sẽ cảm thấy vui vẻ và tin tưởng hơn với doanh nghiệp nếu như chất lượng phục vụ của nhân viên sales là tương đồng với nhau.

– Giảm thiểu thời gian tìm kiếm khách hàng: Việc thực hiện theo quy trình bán hàng đã được đề ra bởi doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên kinh doanh nhanh chóng tìm kiếm được khách hàng cho mình, thay vì phải thực hiện nó một cách ngẫu hứng.

– Lọc bỏ bớt khách hàng không hoặc ít tiềm năng: Nếu như doanh nghiệp xây dựng được một quy trình bán hàng tốt thì việc thực hiện đúng quy trình bán hàng sẽ giúp nhân viên bán hàng tự động lọc bớt được khách hàng không hoặc ít có tiềm năng mua hàng. Việc này vừa tiết kiệm công sức lẫn thời gian cho nhân viên bán hàng và khách hàng.

– Dễ dàng trong việc đào tạo nhân sự mới: Khi phát triển quy trình bán hàng cụ thể thì các bước thường sẽ được ghi chép lại đầy đủ và rõ ràng. Do đó, nếu như có một nhân viên kinh doanh mới bước vào công ty thì sẽ có thể học việc nhanh hơn, giúp giảm công sức đào tạo nhân sự.

III. Xây dựng quy trình bán hàng với 7 bước

1. Chuẩn bị kế hoạch cụ thể

Đây có thể nói là một bước cơ bản, và là nền móng để doanh nghiệp có thể xây dựng được các bước tiếp theo của quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Có 4 yếu tố cần được tìm hiểu rõ trong bước này, bao gồm thông tin của sản phẩm, dịch vụ, đối tượng khách hàng tiềm năng, hồ sơ bán hàng và kế hoạch bán hàng.

Đầu tiên, đối với sản phẩm và dịch vụ, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị thông tin về chúng thật kỹ lưỡng, chi tiết, để khi nhân viên tư vấn cho khách hàng, các thông tin đến với họ là đầy đủ và chính xác. Thứ hai, cần xác định rõ khách hàng tiềm năng của công ty có những độ tuổi, đặc điểm, tính cách hay nhu cầu gì phù hợp với nhóm ngành hàng mà công ty đang kinh doanh hay không.

Thứ ba, cần chuẩn bị các loại giấy tờ trong hồ sơ bán hàng, chẳng hạn như hình ảnh hàng mẫu, giấy tờ giới thiệu, card visit (danh thiếp) hay là giá để khách sẽ tiện xem khi lựa chọn sản phẩm bên công ty. Cuối cùng, doanh nghiệp cần đưa ra kế hoạch bán hàng đầy đủ, bao gồm địa điểm tiếp cận, thời gian hay là hình thức bán hàng là offline hay online.

2. Tìm kiếm khách hàng cho doanh nghiệp

Với những tiêu chí về khách hàng tiềm năng mà doanh nghiệp đã đưa ra, nhân viên kinh doanh có thể bắt đầu tìm kiếm khách hàng cho doanh nghiệp, và có thể thực hiện bằng cách tổng hợp trong một bảng biểu. Để có được các thông tin chi tiết từ khách hàng đòi hỏi bạn cần phải để tâm tới môi trường xung quanh, chú ý quan sát khách hàng khi có thể.

3. Lọc và tiếp cận khách hàng tiềm năng

Tiếp theo, nhân viên sales sẽ đi tìm hiểu xem nhu cầu chính của khách hàng là gì, từ đó đưa ra đánh giá và lựa chọn chiến thuật tiếp cận phù hợp với khách hàng đó. Và dù là bạn tiếp cận khách hàng qua nền tảng online hay là gặp mặt trực tiếp thì đây có thể nói là một bước tôi quan trọng trong quy trình bán hàng bởi khi đó, nhân viên kinh doanh chính là người đại diện tư vấn sản phẩm cho khách hàng.

4. Giới thiệu về sản phẩm/ dịch vụ

Ngoài việc bạn phải cung cấp các thông tin về đặc điểm hay chính sách mua hàng tại công ty, bạn có thể đặt ngược câu hỏi cho khách hàng để hiểu hơn về nhu cầu mua hàng của họ. Và dựa vào những nhu cầu đó, bạn hãy thuyết phục ngược lại rằng sản phẩm của công ty đang mang lại giá trị lợi ích nào, và chúng giải quyết như thế nào cho nhu cầu của khách hàng.

Khi đánh đúng vào tâm lý của khách hàng, họ cũng sẽ vui vẻ và nhanh chóng mua sản phẩm/ dịch vụ của công ty. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng bước này càng chi tiết càng tốt để hỗ trợ nhân viên bán hàng nhanh hơn, từ đó gia tăng lợi nhuận.

5. Báo giá và thuyết phục khách mua hàng của doanh nghiệp

Sau khi đã giữ chân được khách hàng bằng cách đưa ra các lợi ích khi sử dụng sản phẩm, việc bạn cần làm tiếp theo đó là báo giá đến cho khách hàng của mình. Đây là bước mà nhiều nhân viên bán hàng cảm thấy khó khăn khi thường thì họ sẽ bị từ chối sau khi báo giá.

Do đó, tùy vào đối tượng mà bạn đang thuyết phục mua mà bạn cần đưa ra các chiến thuật thuyết phục khác nhau. Khi đó, bạn cần phải tận dụng các kỹ năng mềm như là kỹ năng giao tiếp hay kỹ năng đàm phán của bản thân vào. Nếu như khách hàng muốn một mức giá tốt hơn thì bạn cần đưa ra các chính sách, ưu đãi của công ty để khách hiểu rằng mức giá của công ty đưa ra là hợp lý. Ngược lại, nếu như khách hàng chú trọng vào hình thức của sản phẩm thì bạn nên chú tâm vào việc trau chuốt sản phẩm trước khi đưa tới tay khách hàng.

6. Trả lời thắc mắc của khách hàng và chốt đơn

Sau khi tư vấn và báo giá cho khách hàng xong, bạn nên hỏi lại khách hàng là họ còn những thắc mắc gì chưa được giải đáp hay không. Nếu có thì bạn cần giải thích sao cho hợp lý, phù hợp với nhu cầu và chi phí mà họ đã chi ra để sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của công ty. Nếu không còn thắc mắc gì về việc mua hàng tại công ty nữa, bạn bắt đầu có thể hỏi thêm về các thông tin cá nhân và chốt đơn.

Đặc biệt, đối với các cửa hàng có lựa chọn vận chuyển sản phẩm đến tận nhà, bạn cần để ý kỹ các thông tin cá nhân của khách hàng, và đảm bảo chúng phải chính xác, tránh tình trạng hàng đã đặt nhưng không đến được với tay người tiêu dùng.

7. Hỗ trợ khách hàng sau khi bán hàng

Để xây dựng được lòng trung thành của khách hàng đối với công ty, bạn cần chăm sóc khách hàng sau khi họ đã mua và sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp, và đây là bước mà nhiều người thường hay bỏ qua vì nghĩ nó không quan trọng. Nếu như bạn thành công trong việc xây dựng lòng tin trong khách hàng, đây sẽ trở thành một kênh quảng cáo tiết kiệm giúp cho công ty bạn bởi khi này, khách hàng sẽ truyền tai nhau về sản phẩm của công ty.

IV. Các hình thức bán hàng trong sơ đồ quy trình bán hàng

Hiện nay, trong quy trình bán hàng của một doanh nghiệp, người ta lại chia chúng thành 2 hình thức, bao gồm doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B) và doanh nghiệp với người tiêu dùng (B2C). Do đó, bạn cần phân biệt rõ hai hình thức bán hàng này để đưa ra quy trình bán hàng phù hợp.

1. Bán hàng B2B

Đây là hình thức bán hàng mà doanh nghiệp đang cung cấp sản phẩm/ dịch vụ cho một doanh nghiệp khác. Do đó, người mà bạn cần làm việc chung là người có nhiều kinh nghiệm trong việc nhập sản phẩm về công ty của họ.

Một số ví dụ về việc bán hàng B2B đó là nhà sản xuất giấy cung cấp giấy ăn cho một nhà hàng, một nhà sản xuất hạt cà phê bán số lượng hạt cà phê đã rang xay cho cửa hàng bán cà phê, hay là các công ty tiếp thị bán dịch vụ giúp gia tăng sự hiện diện của sản phẩm của doanh nghiệp trên các nền tảng mạng xã hội.

2. Bán hàng B2C

Hình thức bán hàng B2C là một hình thức bán hàng phổ biến và bạn dễ hình dung hơn vì nó diễn ra hằng ngày, và bạn cũng là người trực tiếp tham gia vào việc mua bán này. Đây là hình thức bán sản phẩm/ dịch vụ đến tay người tiêu dùng.

Một số ví dụ cho hình thức bán hàng B2C đó là cửa hàng bán máy tính xách tay hoặc điện thoại cho người tiêu dùng, siêu thị bán thịt, cá, rau đến tay người dân, hay các doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm sẽ bán hợp đồng cho một cá nhân nào đó.

V. Cách cải thiện quy trình bán hàng của doanh nghiệp

Trong quá trình xây dựng quy trình bán hàng cho doanh nghiệp, việc bạn cần cải thiện chúng định kỳ là việc không thể tránh được bởi vì sau một thời gian, khách hàng hay sản phẩm của doanh nghiệp cũng có sự thay đổi. Dưới đây là một số cách giúp bạn cải thiện quy trình bán hàng của doanh nghiệp.

1. Cải thiện về suy nghĩ của bản thân

Hằng ngày, bạn nên để khoảng 30 – 60 phút trong ngày vào buổi sáng để tìm hiểu các thông tin về khách hàng, xu hướng thị trường hay là đọc các tin tức liên quan đến sản phẩm. Việc này sẽ giúp bạn thường xuyên cập nhật được những thông tin hay xu hướng mới có mặt trên thị trường.

Và để xây dựng được một quy trình bán hàng tốt, bạn nên ngồi lại tâm sự với phòng ban kinh doanh để hiểu hơn được tâm lý của họ. Thông thường bạn có thể tận dụng giờ ăn trưa để giúp cho buổi nói chuyện trở nên nhẹ nhàng hơn, và khi đó nhân viên sẽ thoải mái hơn trong việc đóng góp ý kiến cho bạn.

2. Cải thiện khả năng lên kế hoạch và tìm kiếm khách hàng

Để kiểm tra xem kế hoạch của bạn lên đã được hợp lý hay chưa, bạn có thể ngồi bàn bạc lại với phòng ban của mình và kêu gọi sự nhận xét để cùng nhau cải thiện quy trình bán hàng của công ty. Cần lưu ý rằng,  góc nhìn của bạn về một vấn đề không phải lúc nào cũng là một góc nhìn đủ khách quan, và điều này ảnh hưởng trực tiếp quá trình làm việc của nhân viên kinh doanh.

Trong bước tìm kiếm khách hàng, bạn cần phân loại rõ các nhóm khách hàng mục tiêu khác nhau. Và tương đương với mỗi nhóm khách hàng đó, bạn cần vạch ra rõ một chiến lược kinh doanh nhất định. Để thực sự làm tốt được công việc này thì đòi hỏi bạn phải hiểu rất rõ về khách hàng của doanh nghiệp.

3. Tạo mối quan hệ với khách hàng

Để cải thiện quy trình bán hàng của doanh nghiệp, bạn cần phải học cách lắng nghe và thấu hiểu được khách hàng. Bạn cần hiểu được đâu là nhu cầu chung của thị trường và của nhóm khách hàng mục tiêu, từ đó mới có thể cải thiện được quy trình bán hàng. Để làm được như vậy, bạn nên tập lắng nghe nhiều hơn, đọc nhiều phản hồi từ khách hàng để đúc kết được điều này.

Và để cho việc này diễn ra dễ dàng hơn, bạn có thể tạo một cộng đồng người dùng sử dụng sản phẩm trên các nền tảng mạng xã hội để từ đó họ có thể chia sẻ trải nghiệm sử dụng sản phẩm. Đây là nguồn dữ liệu lớn để bạn dễ dàng hiểu được tâm lý, nhu cầu của khách hàng mục tiêu của bạn.

VI. Một số sai lầm khi xây dựng quy trình bán hàng

1. Không đa dạng hóa các phương pháp bán hàng

Nếu chỉ giữ một phương pháp bán hàng như từ xưa đến nay là bán hàng offline thì sẽ khiến bạn đánh mất đi một nhóm khách hàng thích mua sắm online. Với thời đại hiện nay thì đã có rất nhiều kênh bán hàng mới phục vụ đến tay người tiêu dùng, có thể kể đến như mua sắm qua mạng xã hội hay mua sắm qua các sàn thương mại điện tử.

2. Không nắm được đối tượng và mục tiêu bán hàng

Cần lưu ý rằng việc hiểu được đối tượng và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp là việc hết sức quan trọng, vì nó là nền móng để cho doanh nghiệp phát triển các bước có trong quy trình bán hàng của họ. Nếu như những điều này không được doanh nghiệp hiểu rõ, các bước phía sau sẽ hết sức mù mờ, nhân viên sẽ không nắm được, và họ sẽ tư vấn khách hàng theo kiểu ngẫu hứng. 

3. Không thực thi quy trình một cách rõ ràng, triệt để

Đây là lỗi thường thấy ở doanh nghiệp khi họ đưa ra một quy trình cụ thể, tuy nhiên, lại không sát sao theo dõi nhân viên của mình, dẫn đến tình trạng có quy trình nhưng lại không thực thi theo chúng. Việc này sẽ dẫn đến tình trạng chăm sóc khách hàng của nhân viên là chênh lệch nhau, và có thể ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm mua hàng của khách hàng.

Xem thêm:

– Xây dựng sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn, hiệu quả

– OKR là gì? Các bước xây dựng và triển khai chiến lược OKR hiệu quả

– Timeline là gì? Cách xây dựng timeline công việc hiệu quả

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn một số thông tin hữu ích về cách xây dựng quy trình bán hàng cho doanh nghiệp cực chuẩn. Nếu thấy bài viết này hay, bạn hãy để bình luận, đồng thời chia sẻ rộng rãi bài viết này nhé!